Atualizado: 19 de set. de 2023

Nos dias atuais, é possível fazer quase tudo pelo celular, desde acessar dados bancários, realizar compras em lojas do outro lado do mundo ou enviar e receber informações de qualquer lugar de maneira ágil e segura.

Nesse cenário, solicitar que o paciente se desloque até a sua clínica apenas para formalizar um contrato, é quase que um absurdo. E foi pensando em otimizar esse processo, eliminando essa inconveniência, que surgiu a assinatura eletrônica.

Essa solução nos permite assinar contratos de forma totalmente online e sem a necessidade de impressões em papel. Uma tecnologia mais conveniente que as tradicionais assinaturas manuscritas, permitindo ainda economizar tempo e recursos.

Se você ainda não conhece a assinatura eletrônica, os benefícios dessa ferramenta e como implementar na sua clínica, não deixe de ler este artigo!

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O que é a Assinatura Eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma solução tecnológica desenvolvida para otimizar a validação de documentos digitais e que possui a grande vantagem de ser menos vulnerável que os tradicionais registros em papel assinados de forma manuscrita.

Em resumo, ela é uma ferramenta de autenticação criada através de um dispositivo eletrônico como um smartphone, por exemplo, e que reproduz fielmente a imagem de uma assinatura manuscrita.

O gerenciamento dessas informações é feito através de plataformas especiais, cujo acesso é protegido por rigorosos protocolos de segurança e senha. Um exemplo de plataforma que permite a assinatura eletrônica de documentos são alguns softwares de gestão clínica.

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Como fazer uma assinatura eletrônica?

O processo de venda foi longo, mas finalmente o orçamento está aprovado e a última etapa para o paciente realizar o tratamento é a assinatura do contrato. No entanto, ele está sem tempo para passar na clínica, como realizar a validação deste acordo?

A resposta para essa pergunta, ou melhor, a solução para este problema está em uma ferramenta de inovação tecnológica: a assinatura eletrônica.

Com ela, não é mais necessário imprimir várias folhas de papel para estabelecer um contrato e muito menos, solicitar que o paciente venha pessoalmente até a clínica para assiná-los e formalizar o acordo.

Através de uma plataforma digital, é possível gerar o contrato ou documento com todas as informações necessárias para validação e enviá-lo através de um link via SMS ou e-mail para o paciente realizar a autenticação.

Ao receber esse link, o paciente acessa o documento e faz a assinatura eletrônica diretamente pela tela do celular.

Quanto ao armazenamento dos documentos, não é preciso se preocupar, uma vez que grande parte das plataformas os armazena de forma automática, segura e com fácil recuperação na nuvem.

Além disso, com a assinatura eletrônica você tem total controle de todos os dados referentes às assinaturas captadas, pois todas as informações são registradas pela plataforma emissora.

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Qual a diferença entre a Assinatura Eletrônica e a Assinatura Digital?

Quando falamos em assinatura eletrônica é muito comum que as pessoas a confundam com a assinatura digital, como se fossem uma só ferramenta. No entanto, esse pensamento incorreto, pode gerar confusão na hora de escolher a solução mais adequada às necessidades da sua clínica ou consultório.

Nesse sentido, é preciso entender que o termo assinatura eletrônica é amplo e envolve diversos meios eletrônicos de validação de identidade e assinatura.

Como exemplos dessa tecnologia, podemos citar as senhas, assinaturas digitalizadas, tokens e validação por códigos de SMS.

Em resumo, é possível afirmar que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem sempre uma assinatura eletrônica consiste em uma assinatura digital.

A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza diversos algoritmos de criptografia para garantir uma proteção extra na autenticidade das documentações.

Estes algoritmos diferem em cada assinatura, e qualquer tentativa de alteração no documento invalida qualquer assinatura feita anteriormente.

Além disso, para ser juridicamente válida, a plataforma de assinatura digital precisa possuir certificado digital expedido por Autoridade Certificadora.

Essa entidade é licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), e tem como objetivo respaldar juridicamente o procedimento de autenticação.

Porém, considerando a rotina diária de uma clínica ou consultório, para a assinatura de documentos como orçamentos e contratos, um modelo de assinatura eletrônica menos complexo já é extremamente útil.

Para uma compreensão mais resumida, você pode entender que a Assinatura Digital serve para você, prestador de serviço, assinar seus documentos, e a assiantura eletronica é o meio que você oferece ao seus pacientes para concretizar contratos ou assinar documentos digitais.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?

Uma das principais dúvidas das pessoas em relação à assinatura eletrônica, é se ela possui validade jurídica no Brasil. E a resposta é sim!

