Contabilidade para dentistas: organizando a gestão financeira da sua clínica

Atualizado: 18 de agosto de 2025.

Síntese

A contabilidade para dentistas é o conjunto de práticas e controles financeiros adaptados à realidade do consultório ou clínica odontológica. Ela vai além do simples registro de receitas e despesas, auxiliando na organização tributária, no planejamento estratégico e no acompanhamento de indicadores.

Continue a leitura e entenda melhor.

Introdução

Administrar um consultório odontológico pode ser uma tarefa difícil. Com o mercado cada vez mais competitivo, regulamentações mais rígidas e constantes avanços tecnológicos, os pacientes buscam mais do que um atendimento — mas sim, uma experiência de alta qualidade.

Dessa forma, clínicas e consultórios odontológicos que buscam alcançar o sucesso necessitam de uma gestão financeira eficaz e percepções apuradas para maximizar sua lucratividade e oferecer uma boa experiência ao paciente.

Também é importante salientar, que os avanços tecnológicos estão impulsionando contadores para fora de sua zona de conforto, exigindo que estes se preparem para fornecer suporte especializado e estratégias de alto valor agregado para dentistas que contratam seus serviços.

E se você possui dúvidas sobre a necessidade da contabilidade para dentistas, ou se não tem certeza se realmente precisa da contabilidade para ajudá-lo a gerenciar as finanças de sua clínica, leia o artigo abaixo e descubra como uma boa gestão financeira por meio da contabilidade especializada na odontologia pode fazer a diferença para impulsionar seu negócio rumo a um crescimento sustentável e tangível.

Boa leitura!

Leia também: Carnê-leão para dentista: tudo o que você precisa saber sobre essa obrigação tributária.

O que uma contabilidade para dentistas faz?

Na odontologia, um contador é responsável majoritariamente por questões tributárias, auxiliando o dentista a manter o controle financeiro da clínica, construindo um planejamento contábil eficiente.

Uma contabilidade para dentistas coleta e analisa dados contábeis, encontrando e reconciliando discrepâncias ao longo do caminho. Também, elas garantem que os registros sejam precisos, para que o dentista esteja sempre ciente da situação financeira de sua clínica odontológica.

A contabilidade na odontologia também atua no processo orçamentário, orientando sobre o quanto é possível gastar sem comprometer o caixa. Isto é um aspecto fundamental, afinal, nenhuma clínica pode investir em projetos sem ter os recursos disponíveis para tal.

Em resumo, a contabilidade para dentistas é responsável por garantir que tudo permaneça equilibrado e saudável no que diz respeito à saúde financeira de uma clínica odontológica.

Leia também: Consultoria Odontológica: saiba como funciona e quais os benefícios

A importância da contabilidade para dentistas

Se alguma vez você já se perguntou por que precisa contratar uma contabilidade para sua clínica, mas não chegou a uma resposta concreta: você está no lugar certo para encontrar respostas.

Pense que, durante sua formação em odontologia, provavelmente você não recebeu instruções aprofundadas sobre esse tema, e ao abrir um consultório se sentiu perdido ao ter de lidar com questões contábeis, correto?

Logo, é fato que todo dentista precisa de um contador, de preferência especialista em odontologia, com conhecimento específico sobre as implicações jurídicas e financeiras de possuir um consultório odontológico e/ou atuar como dentista.

Somente uma contabilidade com esse conhecimento pode otimizar sua gestão financeira e tributária, ao oferecer estratégias e soluções específicas para o segmento odontológico.

Benefícios da contabilidade para dentistas

Ao contratar uma contabilidade para sua clínica ou consultório, você utilizará os serviços de um profissional com conhecimento especializado no setor odontológico e de tudo que seja específico para o seu nicho em particular.

