Síntese do artigo
Com gestão por etapas e o apoio do Clinicorp, a Oral Click, de Curitiba, deixou de ser um consultório pequeno e se tornou uma clínica odontológica de sucesso, sem perder o atendimento próximo que conquistou seus pacientes.
- Tudo começou em 2014, com duas cadeiras, agendamentos anotados à mão e as contas controladas em uma planilha básica;
- A chegada do Eduardo, engenheiro, trouxe processos e números para a rotina, e a clínica passou a ser gerida como empresa;
- Com os Agentes Clinicorp IA, a recepção passou a gastar 95% menos tempo confirmando consultas;
- Hoje, são quatro consultórios e nove dentistas, com a clínica evoluindo para uma segunda unidade.
Continue a leitura e entenda melhor!
Eu tinha um CNPJ. Hoje nós temos uma empresa.” — diz Dra. Mariana.
Muitos dentistas abrem o consultório dominando a parte técnica, mas sem nunca ter aprendido gestão na faculdade. Aí, a saúde da clínica passa a ser medida pelo saldo da conta: se tem dinheiro, está bom. Se não tem, ninguém sabe exatamente por quê.
Foi assim que a Oral Click começou. Neste artigo, você vai descobrir como Mariana e Eduardo tiraram a clínica do papel e da planilha, organizaram a gestão por etapas e construíram uma clínica odontológica de sucesso ao lado do Clinicorp.
Boa leitura!
Como nasceu a Oral Click?
A Oral Click nasceu no fim de 2014, como um consultório de duas cadeiras no bairro Cajuru, em Curitiba. Na época, a Dra. Mariana atendia em parceria com outras dentistas, que vinham à clínica de forma esporádica.
A motivação para abrir a clínica veio de uma dor que muitos dentistas conhecem bem: Mariana passava horas demais no mocho e queria continuar atendendo, mas com mais liberdade de tempo.
Em 2018, Eduardo chegou. Formado em engenharia, ele nunca tinha atuado na odontologia nem empreendido. Eduardo não nasceu empreendedor como a Mariana, tendo que se tornar um.
E foi dessa parceria que começou a nascer uma clínica odontológica de sucesso.
Leia também: Gestão de consultório: como fazer e a importância de um software odontológico para o sucesso.
O que muda quando o dentista passa a enxergar a clínica como empresa?
A clínica passa a ser gerida por números e processos, e não pela sensação de que “tem dinheiro na conta”. É essa virada que separa um consultório que sobrevive de uma clínica odontológica de sucesso.
Na Oral Click, essa mudança começou com um choque de visões. Eduardo trouxe da engenharia a experiência com processos, departamentos e controle de atividades. Do outro lado, encontrou uma dentista que, como a maioria, nunca tinha estudado gestão.
Eu tinha uma visão de dentista, nem sabia o que era gestão. A gente não aprende isso na faculdade.” — relembra Mariana.
Eduardo chegou mostrando números e gráficos, e foi direto: do jeito que estava, não dava para remunerar. A mudança, porém, não aconteceu da noite para o dia. Os dois fizeram cursos de gestão juntos, e Mariana foi abrindo mão, aos poucos, da mentalidade de dentista para enxergar a clínica como uma empresa odontológica de sucesso.
Nesse meio tempo, Mariana tinha acabado de começar a usar o Clinicorp, sistema que sustentaria toda a jornada rumo a uma clínica odontológica de sucesso. E a primeira impressão de Eduardo foi positiva:
Logo que eu cheguei, a Mari tinha acabado de iniciar aqui o uso do Clinicorp, me apresentaram e eu vi que o sistema tinha muita coisa já, muito além do que o sistema que eu estava utilizando, só que eu achei ele muito intuitivo, muito fácil de usar. — comenta Eduardo.
Anos depois, Mariana resume a transformação em uma frase que, segundo ela, vai repetir eternamente:
Quando o Edu entrou, eu tinha um CNPJ. Hoje nós temos uma empresa, e são coisas totalmente diferentes.” — diz Mariana.
