Confirmação de Consulta: porque é importante e como otimizar
Atualizado: 19 de mai. de 2023
A confirmação de consulta online é uma estratégia muito eficiente para evitar que ocorram lacunas na agenda dos profissionais, diminuindo as taxas de absenteísmo e a perda de dinheiro com tempo ocioso.
Você sabia que, no Brasil, a taxa média de ausência de pacientes nas consultas oscila entre 20 e 30% ao longo do ano? E que o não comparecimento de pacientes em consultas previamente agendadas é uma das principais dores enfrentadas pelas clínicas atualmente?
Essa situação pode acarretar prejuízos para o profissional uma vez que, com a ausência do paciente, o horário reservado para o atendimento se torna ocioso, gerando transtornos financeiros ou, dependendo do caso, até de logística.
A confirmação de consulta é uma entre as diversas estratégias que podem ser utilizadas para combater esse fantasma que assombra diversos consultórios, e neste artigo iremos explicar melhor sobre o que é e como funciona.
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Confirmação de consulta: o que é?
Como o próprio nome diz, a confirmação de consulta se trata de um lembrete, em forma de mensagem de texto ou ligação, de que a pessoa possui um horário marcado com você para realizar alguma avaliação ou procedimento.
Essa confirmação pode ser realizada no dia anterior ou de acordo com a rotina da sua clínica e equipe, e evita que o paciente falte por alguma desorganização ou até mesmo o temido esquecimento.
É importante ressaltar aqui que, além de realizar o envio desses lembretes, é necessário pensar em soluções para as respostas negativas, no caso, estratégias para lidar com desistências, evitando que sobre muito tempo ocioso na agenda dos profissionais e também a redução do seu faturamento.
Vantagens da confirmação de consulta
Dentre as inúmeras vantagens na estratégia de confirmação de consulta online ou não, podemos destacar algumas como:
Diminuição de faltas
Um dos principais motivos do alto índice de absenteísmo é o esquecimento ou alguma desorganização por parte do paciente, afinal em meio a turbulência da rotina muitas vezes, ele acaba esquecendo do compromisso ou, em alguns casos, até marcando outro evento.
Com o lembrete, você evita que isso aconteça.
Controle de agenda
Por meio da comunicação prévia com o paciente, é possível saber se ele comparecerá à consulta ou não, proporcionando um melhor controle da sua agenda e maior autonomia em relação ao seu tempo.
Afinal, sendo avisado antecipadamente da falta, é possível se organizar para realizar outras atividades.
Aumento do faturamento
Podemos considerar que tendo um melhor controle da agenda, existe a possibilidade de remanejar pacientes ou disponibilizar encaixes, caso algum outro não possa comparecer.
Evitando, dessa forma, que fiquem muitos espaços ociosos na agenda e aumentando sua receita, visto que todos os horários são preenchidos com atendimentos.
Fidelização de pacientes
A realização de confirmações de consultas pelo WhatsApp Business para clínicas, por exemplo, pode ser também um artifício para melhorar o relacionamento com os seus pacientes.
Fazendo esse contato, ele irá perceber como a clínica busca estar atualizada e se preocupa em entregar a melhor experiência a ele. Ele se sentirá importante.
Além disso, no momento da confirmação, também pode-se sugerir uma remarcação e evitar perder este paciente, fidelizando-o.
Por que a confirmação de agenda é importante?
Utilizar a estratégia de agendamento online pode impactar nos resultados da sua clínica como um todo, desde a produtividade até o faturamento. Afinal, segundo pesquisas realizadas em 2016, as faltas não justificadas nas consultas em hospitais, resultaram em um impacto de mais de R$13,4 milhões.
Indo um pouco além, no âmbito internacional, segundo o jornal americano Pittsburgh Post-Gazette, nos Estados Unidos, o sistema de saúde perde cerca de US$150 bilhões por ano somente com as pessoas que não comparecem nas consultas.