A Assinatura Eletrônica, denominada pela lei 14.063/ 2020, como assinatura digital avançada, é o modelo utilizado para assinar documentos, como anamnese e contratos, por exemplo, onde o paciente preenche o documento e no final deve assinar através do seu próprio celular.

Ainda segundo a legislação nacional, qualquer documento possui validade como prova desde que ambas as partes aceitem o formato do documento e assinatura e que se possa assegurar a origem e integridade do documento.

Basta que você oriente o paciente sobre a utilização de meios digitais para a assinatura dos documentos e sua validade jurídica. A origem do documento pode ser comprovada através dos meios utilizados na própria assinatura eletrônica.

Já a integridade será comprovada de maneira simples, pois o documento possui todas as informações de origem, dados de quem o acessou e também registro de alterações.

Quem pode usar a assinatura eletrônica?

Conforme consta na própria legislação, toda área e empresa, seja ela uma grande multinacional ou um pequeno consultório, pode oferecer a assinatura eletrônica aos seus clientes.

Mas para facilitar o entendimento, traçamos um panorama das mais frequentes aplicações da assinatura eletrônica, confira:

Imobiliárias

No setor imobiliário, a formalização de contratos tem se tornado um processo cada vez mais descomplicado com o uso da assinatura eletrônica.

Esse tipo de ferramenta gera diversos resultados positivos na produtividade dos corretores e demais funcionários. Isso porque a assinatura eletrônica otimiza o processo de contratação de forma remota, contribuindo para a maior satisfação dos clientes.

Instituições financeiras

Outro exemplo de negócio que tem se beneficiado com a assinatura eletrônica são as instituições financeiras.

Como essa ferramenta é uma solução de autenticação segura que evita fraudes quanto à autoria e ao consentimento, é possível que os clientes fechem vários negócios de forma online, através do site e de aplicativos bancários, por exemplo.

Seguradoras

As seguradoras têm cortado cada vez mais custos relativos ao seu funcionamento administrativo com a adoção da assinatura eletrônica, visto que a ferramenta oferece recursos para maximizar o volume de negócios a partir da simplificação dos processos.

Instituições educacionais

Cada vez mais instituições educacionais têm utilizado a assinatura eletrônica para otimizar e agilizar a validação de diferentes documentos acadêmicos, como:

• Alunos: atestado de matrícula e histórico escolar, entre outros;
• Professores: diário de classe, plano de ensino, entre outros;
• Gestores Educacionais: relatório de número de ingressantes e de egressos, entre outros.

Com a assinatura eletrônica, não é mais preciso que os alunos enfrentem filas e nem que funcionários assinem e carimbem pilhas de papéis.

Clínicas e consultórios

A rotina das clínicas e consultórios, tanto de estética quanto de odontologia, é repleta de contratos e documentos que precisam ser assinados por pacientes e profissionais.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica oferece mais comodidade, agilidade e organização na gestão e validação de documentos como fichas de anamnese, orçamentos e até mesmo contratos de formalização para prestação de serviços.

Da maneira tradicional, assinar esses documentos demanda tempo, custos com tinta para impressão, papel, manutenção de impressoras e muitos outros. Sendo assim, a assinatura eletrônica é a solução ideal para otimizar esse processo.

Além destes, empresas e instituições de telecomunicações, recursos humanos, jurídicas e muitas outras têm se beneficiado com as facilidades da assinatura eletrônica.

Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?

Bom, agora que você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, como ela funciona e que seu uso é juridicamente válido no Brasil.

Vamos conferir quais os principais documentos da sua clínica ou consultório podem ser assinados eletronicamente, garantindo segurança e agilidade em todas as etapas da jornada de atendimento aos seus pacientes:

• Ficha de Anamnese;
• Diagnósticos Digitais;
• Planos de Tratamentos;
• Orçamentos;
• Autorização para Tratamentos em Crianças e Adolescentes;
• Contratos de Serviços;
• Recibos de Pagamentos;
• Autorização de Uso de Imagem;
• Ficha Clínica dos Procedimentos Realizados;
• Receituários e Atestados;
• Entre outros.

E como vimos, todos esses dados ficam armazenados de forma totalmente segura na nuvem e acesso fácil, sempre que você precisar.

Quais as vantagens em adotar a assinatura eletrônica?

Se tratando de uma ferramenta inovadora e alinhada aos atuais padrões de inovação tecnológica pelos quais o mercado de saúde vem passando, a assinatura eletrônica agrega uma série de benefícios e diferenciais importantes à rotina de qualquer negócio.