Por onde a Oral Click começou a organizar a gestão?
A Oral Click não digitalizou tudo de uma vez. A organização foi feita por etapas, uma área de cada vez.
E é justamente isso que mostra que o caminho para uma clínica odontológica de sucesso é possível para qualquer consultório.
1. Agenda: o fim dos erros de letra e de número
A agenda foi a primeira a sair do papel. Antes, era comum alguém escrever com uma letra difícil de entender ou anotar um número que parecia outro. No sistema, esses erros simplesmente acabaram. Um primeiro passo simples, mas essencial para qualquer clínica odontológica de sucesso.
2. Financeiro: da planilha a dados que toda a equipe entende
O segundo passo foi o financeiro, que ficava em uma planilha bem básica. Eduardo chegou a otimizá-la, mas manter tudo atualizado consumia tempo e energia. E só ele sabia buscar as informações.
O grande termômetro antigamente era quanto tinha de dinheiro na conta. Olhava a conta: estava bom, não estava bom.” — conta Eduardo.
Hoje, quando um mês é ruim, eles sabem exatamente o porquê. Mais do que isso: a equipe consegue ler os dados, tomar ação e já chegar com soluções para os gestores. Afinal, em uma clínica odontológica de sucesso, a informação não fica concentrada em uma só pessoa
3. Prontuário com preenchimento por voz
A etapa mais recente foi o preenchimento por voz no Prontuário Eletrônico. Com ela, as dentistas registram mais informações em menos tempo e só revisam o texto no final.
O que eu acho incrível é que, mesmo com termos técnicos, ele transcreve certo. Até as abreviações que eu uso na harmonização ele super entende.” — destaca Mariana.
Na prática, o sistema virou a memória da clínica, algo indispensável em uma clínica odontológica de sucesso. Como Eduardo brinca com a equipe: a clínica assina um sistema de gestão, então ninguém deve contar com a cabeça. Tudo o que puder ser registrado, fica lá, acessível para todos.
Como os Agentes Clinicorp IA reduziram em 95% o tempo de confirmação de consultas?
Segundo a clínica, os Agentes Clinicorp IA reduziram em 95% o tempo que a recepção dedicava às confirmações de consulta.
Desde o começo do ano, os agentes reduziram 95% do tempo que as meninas da recepção levavam para mandar a confirmação para todos os pacientes da agenda do dia seguinte.” — conta Eduardo.
Para entender o tamanho dessa mudança, vale olhar para como era a rotina antes:
- Uma recepcionista praticamente dedicada a confirmar consultas, cada uma cuidando de duas cadeiras;
- Interrupções constantes no atendimento presencial para mandar mensagens;
- Horário ou nome da dentista errados, por causa do copiar e colar;
- Dois telefones que não conversavam.
O resultado era uma equipe estressada, erros naturais de quem faz tudo ao mesmo tempo e pacientes que não entendiam o que tinha acontecido.
Com a automação do atendimento, o fluxo ficou assim:
- Um número central de agendamento;
- Disparo automático das mensagens todos os dias, a partir das 9h;
- Revisão da recepção só no fim da manhã, quando a maioria já está confirmada;
- Botão de confirmação que atualiza o status direto na agenda.
Lá pelas 11h30, meio-dia, elas olham se todos da agenda do dia seguinte receberam. A maioria já está confirmada. Então é só um refinamento.” — explica Eduardo.
Hoje, a Confirmação de Consulta deixou de ser uma tarefa que trava a recepção.
Os agentes também trabalham junto com o CRM. Os pacientes interessados que chegam do Google e de anúncios entram no sistema, recebem o primeiro contato da equipe e seguem no fluxo dos agentes: confirmação na véspera, faltas e desmarcações.
A resposta é 24 horas, e a colaboradora fica livre para buscar oportunidades e complementar o trabalho da IA.
O atendimento ficou tão natural que alguns pacientes comentam com a equipe o que “a atendente” respondeu, achando que estavam falando com uma pessoa.