Aplicando a estratégia de confirmação, uma pesquisa estadunidense indicou que a confirmação de consulta via SMS conseguiu reduzir em 38% a taxa de absenteísmo dos pacientes.
Por mais simples que possa parecer, ao nos depararmos com esses dados é possível verificar a gritante diferença que essa simples atitude proporciona.
Confirmação de consulta: como fazer?
Agora que você já entendeu o quão importante é implementar essa estratégia na rotina da sua clínica, vem conferir algumas formas de colocá-la em prática!
Ligações para confirmar a consulta
Esse procedimento consiste em ligar para cada um de seus pacientes, um por um, para confirmar a presença dele em seu agendamento.
Essa é uma das formas mais tradicionais para confirmar a presença do paciente na consulta, porém, devido ao seu custo elevado e a alta demanda de tempo das secretarias para realizar as ligações, não é uma das mais eficazes.
Além disso, sabemos que nem sempre nossos pacientes terão disponibilidade para atender ligações durante o dia, resultando em uma falha na tentativa de comunicação.
Envio de SMS
A confirmação de consulta por SMS consiste no envio de mensagens de texto, que pode ser feito de forma manual ou por algum software que automatiza esses envios.
Embora essa forma de comunicação seja considerada ultrapassada para muitos, ela ainda apresenta bons resultados ao compará-la com outros aplicativos de mensagens instantâneas.
Entretanto, uma desvantagem aqui é que existe um limite de 160 caracteres por mensagem, exigindo um pouco mais de objetividade na comunicação.
Outro detalhe também é que geralmente pessoas mais novas não tem costume de olhar com frequência seu SMS, e quando falamos sobre respondê-lo esse número é menor ainda.
Confirmação de consulta via WhatsApp
A queridinha do momento, tanto pelos profissionais quanto pelos pacientes, é a confirmação de consulta pelo WhatsApp.
Assim como o SMS, esse método consiste em uma mensagem de texto e que pode ser feita de forma manual ou automatizada.
O benefício aqui em relação ao SMS é que muitas pessoas hoje em dia preferem o WhatsApp, justamente por ser mais cômodo, o acesso também pelo computador (muitas vezes, inclusive, ficam com essa aba aberta durante o trabalho), facilitando a visualização.
Softwares para confirmação de consulta: como investir em tecnologia
Melhor do que reduzir a sua taxa de ausências não justificadas nas consultas, é conseguir fazer isso de uma forma prática e assertiva.
A tecnologia vem trazendo muitos benefícios e novas soluções que otimizam o fluxo de trabalho de uma clínica ou consultório, reduzindo o absenteísmo dos pacientes. Alguns sistemas de confirmação de consultas, inclusive, conseguem melhorar a satisfação do cliente devido à facilidade no processo de confirmação da consulta.
É interessante pesquisar e optar por um sistema que tenha acesso aos dados cadastrais dos pacientes e a agenda da clínica, para poder gerar as mensagens para os pacientes certos.
Com o software de gestão da Clinicorp, você tem acesso ao cadastro e agendamento dos seus pacientes de onde você estiver. E na hora de confirmar a consulta, tendo a resposta do seu paciente, o status do agendamento é atualizado automaticamente para “Confirmado” ou não, facilitando a visualização diária.
Se você ficou curioso e gostaria de saber mais, é só solicitar o contato de um de nossos consultores por aqui e ele explicará melhor sobre o que nosso sistema oferece!
Conclusão
Para obter bons resultados na gestão da sua clínica a longo prazo é muito importante considerar estratégias de confirmação de consulta, somente assim você consegue ter mais autonomia sobre seu tempo e alavancar seus resultados.
E não esqueça da tecnologia, ela é sua aliada. Busque otimizar seus processos, com isso em mente você já está pronto para tornar seu fluxo de trabalho ainda mais eficiente, ágil e totalmente focado na experiência do seu paciente!
Agora que você já sabe a importância da confirmação de consulta, confira neste artigo sobre como um chatbot para clínicas pode melhorar o seu atendimento.
