A sua clínica deve estar onde os seus clientes estão, e se tem um lugar onde a maioria das pessoas está é nas redes sociais. Talvez a mais utilizada pelos brasileiros seja o WhatsApp, o aplicativo de mensagens que se tornou indispensável. Por isso, as clínicas já utilizam algum sistema de confirmação de agendamento via WhatsApp para facilitar o contato com os pacientes.
Neste artigo, você vai entender o que é a confirmação de agendamento via WhatsApp, quais as ferramentas que podem ser utilizadas para essa tarefa e como utilizar o mensageiro ajuda tanto os pacientes quanto os profissionais.
Boa leitura!
Como funciona a confirmação de agendamento via Whatsapp?
O WhatsApp caiu no gosto dos brasileiros desde o seu lançamento em 2009. Uma pesquisa realizada pela Opinion Box constatou que 98% dos usuários entrevistados possuem o WhatsApp instalado em seus celulares e que 86% deles faz uso do app diariamente. Pensando nisso, as empresas de todos os segmentos fizeram do aplicativo um aliado para os negócios.
Quando se trata do trabalho das clínicas odontológicas, a confirmação de agendamento via WhatsApp é a maneira mais fácil, rápida e descomplicada de confirmar o agendamento de um paciente e passar as informações relevantes sobre a consulta.
A confirmação de agendamento via WhatsApp pode ser realizada pela secretária manualmente, que envia os dados da consulta para o paciente, mas dependendo do tamanho da clínica e do fluxo de atendimento, essa opção se torna trabalhosa. Algumas empresas já possuem plataformas integradas ao WhatsApp; assim, quando o paciente agenda uma consulta, a confirmação é enviada de maneira automática.
Veja com mais detalhes como funciona a confirmação de agendamento via WhatsApp no vídeo abaixo:
Benefícios de implementar a confirmação de agendamento via Whatsapp
A confirmação de agendamento via WhatsApp possui vários benefícios, tanto para a clínica quanto para o paciente. Entre outros benefícios, está a redução de faltas às consultas, já que o paciente garante que o horário do atendimento está mantido. Além disso, o dentista garante os ganhos relativos às consultas confirmadas, já que a abstenção de pacientes é reduzida de forma significativa.
Mas os benefícios também envolvem a experiência do paciente, economia de tempo, comunicação mais empática, entre outros. Veja abaixo os principais benefícios da confirmação de agendamento via WhatsApp e como incorporar essa ferramenta nos atendimentos da sua clínica odontológica.
Redução de faltas e desmarcações
Um dos principais problemas dos consultórios odontológicos é a abstenção de pacientes, ou seja, os pacientes faltam às consultas, seja porque esqueceram do atendimento ou porque tiveram outros compromissos. Para o consultório, as faltas de pacientes atrapalham o fluxo devido nem sempre conseguir encaixar outro atendimento para aquele horário, fazendo com que a clínica fature menos.
Por meio da confirmação de agendamento via WhatsApp, esse problema é reduzido, já que o paciente tem a oportunidade de confirmar o comparecimento à consulta. Caso o comparecimento não seja possível, naquele mesmo momento o paciente avisa e sugere uma nova data. Com essa dinâmica, a clínica garante a agenda sempre cheia, com as consultas confirmadas e reduzindo as faltas.
Economia de tempo para a secretária
Imagine uma clínica com alto volume de pacientes para serem atendidos. Pensando o lado do dentista, isso é excelente, mas tem um problema: como confirmar todas essas consultas de maneira ágil e eficaz? Não é viável para a secretária ligar para todos os pacientes a fim de confirmar ou remarcar a consulta.
Ligar para cada paciente implica em muito tempo ocupado da secretária, que poderia realizar outras demandas mais produtivas. Além disso, o gasto com a conta de telefone é maior e nem sempre é possível entrar em contato com todos os pacientes.
Ao implementar a confirmação de consulta via WhatsApp, a secretária otimiza o tempo dela, já que é possível utilizar mensagens padronizadas, mudando apenas o nome do paciente. Isso significa que ela não precisa digitar a mensagem toda vez que for entrar em contato com um paciente.
Outro benefício é a economia com a conta de telefone, já que as ligações a serem realizadas são reduzidas, e sem correr o risco de o paciente não atender a chamada e a confirmação ficar em aberto. Assim, a secretária consegue focar em outras atividades importantes, enquanto que as consultas seguem confirmadas mais rapidamente.
Melhoria na comunicação com os pacientes
Como sugerido no tópico anterior, quando precisa confirmar a consulta via chamada telefônica, nem sempre a secretária consegue falar com todos os pacientes e, consequentemente, algumas confirmações ficam em aberto. Com isso, o paciente não tem a certeza se terá a consulta e pode acabar faltando ou chegando atrasado.
Essa dificuldade de comunicação diminui quando há a confirmação de agendamento via WhatsApp. Levando em conta que as pessoas estão quase sempre com o celular na mão, ao receberem a notificação, já respondem na hora porque sabem que é algo importante.
Outro fator que otimiza a comunicação com o paciente é que ele já consegue reagendar a consulta caso não consiga comparecer na data que agendou anteriormente. Assim, o fluxo de trabalho fica mais dinâmico e não ocorre esse ruído de comunicação. Os pacientes também aproveitam uma experiência melhor, já que experimentam mais agilidade na comunicação com a clínica, podendo, além da confirmação, tirar dúvidas sobre a consulta.
Implemente a confirmação de agendamento via Whatsapp com o Clinicorp
A integração com o WhatsApp foi adicionada ao sistema Clinicorp para auxiliar a clínica odontológica na etapa de envio de mensagens de confirmação e alertas de consulta, já que o WhatsApp é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas pelas pessoas.
Com o WhatsApp integrado ao sistema Clinicorp, as mensagens de confirmação ou de alerta de retorno são disparadas para os pacientes de maneira automática, além de realizar a atualização automática dos status dos agendamentos, otimizando o tempo da secretária.
Por ser um meio de comunicação muito utilizado e que está disponível de maneira quase instantânea, é provável que o paciente realmente veja as mensagens e não esqueça de confirmar e comparecer na consulta, reduzindo o percentual de faltas dos pacientes.
Conclusão
O WhatsApp é o aplicativo de mensagem mais utilizado pelos brasileiros, e as empresas já incorporam a sua utilização nas demandas diárias. As clínicas odontológicas também se beneficiam, principalmente na hora de confirmar com o paciente o agendamento das consultas.
Além de economizar o tempo da secretária e permitir uma experiência ágil para o paciente, a confirmação de consultas via WhatsApp evita a perda de consultas, economiza com ligações telefônicas e garante a realização dos atendimentos solicitados. E para deixar ainda mais ágil, sistemas como o Clinicorp se integram ao WhatsApp, confirmando automaticamente a consulta com o paciente.
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