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Prontuário Eletrônico: O que é, como funciona e como escolher para a sua clínica odontológica?

Atualizado: Jul 14

Um prontuário eletrônico é a versão digital do tradicional prontuário em papel, porém muito mais funcional e valioso por permitir que o dentista acesse os dados, identifique e monitore os pacientes com muito mais facilidade.


prontuário eletrônico e imagem de arquivos digitais.
Prontuário Eletrônico do Paciente é uma ferramenta de inovação tecnológica muito importante para o dentista.

O Prontuário Eletrônico do Paciente ou PEP é uma ferramenta de inovação tecnológica que facilita a rotina do dentista, além de trazer mais segurança e qualidade ao atendimento e diagnóstico para os pacientes.


Ainda, o PEP possui uma padronização mais eficiente no armazenamento e tratamento dos dados, sem erros como ilegibilidade, comum em registros manuais, por exemplo, além de possuir a integração de dados e acesso totalmente online.


Essa ferramenta, geralmente contêm informações sobre o paciente com registro de tratamentos odontológicos aos quais ele já foi submetido e todo o histórico médico do paciente.


Continue a leitura e veja tudo sobre o prontuário eletrônico na odontologia e como ele pode revolucionar a rotina da sua clínica odontológica.



O que é o prontuário eletrônico do paciente?


O Prontuário Eletrônico do Paciente, também conhecido como PEP, é a versão digital do prontuário tradicional em papel, e uma ferramenta indispensável no atendimento ao paciente.


De modo geral, o modelo eletrônico vem para substituir o modelo de papel, por ser totalmente online, com a facilidade de ser preenchido rapidamente com a ajuda de um computador e acesso à internet.


Em suma, o PEP traz todo o resumo do histórico de um paciente e o mantém armazenado em nuvem, facilitando o acesso e compartilhamento dessas informações, reduzindo o tempo de diagnóstico e início do tratamento.



A utilização do prontuário eletrônico no Brasil


O uso de prontuários eletrônicos no Brasil foi regulamentado em 2002, quando o CFM (Conselho Federal de Medicina) definiu as regras gerais de uso na resolução 1638.


Na resolução, o CFM define o prontuário eletrônico como “um documento único constituído de um conjunto de informações […] geradas a partir de fatos […] sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada […].”


Ainda de acordo com as normas, todos os dados devem estar disponíveis para o paciente, e quando solicitado por ele ou seu representante legal, é obrigatório o fornecimento de cópias autênticas das informações.


Uma pesquisa de 2016 do CGI (Comitê Gestor da Internet no Brasil), sobre o uso das tecnologias nos estabelecimentos de saúde brasileiros, indicou que 74% deles já utilizam algum sistema digital para registrar e armazenar os dados dos pacientes.


Esse crescimento no uso dos prontuários eletrônicos, acontece pela facilidade de acesso e disponibilidade constante às informações que a ferramenta oferece, uma vez que os profissionais conseguem acessar os dados de forma online, de qualquer hora e lugar.



Como funciona um Prontuário Eletrônico?


A grande quantidade de dados e informações registradas em papel todos os dias pelos dentistas, fizeram com que o prontuário eletrônico, por sua eficiência e comodidade, se inserisse ainda mais na rotina de clínicas e consultórios odontológicos.


A sua utilização é feita por meio de um software odontológico, que fica responsável por armazenar e organizar os dados, mantendo-os sempre à disposição do dentista e do paciente sempre que precisarem.


Através do prontuário, o dentista tem acesso a todo o histórico do seu paciente, e isso vai desde o primeiro agendamento na clínica até resultados de exames e tratamentos realizados anteriormente.


Existe alguma regulamentação para a utilização do prontuário eletrônico na odontologia?


Na odontologia, o prontuário eletrônico é tratado na Resolução nº 9112, de 20 de agosto de 2009, do Conselho Federal de Odontologia. Essa resolução aborda todos os aspectos legais do uso de ferramentas tecnológicas para armazenamento e tratamento dos registros médicos.


Além disso, aponta as responsabilidades do profissional quanto a garantia da segurança dos dados dos pacientes, controle de acesso e autenticação, disponibilidade das informações e comunicação remota com a documentação.



Quais são as vantagens de aderir ao prontuário eletrônico?


