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Assinatura digital para dentistas: o que é, importância e como utilizar na sua clínica odontológica

Uma gestão eficiente é essencial para ter uma clínica odontológica de sucesso e a assinatura digital para dentistas pode ser uma grande aliada nesta jornada. Pilhas de papel, extravio de documentos e outros problemas são facilmente solucionados com o auxílio desta poderosa ferramenta.

Assinatura digital para dentistas. Ilustração da assiantura digital sendo executada através de qr code.
Confira como a assinatura digital pode trazer mais segurança e praticidade à sua clínica odontológica

A tecnologia é um fator indispensável para a sociedade, é difícil imaginar um mundo sem recursos digitais e eletrônicos. Desde a forma de estudar, até de comprar e consumir produtos, tudo mudou, até mesmo no momento de assinar documentos.

A assinatura digital está em constante crescimento e, cada vez mais, entrará na rotina das pessoas. Segundo um estudo da Global Industry Analysts, o mercado global de assinatura digital passará dos 48 bilhões de dólares até 2030. As mais diversas áreas já utilizam este formato de assinatura, inclusive clínicas odontológicas em todo o mundo.

Em um cenário em que as pessoas têm cada vez menos tempo livre, a adoção da assinatura digital pode ser um fator de destaque para a sua clínica odontológica, afinal, a praticidade faz parte da busca pela entrega de uma experiência excepcional aos seus pacientes.

Inclusive, arquivar e organizar documentos será muito mais simples para você, afinal, não precisará acumular pilhas e pilhas de papel.

A assinatura digital para dentistas é essencial na jornada para o sucesso da sua clínica de odontologia. Portanto, se você ainda não conhece esse recurso ou não sabe como adotar e utilizar na sua rotina, confira este blog que vai abrir a sua mente sobre esta ferramenta tão simples, mas extremamente poderosa.

Neste blog você verá:

Leia também: Odontologia Digital: veja o conceito da inovação tecnológica aplicada ao dia-a-dia do dentista

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital, de forma resumida, é uma forma de identidade no mundo virtual, com as mesmas características e funções que uma assinatura comum feita no papel, porém, o seu diferencial é ser feita de forma online.

Utilizada por grandes empresas do Brasil e mundo afora, a assinatura digital permite firmar acordos, entre duas ou mais pessoas ou companhias, de forma totalmente segura, pois é utilizada a tecnologia de criptografia, e com validade jurídica, sendo reconhecida e aprovada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão responsável pela certificação digital de documentos no país.

Isso torna a assinatura digital a forma mais segura de assinar documentos de forma eletrônica, pois além de possuir um número criptografado para cada documento, caso uma pessoa tente adulterar, a assinatura já fixada é invalidada.

É importante lembrar que é necessário ser utilizado um certificado digital, também reconhecido pelo ITI, que é a identificação virtual da pessoa, ou seja, é de fato uma identidade eletrônica e que apenas ela possui. Este dado pode ser facilmente checado por meio do site de assinatura digital e eletrônica do Governo Federal.

Por fim, destaca-se que uma assinatura digital não é uma assinatura digitalizada. A primeira precisa mostrar integridade (estar inalterada), mostrar autenticidade (comprovando que somente a pessoa com a chave assinou ) e possuir validade jurídica. Enquanto a assinatura digitalizada é apenas um papel assinado e escaneado, tendo grandes riscos de fraude.

Qual é a importância da assinatura digital para dentistas?

Se reinventar é necessário para fazer sua clínica crescer, e a assinatura digital para dentistas é um exemplo claro de como a tecnologia pode transformar a forma que um profissional da odontologia realiza seus processos.

Conforme disse o Diretor-presidente do ITI, Carlos Fortner, à época em que o CFO adotou a assinatura digital para dentistas, o uso da certificação digital é um passo importante para estes profissionais, pois permite tramitar uma série de documentos de forma digital, segura e com presunção de veracidade.

Inclusive, utilizar a ICP-Brasil em documentos digitais proporciona garantias de integridade e autenticidade. Atributos estes, que são fundamentais para prescrições eletrônicas, como atestados, receitas e pedidos de exames.