Como cada setor do mercado é único, as clínicas odontológicas têm peculiaridades que outros tipos de negócios não têm, e que só uma contabilidade para dentistas consegue atender. Além disso, contar com esse tipo de profissional traz diversos benefícios à rotina da sua clínica, nos quais abordaremos a seguir.

Você se concentra no mais importante: cuidar da saúde bucal dos pacientes

Você escolheu ser dentista para ajudar seus pacientes a melhorarem a qualidade de vida, através dos cuidados com a saúde bucal, correto? Então, por que não se concentrar em fazer isso enquanto permite que os profissionais certos ajudem a administrar as finanças de sua clínica?

Uma contabilidade para dentistas permite que você se concentre em sua competência central, ajudar seus pacientes, enquanto eles assumem o cuidado de questões de tributação, contabilidade, auditoria e muito mais.

Promove a separação dos gastos da clínica x gastos pessoais

Um dos principais erros cometidos pelos dentistas que possuem sua própria clínica odontológica, é a não separação entre as contas pessoais e as do negócio. Essa é uma tarefa essencial para equilibrar a saúde financeira do negócio, não podendo ser negligenciada.

Quando você mistura as contas pessoais com as da sua clínica, o controle financeiro fica defasado, dificultando a análise do faturamento, cálculo de lucratividade e podendo até causar prejuízos.

Já ao contratar uma contabilidade para dentistas, você terá todo apoio necessário para organizar esta situação e separar as contas pessoa física e jurídica, beneficiando a organização financeira da sua clínica.

Ajuda a controlar seu fluxo de caixa

Administrar uma clínica odontológica envolve uma rotina extremamente atarefada e agitada. No meio de toda essa correria, algumas obrigações financeiras podem passar despercebidas, o que pode acabar colocando você em uma situação bem complicada.

Uma contabilidade para dentistas ajuda você a controlar todas as suas receitas e despesas, informando você sobre quaisquer problemas no fluxo de caixa, permitindo que você tenha maior previsibilidade para tomar as providências necessárias.

Ajuda na análise dos resultados financeiros

Uma contabilidade para dentistas terá todos os dados financeiros mais importantes para a gestão da sua clínica sempre à mão. Isso permite que você analise os resultados do seu negócio de forma mais organizada e eficiente.

Outro benefício é que em casos de dúvida, você pode contar com o suporte de um profissional com amplo conhecimento na área, podendo colaborar inclusive na hora de definir suas estratégias de gestão financeira da sua clínica.

Define preços justos para seus atendimentos e procedimentos

Com um controle contábil eficiente dentro da sua clínica odontológica, você tem acesso facilitado a todos os dados necessários para realizar a precificação correta dos seus serviços.

Como cada tratamento que você realiza depende da utilização de diversos insumos que possuem custos diferentes, você precisa conhecer esses valores separadamente. Com as informações contábeis da sua clínica em dia, você consegue facilmente descobrir estes valores e, dessa forma, precificar seus procedimentos baseado em dados concretos.

5 dicas para o sucesso da sua contabilidade

Você já sabe que ter uma contabilidade em dia e eficiente é essencial para a sobrevivência do seu negócio. Mas existem algumas boas práticas que é extremamente importante que você esteja ciente.

Confira 5 dicas para ter sucesso na sua contabilidade:

1. Separe a pessoa física x pessoa jurídica

O dentista, quando profissional autônomo, pode atuar de duas maneiras: como pessoa física ou jurídica, onde ambas recolhem seus tributos específicos.

Ao atuar como Pessoa Física, é importante manter o livro caixa sempre atualizado, com todas as informações relativas ao seu faturamento. Vale destacar que como pessoa física, você pode abater as despesas com o consultório no Imposto de Renda, que recolhe algo em torno de 7,5% a até 27,5%.

Se optar pela Pessoa Jurídica, você precisará constituir firma e registrar um CNPJ, o que confere diversos benefícios, como facilidade de gestão tributária, possibilidade de inclusão ao Simples Nacional, entre outros.

