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Por onde começar a organização financeira na odontologia?

Atualizado: 6 de jul. de 2023

organização financeira para dentistas, imagem superior de uma calculadora, cofrinhos e um notebook
Organização financeira para dentistas: como não errar nas finanças da clínica?

Atualmente, o cirurgião dentista não depende apenas de seus conhecimentos técnicos para alcançar o sucesso. É preciso também, obrigatoriamente, aprender a gerir seu consultório e entender que está diante de uma empresa.


E na maioria das vezes, esse é um profissional que entra para o mercado de trabalho, empreendendo, sem ter vivenciado nenhuma base administrativa e financeira na faculdade.


Dentistas gestores, muitas das vezes, na tentativa de ter o domínio financeiro de sua clínica ou consultório, destinam horas exaustivas (além das realmente necessárias) a esse fim, que poderiam estar sendo utilizadas, por exemplo, para a conversão de novos pacientes.


Quando nos deparamos com uma área de conhecimento que não temos conhecimento ou domínio, nosso subconsciente tende a nos sabotar, fazendo com que a gente acredite ser tudo muito complicado e difícil.


Um dos maiores desafios para o profissional, diante dessa necessidade, é conciliar a agenda de atendimentos com as funções de um dentista gestor. Além disso, o entendimento da gestão depende do quanto o dentista está disposto a investir em cursos, congressos, consultorias ou mentorias existentes no mercado.


Qual o primeiro passo para tornar a gestão clara e objetiva? Buscar, de forma simples, transformações que agregam valor aos processos administrativos de uma clínica ou consultório.


Confira os 7 passos para dar início a organização financeira da sua clínica odontológica:


Nosso ponto de partida é a organização básica e conseguimos dar o pontapé inicial através de 7 passos.


PASSO 1 - Separar contas pessoais x profissionais


Separação da conta bancária pessoal da profissional e redirecionamento dos recebimentos dos pacientes. As entradas e saídas em apenas uma conta bancária e em uma mesma planilha gera grande desorganização pois perde-se o controle financeiro.


Aqui observamos a necessidade de se estabelecer um pró-labore justo e verificar a possibilidade de concretizá-lo mensalmente. Esse pró-labore será fixo e em uma única retirada mensal pelo dentista do caixa da clínica.


PASSO 2 - Estabelecer um pró-labore inicial


Para quem não sabe como estabelecer um primeiro pró-labore, comece anotando todos seus gastos fixos pessoais para a “sobrevivência” e utilize esse valor, inicialmente. Você já vai começar a fazer uma análise pessoal financeira e pode ser que não tinha controle de todas as saídas.


PASSO 3 - Identificar gastos desnecessários


Identificar e se necessário, eliminar gastos supérfluos caso tenha um foco de recebimento (pró-labore) que ainda não consegue alcançar;


PASSO 4 - Renegociar com fornecedores


Negociar as compras de insumos. Acompanhar e viver essa constante alta dos insumos não está fácil, pois não conseguimos reajustar os procedimentos odontológicos da mesma forma, no mesmo percentual de aumento.


PASSO 5 - Calcular o seu custo por hora


Cálculo do custo por hora de seu consultório, ou seja, os custos fixos divididos pelas horas disponíveis para atendimento - somando todas as cadeiras, descontando em média 5% para faltas e 10% também em média, para possível ociosidade.


PASSO 6 - Adotar ferramentas que facilitem a gestão


Visualizar as informações através de um software odontológico: todos os agendamentos, faturamento (vendas), recebimento (entrada) e saídas (custos fixos e variáveis). Nós não conseguimos compilar, manipular e entender as informações quando elas estão em papel.


PASSO 7 - Tomar decisões baseadas em dados reais


Basear decisões e acompanhamentos através da utilização de Indicadores. Não se controla aquilo que não se mede. Através de informações, conseguimos os dados necessários para obtenção de métricas, definição de metas e análises de resultados.


Os principais indicadores são: Faltas e Desmarcações; Primeiras Consultas; Inadimplência; Conversão de Vendas; Fluxo de Caixa; Lucratividade, Ticket médio e Taxa de Ocupação.


Falarei de cada um em específico no próximo Blog Post.

O setor da odontologia apresenta seus desafios e oportunidades e é uma área rentável e sólida. Portanto, a gestão e organização financeira é um dos pilares mais importantes para o negócio. Essa gestão requer domínio de boas práticas para que a saúde financeira da clínica ou consultório se mantenha positiva e estável.


Sobre a autora

Isabella Viana, imagem com foto e mini currículo da autora do blog post.

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