Por fim ele conclui, que “é uma garantia para paciente, profissional e todos os demais envolvidos na cadeia de atendimento dos serviços de saúde”.

A assinatura digital para dentistas ainda possui inúmeros outros benefícios, confira só algumas das vantagens que você pode obter adotando este recurso na sua clínica odontológica.

Economia de tempo e recursos

Esta solução permite assinar documentos de forma totalmente remota, sem precisar imprimir, transportar e assinar manualmente. Isso reduz o tempo que você gasta em processos burocráticos e te deixa livre para atender mais pacientes no mesmo período.

Outro fator extremamente benéfico da assinatura digital para dentistas é a organização, pois requer menos tempo e esforço para encontrar documentos e assiná-los, isso diminui as pilhas de documentos, pelo fato de que tudo estará on-line.

Redução de custos

A assinatura digital para dentistas elimina várias despesas na sua clínica odontológica. Com ela, você tem validade jurídica online e não precisa ir ao cartório para reconhecer firma e autenticar documentos.

Além disso, por ser digital, você pode deixar as impressoras e o papel de lado, tornando sua clínica ainda mais eficiente e organizada. Sem contar que comprar cartuchos de tinta e pastas para arquivar todos esses documentos de forma segura não será mais necessário.

Responsabilidade ambiental

A assinatura digital para dentistas pode trazer benefícios não só para o meio ambiente, mas também para o seu relacionamento com os seus pacientes.

Conforme um estudo da ONG The World Counts, 42% das árvores derrubadas são utilizadas para fazer papel, que é responsável por cerca de 33% do lixo nas cidades. Ao utilizar este recurso, você evita o desperdício de papel e contribui para a preservação das árvores.

Fazendo isso, você mostra aos seus pacientes que se preocupa com a responsabilidade social e a sustentabilidade, valores que estão cada vez mais presentes na sociedade.

Assim, você pode fortalecer a confiança e a fidelidade dos seus pacientes e se destacar da concorrência.

Melhoria da experiência do paciente

Hoje em dia é praticamente obrigatório entregar uma experiência incrível para um cliente. Na sua clínica odontológica não deve ser diferente.

Nesse assunto, todos os detalhes contam. E isso inclui a assinatura digital para dentistas, afinal, as pessoas desejam cada vez mais praticidade e conforto na hora de realizar tarefas do dia a dia.

Por meio dela, basta possuir um dispositivo, seja um celular, tablet ou computador e ter acesso à internet. Independentemente de onde estejam, é possível assinar digitalmente sem qualquer tipo de empecilho ou necessidade de locomoção até um local. Acredite, entregar soluções simplificadas aos seus pacientes vai ser fundamental na jornada de fidelização destes.

Segurança perante ao CFO

O Código de Processo Ético Odontológico e o Código de Defesa do Consumidor dizem que é obrigatório o armazenamento de toda a documentação ortodôntica e odontológica de um paciente por 5 anos.

O ideal é você entregar uma cópia aos seus pacientes e armazenar essas informações para sempre, assim, estará sempre protegido de qualquer problema jurídico. Um exemplo clássico é a manifestação por insatisfação ou problemas decorrentes do tratamento.

Mesmo que não seja útil para nenhuma finalidade na sua clínica, você deve guardar estas informações, pois, caso ocorra alguma fatalidade, a documentação odontológica pode ser solicitada para reconhecimento de cadáveres.

Se apegar a assinatura manual, pode gerar acúmulo de papel, perda de espaço físico e dificuldade para encontrar documentos importantes. Por conta disso, o uso da assinatura digital para dentistas é fundamental para uma gestão eficiente e organizada. A Clinicorp te permite armazenar todos esses dados na nuvem e com fácil acesso.

Assinatura digital para dentistas possui validade jurídica?

Sim, além do fato de ser mais seguro, pois você evita qualquer tipo de sabotagem, seja por alterações feitas com má fé ou rasuras propositais.