2. Atenção ao regime de tributação

Outro ponto importante na contabilidade para dentistas é definir o regime de tributação, possibilitando que você pague a menor carga tributária dentro da lei.

Quanto mais organizada for a gestão financeira da sua clínica, maiores as chances de se conservar consistente nos processos fiscais e definir o melhor regime de tributação.

Para acertar na escolha do melhor regime tributário para a sua clínica odontológica, uma contabilidade especializada é essencial.

3. Obrigações fiscais e acessórias

Além dos cuidados com o regime tributário, você precisa estar atento às obrigações fiscais, enquanto proprietário de um consultório odontológico.

Se você optou por trabalhar como autônomo, será sua responsabilidade fazer as escrituras do livro caixa e do carnê-leão, recolhimento mensal do Imposto de Renda para profissionais registrados como pessoa física. Neste caso, o auxílio de uma contabilidade para dentistas é recomendado.

Entretanto, se você optou pela Pessoa Jurídica, as suas principais obrigações fiscais serão:

• Escrituração Contábil: um registro que regula os atos administrativos, por meio de processo manual (escrito) ou automatizado (digital);
• Emissão de notas fiscais para prestação de serviços: atualmente diversos consultórios utilizam a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico);
• DMED anual: Declaração de Serviços Médicos e de Saúde que precisa ser feita anualmente;
• Folha de Pagamento: documento com os pagamentos dos funcionários que trabalham em sua clínica ou consultório odontológico.

Existem ainda, as obrigações acessórias, elas são informações fiscais da sua clínica odontológica que precisam ser entregues ao governo para atestar o pagamento de impostos e demais obrigações realizadas. As principais obrigações acessórias, são:

• PGDAS – Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional;
• DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
• EFD Contribuições;
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal;
• DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais e Previdenciários);
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
• Escrituração das Notas como tomador de Serviço;
• Declaração de Serviços Prestados e Tomados (conforme município);
• E-social (Envio das informações dos empregados)
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS)

Além das citadas acima, existem outras que dependem do tipo do seu consultório odontológico.

4. Obrigações trabalhistas

É extremamente importante estar em dia com seus empregados e evitar processos trabalhistas.

Quanto às obrigações trabalhistas, você deve estar atento à regularidade dos registros de empregados, e da folha de pagamento da sua clínica.

É por meio da folha de pagamento que você pode comprovar que foi realizado o recolhimento de impostos e do INSS, além dos pagamentos dos salários, verbas trabalhistas e eventuais benefícios.

5. MEI e Natureza Jurídica

Neste tópico, o primeiro ponto de atenção é: o dentista não pode ser enquadrado como MEI (microempresário individual). Isso porque existe uma categorização diferente para quem opta por exercer esse tipo de profissão, o que faz com que o MEI não possa ser escolhido por alguns profissionais, sendo o dentista um deles.

Antes de darmos sequência a este tópico, vamos entender o motivo da exclusão do dentista em relação ao MEI: quando esse tipo de cadastro foi criado, em julho de 2008, o foco era realizar a formalização de profissões que não precisavam de uma graduação para serem exercidas.

Como a profissão de dentista é regulamentada pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO), ela se torna incompatível com a legislação do cadastro de MEI. Em casos como esse, existem outras alternativas as quais você pode recorrer, como:

• SLU Sociedade Limitada Unipessoal: neste tipo de registro não exige capital social mínimo e sócio para abrir empresa, separando patrimônio pessoal do patrimônio do empreendedor;
• Sociedade Simples: neste tipo de registro, a responsabilidade dos sócios poderá ser limitada ou Sociedade Simples Pura (é de responsabilidade ilimitada pelos sócios), ficando a critério dos mesmos determinarem se os bens particulares responderão ou não pelas obrigações fiscais da clínica, o que deve estar disposto no Contrato Social da clínica.

