Saulo Correia
11 de jul de 20237 min
Atualizado: 14 de jul de 2023
Entenda como o treinamento da equipe odontológica pode influenciar no sucesso do seu consultório e aprenda como melhorar a comunicação, a produtividade e a satisfação dos seus colaboradores. Neste blog, você vai aprender quais são os 5 principais erros que os dentistas cometem nesse processo e como evitá-los.
Traduzido e adaptado do site: allstardentalacademy.com
Já foi criticado pela sua equipe por pedir que eles executassem determinada tarefa?
Parece absurdo que você enfrente esse tipo de resistências da sua própria equipe, afinal, você é o chefe, não é verdade?
Sua equipe ignora suas orientações ou olha para você com desdém, como se não escutasse o que você fala? Eles se recusam a participar de treinamentos importantes porque dizem “A gente já sabe como fazer”?
Se você disse sim para alguma dessas questões cruciais, continue com a leitura porque esse blog será de muita ajuda.
Neste blog você verá:
Você não está sozinho!
Evite a abordagem “Reativa”
Os 5 maiores erros
Erro nº 1: Chamar de “trabalho”
Erro nº 2: Baixas Expectativas
Erro nº 3: Não reservar um tempo específico para o treinamento de equipe
Erro nº 4: Deixar de fazer do treinamento parte da rotina
Erro n° 5: Esquecer de elogiar
Boa leitura!
Quase todos os gestores de clínica já passaram por essa situação, então não seja muito duro consigo mesmo. A maioria dos cursos superiores de odontologia não ensina o suficiente sobre “negócios” (ou, mais importante, “gestão”).
Apesar disso, você agora é responsável não apenas por ter sua clínica odontológica, mas também por ser CEO ou Diretor Executivo dela, realizando a gestão da clínica, o treinamento de equipe e trabalhando como dentista – tudo de uma vez. É MUITO – nós sabemos!
Não é preciso guerrear com sua equipe. Muitos dentistas parecem acreditar que a abordagem “CAD” é a única opção quando surgem problemas com suas equipes: 1) Confrontá-los, 2) Amedrontá-los ou 3) Dispensá-los.
Agindo assim, você só estará sendo reativo à resistência que sua equipe possui em seguir suas orientações — e isso não soluciona, de fato, a raiz do problema. A união e harmonia da equipe só é possível quando você estabelece expectativas de maneira assertiva na sua clínica.
Confira a seguir os 5 principais erros que os dentistas cometem quando estão capacitando seu time ou realizando o treinamento da sua equipe odontológica.
Quando você chama algum aspecto do treinamento de “trabalho” ou “tarefas”, você evoca sentimentos de tédio ou estresse, e desperta um sentimento de obrigação na equipe.
Em vez disso, por que não apenas renomear as atividades para “Contribuições para o treinamento da equipe” ou “Melhorias divertidas para a equipe”? Embora possa parecer apenas semântica, o sucesso da comunicação está no uso de uma linguagem positiva. As palavras específicas que você usa podem fazer uma grande diferença em como uma tarefa será encarada.
O sucesso da comunicação depende também de como você diz as palavras que escolhe. Explique à sua equipe por que as tarefas são importantes para o atendimento ao paciente, para o bom funcionamento da prática e como seus esforços fazem a diferença para todo o grupo.
Agora, o que você acha? Renomear essas atividades será realmente o grande fator que irá engajar seu time com os treinamentos de equipe que você implementar? Sonhar não custa nada, não é verdade?
Mas, se comunicar dessa maneira transmitirá uma mensagem clara de que os esforços de cada um deles têm um grande impacto no sucesso da clínica.
Sua equipe está com você. Se eles perceberem que você, dentista ou gestor, tem uma postura de “vou aceitar o que vier da minha equipe” em relação ao trabalho e ao treinamento, eles certamente farão apenas o “suficiente” para atender às suas expectativas. Em geral, as pessoas fazem o mínimo necessário para satisfazer as suas exigências.
Portanto, se você está comunicando (tanto com a forma como fala com a equipe quanto inconscientemente) que a ajuda deles é um BÔNUS e não parte da descrição do seu trabalho, é hora de uma grande mudança.
Na sua clínica odontológica, vocês são uma equipe, onde todos fazem treinamento e contribuem, independentemente da sua função, de quão ocupados, ou de quanto resistem ou reclamam. Pense no hotel de maior sucesso com foco no atendimento ao cliente – The Ritz-Carlton.
Eles exigem um mínimo de 250 horas de treinamento antes de colocar alguém em uma função voltada para o cliente. E depois, todos os anos, cada funcionário, desde executivos e gerentes superiores até zeladores e camareiras, é obrigado a treinar e recertificar os padrões e a missão de atendimento ao cliente da empresa.
O Ritz-Carlton não só atrai os melhores profissionais que compartilham sua visão de excelência em serviços, mas também mantém o ritmo e a consistência com o treinamento que faz parte da cultura da organização.
Com expectativas elevadas e uma postura de comprometimento total, os profissionais se sentem parte integrante, com propósito e satisfação em fazer parte do que torna sua clínica incrível — é como uma família, todos têm que colaborar!
Este é um desafio em muitos consultórios. Os dentistas e gestores podem ter a consciência de que precisam treinar a equipe para melhorar a clínica como um todo, mas reservar esse tempo e, de fato, treinar a euipe, simplesmente não acontece.
A falha em priorizar o tempo de treinamento pode ocorrer quando você tem um novo profissional na equipe ou se quer apenas treinar sua equipe atual. Há várias razões pelas quais o treinamento de equipe não é marcado.
