Agendamento de Pacientes: 10 dicas para ter uma agenda sempre cheia
Atualizado: 29 de mai. de 2023
O agendamento de pacientes é um dos processos de maior importância na rotina de uma clínica odontológica. Afinal, é a partir dele que você irá conseguir manter sua agenda sempre cheia e seu negócio mais lucrativo.
O agendamento de pacientes é uma dor de cabeça contínua em sua clínica odontológica? Manter uma programação completa e, ao mesmo tempo, minimizar o tempo de espera do paciente e o tempo de inatividade da equipe pode parecer uma tarefa impossível, seja para a área da ortodontia, odontopediatria ou qualquer outra.
Mas na verdade, não tem que ser assim. Seguindo algumas regras simples em relação ao agendamento de pacientes, você pode construir uma clínica odontológica mais lucrativa e ter pacientes ainda mais satisfeitos.
Neste blog você verá:
1. Conheça o seu tempo médio de procedimento
Ter uma estimativa precisa de quanto tempo cada tipo de procedimento odontológico leva em média é a chave para um planejamento bem-sucedido. O recomendável é fazer estudos anuais de tempo de procedimento desta forma:
Concentrando-se em seus procedimentos de alta produção, cronometrar cada procedimento nas próximas 10 vezes que ele for executado;
Certifique-se de controlar o tempo necessário para cada procedimento separadamente para cada profissional da sua clínica;
Para cada procedimento, some as 10 observações cronometradas e divida por 10 para determinar uma média. Esta média documenta a quantidade de tempo necessário para cada procedimento.
Não se esqueça de considerar os tempos de preparação e transição também. Se os pacientes precisarem de anestesia ou outro preparo para um procedimento, esse tempo deve ser contabilizado no cronograma. Além disso, certifique-se de que esses desperdícios de tempo comuns em consultórios odontológicos não o estão atrapalhando.
2. Crie um processo para cada procedimento
Seguindo consistentemente o mesmo processo cada vez que você faz um procedimento, sua equipe saberá o que esperar e será mais eficiente. Por exemplo, se o dentista examinar o paciente e revisar as radiografias ao final de cada consulta de higiene, o higienista dental saberá que deve haver tempo para isso.
3. Defina metas de produção anuais, mensais e diárias
Torne essas metas realistas e trabalhe retroativamente a partir de sua meta de produção anual para determinar as metas mensais e diárias. Em seguida, agende os compromissos de cada dia com essa meta de produção em mente. Procure chegar o mais perto possível da meta todos os dias.
4. Use um sistema de lembrete de consulta odontológica
Os lembretes de agendamento são essenciais para evitar não comparências e manter a programação em andamento. Se você tiver que lembrar a equipe da recepção para enviar lembretes, uma solução como o software odontológico Clinicorp, que automatiza o envio dos lembretes de agendamento, vai otimizar a rotina da sua equipe.
5. Tenha um plano para lidar com cancelamentos de última hora e não comparecimentos
Não importa o que você faça, alguns cancelamentos de última hora são inevitáveis. Ao planejar com antecedência essa possibilidade, você pode reduzir o impacto deles em sua programação.
Nesse sentido, ao surgirem cancelamentos de última hora, o ideal é que sua equipe entre em contato com pacientes da lista de espera, um por vez, até que a vaga seja preenchida.
6. Crie algum “espaço em branco” durante o dia
Se você agendar pacientes para todos os horários do dia, algumas chegadas tardias ou procedimentos que demoram mais do que o esperado podem atrapalhar toda a sua programação.
Para isso, construir algum espaço de manobra é o indicado. Você pode bloquear horários específicos do dia para emergências e/ou novos pacientes. Dessa forma, você pode acomodar as necessidades do paciente sem interferir nas consultas agendadas previamente.
Estudos apontam que um terço dos novos pacientes com idade entre 30 e 44 anos quer dentistas que possam oferecer consultas imediatas, portanto, ser um pouco flexível pode ajudá-lo a colocar esse novo paciente na cadeira.
7. Ofereça conveniência
Mais de quatro em cada 10 pacientes odontológicos desejam horários convenientes/estendidos durante a semana, e 36% desejam que os dentistas tenham horários de fim de semana.
Considere oferecer horário estendido uma noite por semana ou horário de fim de semana. Mesmo algo tão simples como o horário de atendimento das 8h às 12h no primeiro sábado de cada mês pode fazer uma grande diferença para os pacientes.
8. Prepare-se para o dia com reuniões matinais
Use as reuniões matinais para revisar a programação do dia, identificar problemas em potencial no dia seguinte e fazer um plano para lidar com eles. Esse alinhamento ajuda você e sua equipe a trabalharem com muito mais eficiência.
9. Agende a próxima consulta quando o paciente fizer check-out
Não espere que o paciente ligue de volta e marque uma consulta. Procure incluir os pacientes na agenda imediatamente após o término da consulta, assim você pode ajudar a manter sua agenda sempre cheia.
Além disso, você também reduz o risco de o paciente nunca ligar de volta para agendar uma nova consulta.
10. Aproveite a tecnologia
Certifique-se de que sua ferramenta de agendamento de pacientes atenda às necessidades de sua clínica odontológica.
Conforme sua clínica cresce, você pode precisar de novas ferramentas para lidar com o aumento da carga de pacientes. Um software de gestão que facilite o agendamento e comunicação com o paciente, como o software de gestão Clinicorp, pode ajudar e muito, a otimizar esse processo. Saiba mais aqui!
Texto traduzido do site: www.dentalresources.lh360.com