Muitos profissionais ainda resistem em migrar para o modelo de prontuário eletrônico, muito por pensarem ser um processo complexo, que envolve riscos e gasto de dinheiro. Porém, o que poucos sabem é que realizar a transição traz inúmeros benefícios que compensam todo o esforço.


Ampliar a segurança:


As ferramentas de prontuário eletrônico são desenvolvidas baseadas em 4 características principais: privacidade, confidencialidade, segurança e integridade.


imagem de segurança digital de um prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico garante aos dados: privacidade, segurança e integridade.

Privacidade e confidencialidade estão diretamente relacionadas ao sigilo das informações sobre o paciente. Isso porque o acesso a esses dados é permitido apenas por pessoas autorizadas, como os dentistas..


Por isso, conforme determinado por lei, um prontuário em meio eletrônico deve possuir diferentes níveis de acessos, sendo que os dentistas têm acesso à informações sobre o paciente que uma secretária pode ver, por exemplo.


Além disso, um sistema com bons protocolos de segurança permite o armazenamento adequado dos dados na rede, acesso autorizado somente com senhas e outros recursos que evitam manipulação, destruição e até o extravio dessas informações.


Já a integridade e segurança refere-se à confiança de que os dados não serão modificados ou manipulados de forma a distorcer informações, se mantendo sempre íntegros e verdadeiros ao que foi dito pelo paciente.


Todos esses fatores de segurança oferecidos pelos prontuários eletrônicos, que não permitem modificação dos dados após o término da consulta, garante a validade judicial desse tipo de documento.


Redução de processos burocráticos:


O prontuário eletrônico oferece muito mais agilidade e transparência no registro e tratamento dos dados clínicos do paciente, reduzindo assim os processos burocráticos envolvidos.


Uma assinatura pode ser solicitada de forma digital, por exemplo, ou se o paciente solicitar à sua clínica ou consultório o acesso a esse histórico, você poderá enviar de forma digital todo o histórico direto para o paciente. Tudo com validade jurídica garantida, sem necessidade de realizar autenticações ou validações físicas.


Melhor comunicação e atendimento dos pacientes:


Os dentistas precisam acessar diariamente os prontuários de seus pacientes. E ainda que haja um sistema de organização em ficheiros e arquivos alfabéticos, encontrar os dados de cada paciente atendido pode se tornar um desafio e resultar em um desperdício de tempo, se eles estiverem registrados em papel.


Por isso, um sistema eletrônico de prontuários torna o acesso fácil acesso por meio de mecanismos de pesquisa e filtros que podem direcionar à informações específicas, seja de consultas, exames ou procedimentos.


Esses fatores favorecem o atendimento, uma vez que o dentista pode encontrar informações detalhadas sobre o paciente em uma só plataforma, concentrando-se na resolução dos problemas de forma mais eficiente e rápida.


Além disso, a integração dos dados em um único lugar, permite uma melhor comunicação entre todos os profissionais que acessam esses dados.


Integração das Informações:


Uma plataforma de registro de prontuários eletrônicos torna muito mais fácil o processo de reunir um maior número de informações sobre o paciente em um único lugar. Afinal, não é necessário juntar um monte de papéis nem correr o risco de perder alguma parte extremamente necessária para o tratamento do paciente.


Redução no uso de espaço físico:


O uso do registro eletrônico das informações no prontuário do paciente, reflete na redução do uso de espaço físico para armazenamento desses documentos.


A longo prazo, os benefícios serão a otimização desse espaço, que antes era usado para guardar os registros em papel, podendo haver inclusive a ampliação dos serviços da sua clínica.


Aumento da produtividade:


A digitalização dos dados clínicos em uma clínica odontológica traz a inovação e otimização de processos. Afinal, o que antes era realizado manualmente, com possibilidade de erros e rasuras, agora é feito com segurança e eficiência por meio do prontuário eletrônico, aumentando a produtividade da sua equipe.


Economia de tempo:

Você não precisa mais gastar 15 minutos preenchendo papeladas e mais papeladas no seu consultório odontológico para fazer o prontuário do seu paciente, Utilizando ferramentas eletrônicas, os dados podem ser inseridos em tempo real, de forma rápida e com menos chances de erros, economizando tempo.