Todas essas dicas envolvem variáveis e detalhes que se faz necessário a ajuda de profissionais especializados e mais capacitados. Uma contabilidade para dentistas é a melhor solução para a manutenção da saúde financeira da sua clínica. Por isso, é importante que você saiba escolher sua contabilidade. E é exatamente isso que conferiremos logo a seguir.

Como fazer a contabilidade do meu consultório?

Conforme visto até aqui, a contabilidade para dentistas é essencial para manter o controle financeiro de uma clínica odontológica e evitar problemas quanto ao não cumprimento das obrigações fiscais.

Agora, listaremos algumas ações práticas para garantir que você faça a gestão contábil da sua clínica corretamente:

1. Tenha contato próximo com o seu contador, ou contabilidade para dentistas;
2. Defina o regime tributário ideal para a sua clínica;
3. Mantenha-se em dia com a receita federal;
4. Evite erros na gestão da sua clínica odontológica;
5. Separe suas finanças pessoais das empresariais;
6. Estude pelo menos o básico sobre contabilidade;
7. Registre todas as entradas e saídas;
8. Acompanhe detalhadamente o fluxo de caixa;
9. Aprenda a diferenciar os custos fixos e variáveis;
10. Considere utilizar um serviço de contabilidade online;
11. Utilize um sistema especializado na gestão dos dados;
12. Procure indicações do melhor contador para dentistas.

O ideal é que você procure orientação especializada de um contador ou escritório de contabilidade para dentistas com experiência para auxiliá-lo em todas essas etapas.

Leia também: 7 passos para iniciar a organização financeira da sua clínica odontológica.

Dicas de como escolher um escritório de contabilidade

Uma contabilidade especializada é essencial para a manutenção da saúde financeira da sua clínica. Os fatores burocráticos da carga tributária que existe hoje no Brasil exigem que o profissional de saúde contrate uma contabilidade especializada, que terá condições de fazer um trabalho assertivo e eficiente.

Para uma clínica de saúde e bem-estar é extremamente importante que o contador tenha experiência e conhecimento especializados no nicho.

Dessa forma, eles terão mais condições de passar segurança durante os processos de negociação e execução dos serviços contratados, planejamentos financeiros e tomadas de decisões.

Contratar uma contabilidade especializado para sua clínica é uma decisão muito importante e por isso, preparamos algumas dicas para você saber o que considerar e o que priorizar para tomar a melhor decisão:

Conclusão

Como vimos, uma contabilidade para dentistas é responsável por auxiliar o gestor de clínica odontológica a manter o controle financeiro do negócio, algo muito importante para o seu sucesso.

Visto sua importância, é fundamental que você escolha o profissional correto para atuar ao seu lado e, independentemente de ele atuar de forma tradicional ou online, sua tarefa demandará muita atenção, cuidando das principais informações contábeis da sua clínica odontológica e evitar problemas com o fisco.

Por fim, o ideal é que você pesquise muito, busque referências e converse com mais de uma contabilidade para dentistas antes de escolher o profissional ou escritório que vai auxiliá-lo na gestão da sua clínica odontológica.

O que aprendemos neste artigo?

Nesta seção, debateremos os principais pontos deste artigo por meio de perguntas e respostas objetivas, a fim de solucionar dúvidas e sintetizar o conteúdo.

Um software odontológico é fundamental para manter o controle e gerenciamento financeiro de uma clínica, pois centraliza informações, organiza dados e facilita o acompanhamento. Com processos automatizados, você ganha tempo, reduz erros e toma decisões com base em dados concretos.

Clínicas e consultórios de todos os portes precisam desse acompanhamento minucioso para manter sua saúde financeira e crescer de forma sustentável. O Clinicorp, sistema de gestão líder no mercado odontológico, oferece ferramentas que permitem que o dentista tenha uma visão completa de sua gestão financeira, integrando controle de caixa, relatórios detalhados e indicadores em tempo real.

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