Confira as vantagens mais notáveis em adotar essa ferramenta:

Juridicamente válida e segura

As assinaturas eletrônicas são legais, confiáveis e aplicáveis em quase todos os países industrializados do mundo.

Com essa ferramenta, a tramitação de documentos fica muito mais segura, pois a criptografia da assinatura eletrônica impede falsificações ou qualquer outro tipo de fraude, além de ser totalmente válida perante a justiça.

Redução de custos

O uso de assinaturas eletrônicas ajuda você a economizar dinheiro, reduzindo os custos com materiais como papel e outros insumos para impressão de documentos.

Essa economia faz imensa diferença nos resultados da sua clínica, permitindo até mesmo, alavancar o faturamento com a simplificação do processo de venda de tratamentos.

Organização administrativa

Se todos os seus documentos são gerados e assinados eletronicamente, não é mais preciso imprimi-los. Com eles armazenados na nuvem, fica muito mais fácil organizar e localizar essas informações, garantindo um melhor gerenciamento do seu negócio.

Além disso, você nunca mais perderá tempo ou dinheiro, procurando arquivos em papel.

Agilidade de processos

O processo de transformação digital gerado pela assinatura eletrônica pode reduzir em até 50% o tempo de fechamento dos seus contratos.

Isso porque o cliente se sente muito mais cômodo em fazê-lo sem precisar ir até a sua clínica, validando o documento de qualquer lugar e hora.

Além disso, um documento físico assinado à mão é único, se ele for perdido, é preciso imprimir e assinar outra via, o que é um processo moroso e burocrático.

Sustentabilidade

Reduzir o uso de papel representa a preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era onde os consumidores consideram muito, o quanto uma empresa se preocupa com o meio ambiente.

E nesse sentido, fazer o uso da assinatura eletrônica é uma ótima maneira de apoiar a sustentabilidade, visto que ela reduz não só o uso de papel, mas também a geração de resíduos como cartuchos de impressão, canetas, entre outros.

Mobilidade

Ter um contrato assinado eletronicamente e armazenado em nuvem significa ter acesso a ele em qualquer momento e lugar, bastando acessar seu computador ou smartphone.

Sem contar que a troca de informações é feita de maneira muito mais rápida e fácil, permitindo fechar uma venda em poucos minutos (assim como nas teleconsultas, por exemplo).

Leia também: Odontologia Digital e o conceito da inovação tecnológica aplicada ao dia-a-dia do dentista

Utilize a Assinatura Eletrônica da Clinicorp

Como vimos até aqui, utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica para validar os documentos na sua clínica ou consultório é uma prática extremamente segura, econômica e eficiente.

Melhor ainda, essa é uma tendência amiga do meio ambiente, visto que o uso da assinatura eletrônica impacta consideravelmente na redução do consumo de papel e na geração de outros resíduos.

No entanto, é preciso contar com uma plataforma que ofereça soluções que possibilitem fazer esse processo da forma correta, com organização e segurança dos documentos da sua clínica, além dos dados de seus pacientes.

O software de gestão da Clinicorp conta com uma funcionalidade exclusiva de assinatura eletrônica feita sob medida para ajudar você a otimizar os processos e, de quebra, reduzir o uso de papel, ganhar mais tempo e liberar espaço físico da sua clínica.

Confira no vídeo abaixo, apresentado por nossa Líder de Sucesso do Cliente – Ana Gloden, como essa ferramenta funciona:

Ficou com dúvidas ou deseja receber mais informações sobre essa solução? Fale com um dos nossos especialistas e solicite uma demonstração.

Conclusão

Para ter sucesso em um mercado tão competitivo é essencial estar atento às tendências tecnológicas que envolvem a gestão e assinatura de documentos, sendo uma das principais, as ferramentas de assinatura eletrônica.

A Clinicorp oferece para seus clientes o fluxo à prova de inadimplência, que engloba a utilização de diversas ferramentas, como Consulta SPC, Assinatura Eletrônica para Contrato Digital, Emissão de Boleto, sistema de cobrança automática e Negativação.

A ideia é proporcionar aos nossos clientes uma experiência financeira mais segura e eficiente, reduzindo os riscos de inadimplência e melhorando o controle de pagamentos.

Imagine fechar as vendas de tratamentos em muito menos tempo, sem ocorrência de erros e com maior comodidade ao paciente? Tenha certeza de que a experiência e satisfação deles, será cada vez melhor.

Conheça um pouco mais sobre o controle de inadimplência da Clinicorp e comece a transformar a forma como você realiza a gestão da sua clínica.