Em primeiro lugar, as clínicas odontológicas e consultórios, onde o dentista é passivo em relação ao treinamento de equipe, têm mais dificuldade em fazer com que o time se capacite. Nas clínicas onde o próprio gestor participa do treinamento com o time, a evolução da equipe acontece de forma muito mais rápida e natural.
Por exemplo, quando o dentista se capacita junto com a equipe ou aprende o material que a equipe está estudando, há uma taxa de sucesso muito maior no treinamento como um todo.
Mesmo que o dentista ou gestor entenda que basta supervisionar o treinamento de equipe de fora (por meio de reuniões, sessões de prestação de contas ou conversas individuais ou em grupo), o time tende a aderir mais do treinamento com a participação dele do que se ele transferisse totalmente a responsabilidade desse treinamento para a equipe e dissesse “apenas faça e me mostra o certificado depois”.
Atitudes “visionárias” têm mais impacto do que suas palavras. O treinamento de equipe odontológica para a clínica é como aprender uma nova língua. Se o líder do grupo não mostra compromisso e não fala a mesma língua da equipe, por que os membros da equipe se importariam?
Falha ao iniciar
Em segundo lugar, muitas vezes escuto os dentistas reclamarem que a equipe não termina o treinamento quando é obrigatório. A minha primeira pergunta é para o dentista: vocês estão dando uma tarefa para a equipe com um objetivo específico e um prazo para conclusão? E isso vale para todas as tarefas atribuídas, não só para o treinamento.
Se você quer que a equipe conclua o treinamento, é muito importante que você defina um cronograma do que fazer a cada semana e quando deve ser feito.
O ideal é que o dentista e a equipe façam o treinamento juntos. A parte mais importante para garantir que o treinamento seja feito é reservar o tempo que você pretende treinar em sua agenda com antecedência.
Não abra mão do tempo de treinamento. Imagine que é como tomar um remédio importante para sua prática (porque é!).
Se não for possível que todos parem suas atividades ao mesmo tempo para fazer o treinamento, peça aos membros de sua equipe que se organizem para planejar algum tipo de rotação para que cada pessoa tenha a chance de fazer seu treinamento em uma sala ou área privada onde não serão interrompidos.
Não espere o “tempo livre” ou um “dia tranquilo” para fazer o treinamento de equipe. “Tempo livre” pode significar aspectos ou momentos diferentes para cada colaborador.
Para você um “dia tranquilo” pode ser a oportunidade perfeita para o treinamento do time, mas para alguns membros da equipe esse momento pode ser a hora de colocar outras atividades em dia. Se você quer que as sessões de treinamento sejam levadas a sério, elas precisam estar na agenda.
Além disso, se vocês não forem treinar juntos, estabeleça expectativas claras sobre o que eles devem fazer, quando é o prazo e quais tarefas devem ser concluídas.
Por exemplo, ao contratar um novo colaborador, você poderia mandá-lo assistir a um vídeo até o final da semana, deixando claro que “até o final de semana” significa até meio-dia da sexta-feira.
A partir daí, poderia estabelecer expectativas claras sobre quais vídeos ele deveria assistir e como os relatórios sobre o video deveriam ser enviados, incluindo notas que refletissem suas impressões sobre o vídeo em si, além dos principais pontos destacados e lições aprendidas.
Essa abordagem aumenta muito a chance de que a equipe cumpra suas tarefas de treinamento e faça o treinamento do jeito que você realmente quer.
O treinamento de equipe e os sistemas são essenciais (veja como eles funcionam bem para empresas como Chick-fil-A e Disney) – especialmente em uma clínica odontológica movimentada, onde há muitas coisas acontecendo todos os dias.
Estabeleça o tom para todos os membros da equipe (e especialmente ao integrar novos contratados) de que o tempo de treinamento de equipe é tão importante quanto fazer as tarefas habituais como ligar para os pacientes, fazer o check-in e o check-out deles, diagnosticar o tratamento, registrar o seguro, marcar as consultas, etc.
O treinamento deve ser agendado, planejado com a maior antecedência possível e deve fazer parte da sua rotina regular. Quando você se concentra na rotina, os horários dos treinos ficam marcados na agenda e são respeitados, evitando discussões. A rotina de treino vira o “chefe”, então você pode ficar tranquilo!
Até as tarefas mais simples ficam mais fáceis de fazer quando você se sente valorizado. Quando sua equipe percebe que você não só reconhece o progresso deles, mas também valoriza seus esforços — isso não tem preço.
Ainda mais quando você mostra que o esforço deles tem um impacto positivo no sucesso de toda a equipe (melhores bônus para todos, eventos de equipe mais interessantes, menos estresse, salários mais altos, etc.).
Quanto mais você destacar os benefícios do treinamento de equipe, maior será a ajuda para evitar conflitos de poder e, além disso, você estará estimulando a cooperação em equipe!
Vimos os principais erros que os dentistas e gestores de clínicas odontológicas cometem ao treinar suas equipes. A maioria dos profissionais não têm um plano de treinamento para suas equipes e não têm um sistema de feedback, recompensas ou responsabilidade.
Os 5 erros mencionados no artigo podem ter um efeito negativo na equipe e comprometer os objetivos do negócio. Porém, quando esses erros são evitados o comprometimento e o nível de satisfação da equipe aumentam e proporcionam melhores resultados em todos os aspectos de uma clínica odontológica.
Traduzido e adaptado do site: allstardentalacademy.com
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