Orçamento odontológico: o que é, qual a importância e como aumentar a conversão na sua clínica
Atualizado: 19 de jul. de 2023
Você já ouviu falar na taxa de conversão de orçamento odontológico? Certamente sim. E mesmo que não se lembre agora, ela está presente frequentemente na rotina do seu consultório. Ela é, inclusive, uma das taxas que mais impactam na lucratividade do seu negócio.
No momento em que você apresenta o plano de tratamento ao seu paciente, está aberta uma importante fase de negociação. Ao final dela, você poderá alcançar um desses resultados: adesão do paciente ao plano de tratamento, que é a resposta positiva, ou uma resposta negativa.
Existe uma importante equação que quantifica o seu percentual de respostas positivas, ou seja, pacientes que escolhem se tratar na sua clínica odontológica. Essa equação nos leva a um resultado conhecido como taxa de conversão de orçamento odontológico.
A taxa de conversão de orçamento odontológico, em poucas palavras, é o indicador de desempenho que mostra o quão efetivo você é na negociação dos seus orçamentos, referentes a tratamentos odontológicos. Logo, quanto mais próxima de 100% ela for, mais a sua clínica odontológica irá faturar.
Agora, antes de falarmos em como melhorar a performance de conversão da sua clínica, vamos entender como se calcula a taxa de conversão de orçamento odontológico.
O primeiro passo é, mensalmente, anotar quantas novos orçamentos foram realizados na sua clínica. Se a sua clínica odontológica possui mais de um profissional, é interessante separar as anotações de forma individual.
O próximo dado necessário para a equação é a quantidade mensal de fechamentos, ou seja, a quantidade de pessoas que aceitaram o seu plano de tratamento.
Agora, com esses dados em mãos, a divisão entre o total de pessoas que aceitaram o seu plano de tratamento sobre o número de orçamentos gerados na sua clínica, te dará a sua taxa de conversão de orçamento odontológico.
Vou te mostrar um exemplo muito simples:
Mês: Julho de 2021
Total de Orçamentos do Dr. João: 45
Total de Fechamentos: 32
Fórmula da Taxa de Conversão: (Total de Orçamentos / Total de Avaliações) * 100
Cálculo da Taxa de Conversão do Dr. João: (32 / 45) * 100 → 70%
Em nosso exemplo, o Dr. João converteu 70% dos orçamentos em casos tratados durante o mês de julho. Ou seja, grande parte dos pacientes têm sido receptivos às suas propostas de tratamento.
Para você entender esse assunto de maneira mais profunda, a Clinicorp, desenvolveu um blog com as principais informações sobre orçamento odontológico, sua importância, como aumentar a taxa de conversão e muito mais.
Neste blog você verá:
Boa leitura!
O que é orçamento odontológico?
Um orçamento odontológico é uma estimativa do valor dos serviços odontológicos que um paciente precisa realizar. Um orçamento odontológico deve ser claro, objetivo, personalizado e atrativo para o paciente.
O orçamento odontológico pode incluir informações como o diagnóstico, o plano de tratamento, os materiais utilizados, o tempo estimado, as formas de pagamento e as garantias oferecidas pelo profissional ou pela clínica odontológica.
A importância do orçamento odontológico
O orçamento odontológico é essencial para garantir uma relação de confiança, respeito e satisfação entre o paciente e o profissional de saúde bucal. Ele contribui para a qualidade dos serviços prestados e para a saúde bucal dos pacientes.
O orçamento odontológico traz diversos benefícios para ambas as partes, confira alguns abaixo:
Transparência financeira: O orçamento odontológico permite que o paciente tenha uma visão clara e transparente dos custos envolvidos nos tratamentos contratados. Isso ajuda a evitar surpresas relacionadas aos cuidados após o tratamento.
Planejamento financeiro: Com base no orçamento, o paciente pode planejar suas despesas e se preparar financeiramente para os cuidados necessários. Isso é especialmente importante para procedimentos mais caros ou complexos, que podem exigir um investimento maior.
Negociação e flexibilidade: O orçamento odontológico permite que o paciente negocie ou explore opções de pagamento e parcelamento, caso seja necessário. Isso pode tornar os tratamentos mais acessíveis para aqueles que enfrentam restrições financeiras.
Segurança jurídica: O orçamento odontológico também funciona como um contrato entre o paciente e o profissional de saúde bucal, estabelecendo os direitos e deveres de cada um. Isso garante a segurança jurídica das partes e evita possíveis conflitos ou mal-entendidos.
Como fazer um orçamento odontológico?