A validade jurídica é a garantia de que um acordo que foi formalizado e assinado, não poderá ser anulado por ninguém, nem mesmo o Poder Judiciário, exceto perante motivos plausíveis ou pautados por lei.

Um documento com validade jurídica pode ter assinatura digital, o que diferencia é ser feito virtualmente e com certificado ICP - Brasil, porém, continua com as mesmas propriedades. Não pode ser anulado ou alterado sem motivos plausíveis.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Apesar das duas assinaturas serem feitas por meio de dispositivo eletrônico, elas não funcionam da mesma maneira e possuem diferentes validades jurídicas. É importante compreender as diferenças, quando e como elas podem ser utilizadas no seu dia a dia.

A assinatura eletrônica engloba todas as validações de identidade realizadas no meio virtual. Logo, não há a necessidade de possuir nenhum tipo de certificado digital para efetuar uma assinatura eletrônica. Diferentemente da assinatura digital, que é obrigatório possuir um certificado ICP - Brasil.

Além disso, as questões de segurança também são diferentes, pois na assinatura digital, a proteção do documento é feita por meio de criptografia, sendo esse o nível máximo de segurança. Enquanto na assinatura eletrônica são utilizados fatores como o endereço IP do dispositivo utilizado para assinar, a localização do receptor, a biometria, códigos de segurança entregues por e-mail ou mensagens, senhas, entre outras maneiras.

Dessa forma podemos resumir dizendo que o ideal é que você, enquanto profissional, tenha um certificado digital e assine seus documentos com a assiantura digital e ofereça para seus pacientes a possibilidade de assinar com uma assinatura eletrônica, visto que ele provavelmente não vai ter um certificado digital para assinar documentos.

É válido ressaltar que o software da Clinicorp possui estrutura para ambas as assinaturas, seja ela eletrônica ou digital!

Para saber mais sobre a assinatura eletrônica leia o artigo: Assinatura Eletrônica: descubra o que é e como utilizar na sua clínica

O que é necessário para realizar uma assinatura digital

Se o seu desejo é utilizar a assinatura digital para dentistas, antes de tudo, você precisa gerar um certificado digital, essa será a sua identidade eletrônica. Cada profissional da sua clínica deve ter um e-CPF, pois eles farão atendimentos individuais e devem se responsabilizar por cada documento emitido.

Com o certificado digital “em mãos” e ativado no seu computador, você já pode começar a utilizar a assinatura digital para dentistas.

Como utilizar a assinatura digital para dentistas na sua clínica

Os benefícios e as vantagens que esse recurso traz à sua clínica você já sabe, mas a assinatura digital para dentistas pode ser utilizada para diversos fins na sua clínica, confira algumas formas que você pode usar esta ferramenta:

Atestado Digital

Nem sempre o seu paciente conseguirá ir a uma consulta com tempo livre, em vez disso, muitas vezes as pessoas saem durante o horário de trabalho e precisam justificar uma ausência.

Enviar um atestado com a sua assinatura digital por meio do WhatsApp ou email é muito mais simples, prático e seguro, tanto para você quanto para o seu paciente. Assim, você se protege de possíveis falsificações utilizando o seu nome e da sua clínica, enquanto o seu paciente possui o atestado com assinatura digital que pode ter a veracidade comprovada pelo pelo site do Governo Federal.

Receituário Comum Digital

Após um procedimento, um paciente pode sair com dor ou incômodo que, às vezes, só será solucionado por meio de medicamentos. Caso este paciente não possua o medicamento em casa, pode ser necessário comprá-lo em uma farmácia e, mesmo que não seja algum medicamento controlado, o receituário é necessário para a aquisição do mesmo.

Receituário Controlado Digital

Apesar de possuir a mesma funcionalidade do receituário comum, este formato é utilizado para prescrever medicamentos controlados aos pacientes. O uso deste receituário assinado digitalmente por dentistas é a forma mais segura de garantir a segurança do seu paciente e da sua clínica.

Informações a respeito da dosagem, posologia, período de uso, nome completo e endereço do paciente, dados do comprador (quando o paciente é menor de idade), entre outras, devem estar legíveis e da forma mais clara o possível.