Diferente de outros sistemas que a gente já usou, em que dava para ver que era um robô, hoje a gente tem algo bem personalizado mesmo.” — destaca Mariana.
É assim que uma clínica odontológica de sucesso usa a tecnologia: liberando a equipe para o que só pessoas conseguem fazer
Como o financeiro e os indicadores ajudaram a clínica a vender mais tratamentos?
Com dados confiáveis, a Oral Click ganhou segurança para flexibilizar o pagamento e fechar mais tratamentos de longa duração, como alinhadores e implantes através do boleto. É a gestão virando faturamento, a base de qualquer clínica odontológica de sucesso.
Uma peça-chave é a Régua de Cobrança com boleto. A clínica configura as mensagens lembrando a data de vencimento do pagamento, os avisos são enviados automaticamente para os pacientes que pagam, sem que a equipe precise cobrar.
Por trás disso está o que a clínica chama de tratamento programado: o financeiro e o clínico caminham alinhados.
O boleto não é ruim. Ele é uma certeza de que você vai ter algo a receber no mês seguinte. Só precisa ser planejado para não virar um problema para a empresa.” — explica Eduardo.
Em uma clínica odontológica de sucesso, as metas e seus indicadores não ficam só com os gestores. Na Oral Click, as metas diárias de entrada ficam visíveis para toda a equipe, uma forma de manter todo mundo alinhado e motivado.
O que a história da Oral Click ensina sobre crescer com gestão?
A Oral Click saiu de um consultório de duas cadeiras para quatro consultórios, nove dentistas e cinco colaboradoras CLT, além de uma estagiária de marketing. E a evolução continua, agora rumo a uma segunda unidade.
Mas uma clínica odontológica de sucesso não precisa perder o lado humano para crescer. Na Oral Click, o diferencial citado pelos pacientes continua sendo o acolhimento: lembrar do retorno, mandar mensagem de aniversário e atender cada pessoa como se fosse da família.
Quando a gente atende alguém como se estivesse atendendo um familiar nosso, isso não tem preço. As pessoas percebem.” — diz Mariana.
E, na construção de uma clínica odontológica de sucesso, o Clinicorp se tornou mais do que um sistema. Para o casal, é um aliado:
Sempre tem uma aba do Clinicorp na nossa vida. É onde estão os olhos da nossa empresa hoje.” — afirma Eduardo.
Quer ver a entrevista da Oral Click na íntegra e descobrir todos os detalhes de como ela se tornou uma clínica odontológica de sucesso? Assista no nosso canal do YouTube!
Perguntas frequentes sobre gestão de clínica odontológica
Reunimos abaixo as dúvidas mais comuns de quem quer estruturar uma clínica odontológica de sucesso, com respostas rápidas e diretas.
Como transformar uma clínica odontológica em uma empresa?
Gerencie por números: agenda, financeiro, prontuário e indicadores no sistema. Foi assim que a Oral Click virou uma clínica odontológica de sucesso.
Qual a diferença entre ter um CNPJ e ter uma empresa na odontologia?
O CNPJ é só o registro formal. Ter uma empresa significa ter processos, metas e indicadores, com decisões baseadas em dados, e não na intuição.
Por onde começar a digitalizar a gestão de uma clínica odontológica?
Pela área que mais gera erros no dia a dia, geralmente a agenda. Depois, avance para o financeiro e o prontuário, uma etapa por vez.
Como automatizar a confirmação de consultas na clínica odontológica?
Com agentes de IA integrados à agenda, como os Agentes Clinicorp IA, que enviam mensagens, recebem a resposta do paciente e atualizam o status automaticamente.
Quais indicadores acompanhar na gestão de uma clínica odontológica?
Uma clínica odontológica de sucesso acompanha faturamento, novos pacientes, volume de atendimentos e ticket médio, com metas visíveis para toda a equipe.
Assim como Mariana e Eduardo, você também pode sair do papel e da planilha e ter uma gestão que acompanha o crescimento da sua clínica.
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