Para elaborar um orçamento odontológico adequado, é fundamental entender primeiramente o que o paciente busca. Demonstre interesse e escute suas expectativas para oferecer a melhor solução. Descreva os serviços e seus objetivos, apresente o cálculo dos custos, defina as regras de preço e pagamento, apresente o prazo necessário e tire todas as dúvidas. Seja gentil e empático.
A apresentação do orçamento pode ser feita pelo dentista ou pela secretária. O ideal é ter um orçamento digitalizado com validade jurídica com o nome e dados da clínica, especificando o tratamento e mostrando o preço final. Você também pode inserir formas de pagamento e até que data aquele orçamento é válido.
Por que a taxa de conversão de orçamento odontológico é importante?
A taxa de conversão de orçamento odontológico é importante porque ajuda a mensurar a capacidade de negociação dos profissionais da sua clínica odontológica. Mas não é só isso.
Uma baixa taxa de conversão pode demonstrar várias coisas, como erros na comunicação da clínica que acaba atraindo um tipo de paciente diferente do seu público-alvo, mostra também qual o profissional tem a menor taxa de fechamento, mostra que talvez sua tabela de preços esteja desatualizada, entre outros fatores.
Como aumentar a taxa de conversão de orçamento odontológico?
Atualmente, os profissionais de odontologia tem investido muito dinheiro na captação de clientes e pouco em conversão. Entretanto, eles se esquecem que, de nada adianta ter inúmeros novos pacientes, se a capacidade de conversão for baixa.
E o ideal é que você mantenha a taxa de conversão como uma meta a ser batida continuamente, sempre acima de 60%. No início, pode não ser fácil, mas seguindo algumas dicas, como as que separamos a seguir, você irá alavancar a taxa de conversão da sua clínica odontológica.
Confira!
1. Reserve um momento para apresentar o orçamento
É muito importante que você deixe um horário reservado, especialmente para apresentar o plano de tratamento e orçamento. Esse deve ser um momento onde você explica todas as etapas do tratamento, responde às dúvidas do paciente e negocia as melhores formas de pagamento.
2. Utilize recursos gráficos e fotografias para explicar o plano de tratamento
Recorrer ao uso de recursos gráficos, como um odontograma e fotografias, ou até mesmo de uma câmera intra-oral é uma ótima maneira de converter mais orçamentos. Afinal, esses recursos dão aquela forcinha para você ilustrar a explicação teórica do seu plano de tratamento.
E se o paciente consegue visualizar o que você está explicando, as chances de ele compreender todas as informações e se sentir confortável em realizar o tratamento, são bem maiores.
3. Ofereça diferentes formas de pagamento
Para aumentar a taxa de conversão de orçamento odontológico, é fundamental que você trabalhe com diferentes meios de pagamentos. Afinal, os valores dos tratamentos da área da saúde costumam ser altos, e se você trabalhar com o parcelamento ou pagamento recorrente, por exemplo, esses valores podem ter melhor aceitação por parte dos pacientes.
Para lidar com a gestão desses diferentes meios de cobrança, é importante contar um software odontológico com um robusto gateway de pagamentos. Dessa maneira, você tem 100% de controle sobre o processamento dos dados, que são integrados e atualizados em tempo real, junto ao fluxo de caixa da sua clínica odontológica.
4. Tenha controle sobre os orçamentos em aberto
Os orçamentos em aberto, ou seja, aqueles que por algum motivo não foram convertidos, podem ser um gargalo no faturamento da sua clínica odontológica. Por isso, é importante que você acompanhe de perto essa situação.
O ideal é que você tenha alguém em sua equipe que entre em contato com o paciente para saber o motivo dele não ter fechado o orçamento e se possível, negociar a venda do tratamento odontológico.
Fazendo isso, você tem um melhor fluxo dos orçamentos, consegue avaliar suas estratégias de abordagem de vendas, além do ganho de previsibilidade financeira.
5. Mostre os resultados satisfatórios de outros pacientes
Nossa última dica é: mostre o quanto o seu trabalho é bom! Apresentar os resultados dos tratamentos de outros pacientes é uma excelente maneira de dizer para o cliente que você pode resolver o problema dele.
Essa é uma excelente forma de construir autoridade, demonstrar domínio sobre a sua área de atuação e a eficácia dos seus serviços. Além disso, essa espécie de prova social faz com que os seus novos pacientes se sintam muito mais confortáveis em contratar os seus serviços.
Conclusão
A taxa de conversão de orçamento odontológico é um dos mais importantes indicadores de desempenho de uma clínica odontológica, sendo determinante para que haja resultados positivos no faturamento.
E com as técnicas certas para a abordagem de venda e apresentação do orçamento odontológico, sua taxa de conversão de orçamento odontológico tem grandes chances de aumentar. Além disso, lembre-se de verificar como é feita a comunicação atualmente e modifique os processos para atrair o público certo.
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