TCLE Digital

O Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE) é um documento no qual é explicitado o consentimento do paciente, de forma escrita, devendo conter todas as informações necessárias, em linguagem clara e objetiva.

Isso é uma forma de oferecer o respaldo jurídico a você e também informar o paciente sobre as condições que ele está sujeito referente ao tratamento contratado. O TCLE é útil em casos como:

  • Extração de dentes: Em casos de extração de dentes, é importante que o paciente esteja ciente dos possíveis riscos, como dor, sangramento, infecções e problemas de cicatrização.

  • Implantes dentários: Por ser um procedimento cirúrgico que envolve a colocação de um pino de metal na mandíbula ou maxilar para substituir a raiz de um dente perdido é importante que o paciente esteja ciente sobre os riscos associados ao procedimento, como infecções, danos nos nervos e rejeição do implante.

  • Tratamento de canal: Feito para tratar a polpa dentária danificada ou infectada, por meio do TCLE, o paciente sabe sobre os riscos associados ao procedimento, como dor, infecção e possíveis danos ao dente.

Com este documento em formato virtual e com a assinatura digital para dentistas, fica muito mais fácil mostrar ao paciente os termos. Basta utilizar os atalhos de busca do computador e ir direto ao trecho do TCLE que você deseja mostrar ao paciente.

Notas Fiscais Eletrônicas

Lembrando que a emissão de NF-e só pode ser feita utilizando um e-CNPJ, as notas fiscais eletrônicas são documentos fiscais para registrar e controlar as transações comerciais da sua clínica odontológica, elas substituem as notas fiscais de papel, mas possuem o mesmo peso e validade jurídica.

A assinatura digital em NF-e é mais segura, ágil, reduz custos e tempo gasto. Outra vantagem deste recurso é que torna ainda mais eficiente a organização dos documentos, pois é possível organizá-los em pastas para período, motivos e afins.

Emissão de certificado digital com a Clinicorp

A Clinicorp trabalha diariamente para desenvolver ferramentas que auxiliem nosso cliente atingir a alta lucratividade na sua clínica. Por isso, a solicitação e compra deste certificado pode ser feita pelo próprio sistema Clinicorp, tanto para e-CPF quanto e-CNPJ, porém apenas o proprietário da clínica pode solicitar a segunda opção. Tudo isso, sem precisar utilizar outras plataformas ou ir presencialmente até uma empresa certificadora.

É extremamente importante ressaltar que apenas o modelo A1 de certificado digital possui compatibilidade com o nosso sistema.

O que é um certificado digital

Resumidamente, o certificado digital é a sua identidade eletrônica. Como profissional de odontologia você precisa ter um e-CPF e, se você tiver outros profissionais na sua clínica, eles também vão precisar, já que cada profissional é responsável por um atendimento e não é permitido, nem seguro, assinar com o nome de outra pessoa ou deixar que utilizem seu nome para assinar documentos.

Já para a emissão de notas fiscais eletrônicas e assinatura de documentos em nome da clínica, é necessário ter um e-CNPJ da clínica.

Esse certificado digital é emitido por meio de uma Autoridade Certificada (AC). É importante ressaltar que para essa AC ser confiável, ela precisa fazer parte da ICP-Brasil. Se a resposta for positiva, esse documento possui validade jurídica e você pode confiar nesta AC.

Existem duas formas de certificação digital, o A1 e A3, vou te explicar a diferença entre os dois e a vantagem que um deles possui com o sistema Clinicorp.

Certificado A1

Neste formato, você terá a sua identidade salva apenas no seu computador, mas existe a possibilidade de realizar uma cópia para outro computador, caso haja a necessidade. A vantagem disso é que as chances de extravio são quase nulas, afinal o armazenamento será diretamente no seu dispositivo.

Outro ponto positivo é a facilidade em emiti-lo, pois ela pode ser feita de maneira online, por meio de videoconferência, gerando maior praticidade e conforto.

