Agendamento de Pacientes: 10 dicas para ter uma agenda sempre cheia

Atualizado: 17 de fev.

O agendamento de pacientes é um dos processos de maior importância na rotina de uma clínica odontológica. Afinal, é a partir dele que você irá conseguir manter sua agenda sempre cheia e seu negócio mais lucrativo.


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Agendamento de Pacientes: veja como ter uma agenda sempre cheia.

O agendamento de pacientes é uma dor de cabeça contínua em sua clínica odontológica? Manter uma programação completa e, ao mesmo tempo, minimizar o tempo de espera do paciente e o tempo de inatividade da equipe pode parecer uma tarefa impossível, seja para a área da ortodontia, odontopediatria ou qualquer outra.


Mas na verdade, não tem que ser assim. Seguindo algumas regras simples em relação ao agendamento de pacientes, você pode construir uma clínica odontológica mais lucrativa e ter pacientes ainda mais satisfeitos.



1. Conheça o seu tempo médio de procedimento


Ter uma estimativa precisa de quanto tempo cada tipo de procedimento odontológico leva em média é a chave para um planejamento bem-sucedido. O recomendável é fazer estudos anuais de tempo de procedimento desta forma:


  • Concentrando-se em seus procedimentos de alta produção, cronometrar cada procedimento nas próximas 10 vezes que ele for executado;

  • Certifique-se de controlar o tempo necessário para cada procedimento separadamente para cada profissional da sua clínica;

  • Para cada procedimento, some as 10 observações cronometradas e divida por 10 para determinar uma média. Esta média documenta a quantidade de tempo necessário para cada procedimento.


Não se esqueça de considerar os tempos de preparação e transição também. Se os pacientes precisarem de anestesia ou outro preparo para um procedimento, esse tempo deve ser contabilizado no cronograma. Além disso, certifique-se de que esses desperdícios de tempo comuns em consultórios odontológicos não o estão atrapalhando.



2. Crie um processo para cada procedimento


Seguindo consistentemente o mesmo processo cada vez que você faz um procedimento, sua equipe saberá o que esperar e será mais eficiente. Por exemplo, se o dentista examinar o paciente e revisar as radiografias ao final de cada consulta de higiene, o higienista dental saberá que deve haver tempo para isso.



3. Defina metas de produção anuais, mensais e diárias


Torne essas metas realistas e trabalhe retroativamente a partir de sua meta de produção anual para determinar as metas mensais e diárias. Em seguida, agende os compromissos de cada dia com essa meta de produção em mente. Procure chegar o mais perto possível da meta todos os dias.



4. Use um sistema de lembrete de consulta odontológica


Os lembretes de agendamento são essenciais para evitar não comparências e manter a programação em andamento. Se você tiver que lembrar a equipe da recepção para enviar lembretes, uma solução como o software odontológico Clinicorp, que automatiza o envio dos lembretes de agendamento, vai otimizar a rotina da sua equipe.


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5. Tenha um plano para lidar com cancelamentos de última hora e não comparecimentos