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Assinatura Eletrônica: como utilizar esse recurso na odontologia?

Atualizado: Jul 12

A assinatura eletrônica é uma ferramenta de transformação digital que traz mais comodidade e rapidez, sem necessidade de impressões em papel ou que o paciente vá até à clínica para assinar um documento.


Assinatura Eletrônica, representação de um celular e caneta digital
Assinatura Eletrônica: veja como utilizar esse recurso na odontologia.

Uma grande tendência tecnológica, a Assinatura Eletrônica é uma ferramenta que veio para dar fim ao moroso processo de assinatura e validação de documentos, oferecendo a facilidade de ser realizada de qualquer hora e lugar.


Se você ainda não a conhece ou quer saber como a assinatura eletrônica pode otimizar e tornar mais ágeis os processos da sua clínica odontológica, continue a leitura e confira todos os detalhes neste artigo.



O que é a Assinatura Eletrônica?


A assinatura eletrônica é uma forma mais ágil e simples que utilizamos para assinar e autenticar um documento, ela ainda possui a grande vantagem de ser menos vulnerável que a tradicional assinatura manual em papel.


Assinatura Eletrônica, representação de uma assinatura digital
A assinatura eletrônica é uma forma mais ágil e simples para assinar um documento.

Em resumo, ela é uma autenticação criada através de um dispositivo eletrônico e que reproduz fielmente a imagem da sua assinatura.


Isso é feito através de plataformas especiais, cujo acesso é protegido por protocolos de segurança e senha, como um software odontológico de gestão, por exemplo.



Como a Assinatura Eletrônica funciona?


Imagine que você tenha feito todo o diagnóstico e planejamento do tratamento do seu paciente, gerado o orçamento e tenha estruturado todo o contrato e agora a única coisa que falta é a assinatura dele.


Com a assinatura eletrônica, não é necessário imprimir várias folhas para o paciente assinar e muito menos que ele vá pessoalmente até a sua clínica.


Com apenas o envio de um código via SMS com um link de autenticação o paciente, utilizando a tecnologia de assinatura eletrônica, faz a validação pela própria tela do celular e pronto, documentos assinados.


Nesse caso, a assinatura é uma reprodução da assinatura manuscrita do paciente obtida pela tela de um dispositivo eletrônico como um smartphone, por exemplo.


Assim, os documentos são validados pelo paciente e você tem total controle de todos os dados referentes às assinaturas captadas, pois todas as informações são registradas pela plataforma emissora.



Qual a diferença entre a Assinatura Eletrônica e a Assinatura Digital?


Quando falamos em assinatura eletrônica é preciso entender que esse é um termo amplo e que envolve diversos meios eletrônicos de validação de identidade e assinaturas.


Como exemplos dessa tecnologia podemos citar as senhas, assinatura digitalizada, tokens, a validação por SMS e os códigos de validação, por exemplo.


Representação entre assinatura eletrônica e digital
A diferença entre a Assinatura Eletrônica e a Digital.

Já a assinatura digital é uma tecnologia que utiliza algoritmos de criptografia para garantir uma proteção extra na autenticidade das documentações.


Os algoritmos diferem em cada assinatura, e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já realizada. Além disso, para ser juridicamente válida, a plataforma de assinatura precisa possuir um certificado no padrão ICP-Brasil.


Porém, na rotina diária de uma clínica odontológica, para a assinatura de documentos como orçamentos e contratos, qualquer tipo de assinatura eletrônica já é mais que o suficiente.



A assinatura eletrônica tem validade jurídica?


A Medida Provisória 2.200-2, em vigor desde 2001, garante a legalidade das assinaturas feitas pela internet.


Na MP, o Art. 10, § 2, afirma que “não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.


Segundo a legislação nacional, qualquer documento possui validade como prova desde que:


  • Ambas as partes aceitem o formato do documento e assinatura;

  • Possa se assegurar a origem do documento;

  • Possa se comprovar a integridade do documento.


Basta que você oriente o paciente sobre a utilização de meios digitais para a assinatura dos documentos e sua validade jurídica. A origem do documento pode ser comprovada através dos meios utilizados na própria assinatura eletrônica.


Já a integridade será comprovada de maneira simples, pois o documento possui todas as informações de origem, dados de quem o acessou e também registro de alterações.



Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?


Bom, agora que você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, como ela funciona e que seu uso é totalmente válido no Brasil, vamos para a prática!


Em uma clínica odontológica, são inúmeros os documentos que precisam passar pelas mãos dos pacientes e profissionais, seja uma ficha de anamnese, orçamento ou até mesmo um contrato para iniciar um tratamento.


Da maneira tradicional, assinar esses documentos demanda tempo, custos com tinta para impressão, papel, manutenção de impressoras e muitos outros.


Representação de uma assinatura eletrônica em um documento
Confira os documentos que podem ser assinados eletronicamente.