Por questões de compatibilidade, a nossa plataforma suporta apenas o modelo A1, mas que é a mais recomendada a dentistas pelo fato de ser mais simples na hora de aprovar orçamentos e assinar documentos.

O prazo de validade deste certificado digital é de 1 ano, a partir da data de ativação, portanto, é necessário renovar anualmente para continuar utilizando. Contudo, se você precisa de mobilidade para utilizar a assinatura digital, existe outro formato que pode ser mais adequado para você.

Certificado A3

A maior diferença deste modelo de certificado digital é a forma de armazenamento, o A1, como já foi dito, fica salvo no seu computador. Por outro lado, o formato A3 é salvo em um token ou cartão.

Entretanto, outra questão importante é que a sua solicitação precisa ser feita presencialmente, diferentemente do A1 onde é possível escolher a forma mais cômoda para você.

O prazo de validade deste formato é de um a cinco anos.

Como realizar a emissão do certificado digital com a Clinicorp

Por meio do Portal de Assinaturas da Clinicorp é possível solicitar um certificado digital, tudo isso sem precisar ir presencialmente a uma AC. A partir daí, o cirurgião-dentista preenche os dados necessários e prossegue para o pagamento. Depois disso, é necessário observar o status da solicitação.

O valor para emissão de e-CPF é de R$ 150,00 e e-CNPJ é de R$ 250,00.

É importante prestar atenção no momento de preencher o formulário, pois o telefone de contato que foi informado será utilizado para enviar o link, a data e horário agendado da videoconferência, que dura no máximo 15 minutos.

Após a videoconferência, se o certificado digital for aprovado, haverá um vídeo tutorial mostrando como instalar o documento no computador e, posteriormente, como fazer upload para o sistema Clinicorp.

Em caso de solicitação de um e-CNPJ, o proprietário da clínica, pelo perfil de administrador, deve fazer este mesmo processo.

Se o certificado digital não for aprovado tanto para e-CPF quanto e-CNPJ, será realizado o estorno do valor pago. É de responsabilidade do agente responsável abrir um chamado para realizar a devolução integral do valor (via PIX).

Você vai gostar de ler: Certificado digital para dentistas: o que é, benefícios e como emitir esse documento com a Clinicorp

Assinatura digital para dentistas: rápida e fácil pela Clinicorp

A assinatura digital para dentistas oferecida pela Clinicorp é uma das ferramenta de expansão que nosso sistema possui. Ela agiliza a autenticação de documentos eletrônicos na sua clínica odontológica. Com essa solução, você pode dizer adeus à papelada e eliminar a necessidade de imprimir, assinar e arquivar documentos físicos.

E para usar a ferramenta é super simples, basta cadastrar o certificado digital, adicionar os signatários e realizar a assinatura digital para dentistas por meio do seu sistema Clinicorp.

Assista o vídeo abaixo que preparamos para você explicando tudo sobre a Assinatura Digital da Clinicorp:

Com essa solução incrível, você economiza tempo, recursos e ainda garante a conformidade jurídica e segurança dos documentos.

Conclusão

A assinatura digital para dentistas é algo que já é presente entre os profissionais de odontologia de todo o Brasil, ela é um recurso facilitador de diversos processos na rotina de uma clínica.

Além disso, as vantagens vão desde o momento em que você realiza os primeiros contatos com um paciente até a prescrição de medicamentos e prestação de contas.

Para ter uma clínica odontológica de sucesso, você precisa acompanhar a tecnologia e se adaptar a ela. Como dito anteriormente, ela veio para ficar, então, por quê não usufruir dos benefícios trazidos por ela?

Por lei, a assinatura digital não é algo obrigatório, mas eu te pergunto novamente, por quê não usar? Quais os benefícios que você terá acumulando pilhas de papel na sua clínica?

O recurso da assinatura digital para dentistas é um dos caminhos para sua clínica crescer de forma simplificada e tecnológica, além de oferecer uma experiência ainda mais diferenciada aos seus pacientes!

Assine agora o software odontológico Clinicorp e comece a utilizar a assinatura digital para dentistas na sua clínica.

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