Porém, com um sistema de assinatura eletrônica, muitos desses processos podem ser otimizados.


Confira abaixo, os documentos e processos da sua clínica odontológica, onde você pode aplicar a assinatura eletrônica:


  • Ficha de Anamnese;

  • Diagnósticos Digitais;

  • Planos de Tratamentos;

  • Orçamentos;

  • Autorização para Tratamentos em Crianças e Adolescentes;

  • Contratos de Serviços;

  • Recibos de Pagamentos;

  • Autorização de Uso de Imagem;

  • Ficha Clínica dos Procedimentos Realizados;

  • Receituários e Atestados.


E como já vimos, todos esses dados ficam armazenados de forma totalmente segura na nuvem, com validade jurídica e acesso fácil, sempre que você precisar.



Veja 5 benefícios para quem utiliza a assinatura eletrônica?


Por se tratar de uma ferramenta inovadora e alinhada aos atuais padrões do mercado, a assinatura eletrônica agrega uma série de benefícios e diferenciais importantes na rotina de uma clínica odontológica. Confira!


1. Redução de custos:


Ao digitalizar a maior parte dos processos e documentos de uma clínica é possível reduzir a compra de papel, tinta para impressoras, canetas e o uso de espaço físico para guardar esses arquivos.


Tudo isso, faz imensa diferença nos resultados finais, trazendo uma grande economia para o caixa da sua clínica odontológica.


2. Organização administrativa:


Se todos os seus documentos são gerados e assinados eletronicamente, não é mais preciso imprimi-los. Com eles armazenados na nuvem, fica muito mais fácil organizar e localizar esses documentos.


Assim, você não perde mais dinheiro, e muito menos tempo procurando arquivos em papel.


3. Agilidade:


O processo de transformação digital gerado pela assinatura eletrônica pode reduzir em até 50% o tempo de fechamento de contratos.


Isso porque o cliente se sente muito mais cômodo em fazê-lo sem precisar ir até a sua clínica, podendo fazer assinatura de qualquer lugar.


Além disso, um documento físico assinado à mão é único, se ele for perdido, é preciso imprimir e assinar outra via, o que é um processo bem mais demorado.


4. Sustentabilidade:


Se, por um lado, reduzir o uso de papel representa diminuir custos, por outro, diz respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que os consumidores consideram muito o quanto uma empresa se preocupa com o meio ambiente.


E nesse sentido, fazer o uso da assinatura eletrônica é uma ótima maneira de apoiar a sustentabilidade, visto que ela reduz não só o uso de papel, mas também a geração de resíduos como cartuchos de impressão, canetas usadas, entre outros.


5. Mobilidade:


Assinatura eletronica em um celular
A assinatura eletrônica traz mobilidade para o profissional e seus pacientes.

Ter um contrato assinado eletronicamente e armazenado em nuvem significa ter acesso a ele em qualquer momento e em qualquer lugar, bastando acessar seu computador ou smartphone.


Sem contar que a troca de informações é feita de maneira muito mais rápida e fácil.



Como usar a assinatura eletrônica na sua clínica odontológica


Como vimos até aqui, utilizar o método de assinatura eletrônica para validar documentos na sua clínica odontológica é uma prática extremamente segura, econômica e eficiente.


Melhor ainda, é uma tendência amiga do meio ambiente, visto que o uso da assinatura eletrônica impacta consideravelmente na redução do consumo de papel e na geração de outros resíduos.


No entanto, é preciso contar com uma plataforma que ofereça soluções que possibilitem fazer esse processo da forma correta, com organização e segurança dos documentos da sua clínica, além dos seus dados e de seus pacientes.


O software odontológico da Clinicorp conta com uma funcionalidade exclusiva de assinatura eletrônica feita sob medida para ajudar você a otimizar os processos e de quebra reduzir o uso de papel, ganhar mais tempo e liberar espaço físico da sua clínica.


Confira no vídeo abaixo, como funciona esse processo:



Conclusão


É essencial estar atento às tendências tecnológicas que envolvem gestão e assinatura de documentos e todo o processo de transformação digital que vem ocorrendo no mercado odontológico.


Pois, imagine poder fechar suas vendas de tratamentos com muito mais rapidez, menos erros e maior comodidade ao paciente? Tenha certeza de que a experiência e satisfação deles, será cada vez melhor.


Além disso, mantendo esse processo da forma tradicional, é bem provável que você esteja desperdiçando cada vez mais tempo e dinheiro a cada dia que passa.


Por isso, agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica, que tal conhecer os detalhes de como levar essa tecnologia para a gestão da sua clínica odontológica?


Descubra agora como o software odontológico da Clinicorp pode fazer a gestão da sua clínica odontológica decolar, otimizando processos e descomplicando a sua rotina.




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