Redução de Custos:


Como vimos anteriormente, o uso de prontuários eletrônicos traz diversos benefícios como redução no uso de espaço físico, de papel e uma maior economia de tempo. Todos eles somados, garantem um benefício ainda maior para a sua clínica odontológica, a redução de custos.


Uma vez que você não realiza mais os registros em papel e nem precisa imprimi-los, você economiza dinheiro que seria gasto em papel e em materiais para armazená-los.


Itens que precisam ter em um prontuário eletrônico de Odontologia


O prontuário eletrônico deve permitir o acesso rápido e fácil às informações dos pacientes, além de armazená-las com segurança. Mas que informações são essas?


Confira abaixo as informações essenciais para um bom e completo prontuário:


  1. Dados do Paciente: informações como nome, endereço, contatos e histórico clínico;

  2. Anamnese: exame realizado para gerar um melhor conhecimento sobre o paciente;

  3. Registros de Exames: radiografias, tomografias computadorizadas, entre outros exames laboratoriais;

  4. Tratamentos Realizados: profilaxia, endodontia, reconstrução ou prótese dentária, etc.

  5. Diagnósticos Odontológicos: registro de diagnóstico de caso do paciente;

  6. Odontograma Completo: documento onde é descrita a situação em que se encontra cada dente do paciente.

  7. Restrições: se o paciente tem alguma alergia ou medicamentos de uso contínuo.


A maioria dos prontuários eletrônicos disponíveis atualmente são personalizáveis e além dos campos citados acima, você pode inserir os campos que atendem as necessidades da sua especialidade.


Veja também: Cadastro de Pacientes: Como utilizar a favor da sua clínica odontológica



Quais áreas da Odontologia podem fazer uso do prontuário eletrônico?


O prontuário é indispensável para o trabalho do dentista, sendo uma ferramenta que facilita o trabalho do profissional e permite a prestação de um atendimento personalizado para cada paciente, visto que o prontuário apresenta informações detalhadas sobre cada um.


Por isso, profissionais de diversas especialidades fazem o uso dessa ferramenta diariamente, tais como:


  • Dentística;

  • Endodontia;

  • Estomatologia;

  • Implantodontia;

  • Odontogeriatria;

  • Odontopediatria;

  • Ortodontia;

  • Periodontia;

  • Entre outros.


Prontuário Eletrônico x Prontuário de Papel: Qual vale mais a pena?


Antes do surgimento da solução de prontuários eletrônicos que eram preenchidos rapidamente e em poucos cliques, a prática era obviamente a transcrição em um prontuário físico, manualmente e em papel.


prontuário eletrônico e pilha de papel sobre a mesa
O PEP tornou-se um dos mecanismos que fazem parte da gestão paperless.

Essa já foi uma solução muito útil e por anos foi a única ferramenta disponível para os profissionais da saúde em geral registrarem as informações de cada paciente. Porém, com a evolução da tecnologia, a era do papel chegou ao fim.


O PEP tornou-se um dos mecanismos que fazem parte da gestão paperless, que envolve processos 100% livres de papel, automatizados e mais eficientes. Ao mesmo tempo, o prontuário eletrônico facilita o acesso a informações e diminui a ocorrência de ou ruído de comunicação sendo a melhor ferramenta para registro e armazenamento de informações.



O que avaliar ao escolher um software de prontuário eletrônico?


Atualmente, existem inúmeras ferramentas de prontuário disponíveis no mercado, porém, para não ter problemas quanto à segurança dos dados e nem dificuldade de encontrar ou acessá-los em sua rotina é preciso estar atento a alguns detalhes.


Confira o que avaliar ao escolher um software odontológico com prontuário eletrônico:


  • Suporte Eficiente:


O dia-a-dia de uma clínica odontológica é muito veloz e dinâmico, por isso as ferramentas que você utiliza, devem seguir esse ritmo. Por isso, ao avaliar um software de prontuário eletrônico, verifique se o suporte oferecido é eficiente e vai resolver qualquer dúvida ou problema que surgir de forma rápida.


  • Facilidade no Uso:


A experiência do usuário, conhecida como UX, deve ser um dos principais fatores de avaliação para se escolher a sua ferramenta de prontuário digital. Ela diz respeito a facilidade e comodidade que você tem na utilização da plataforma.


Então, verifique se as funcionalidades são intuitivas, simples de usar e entender e se elas suprem as necessidades da sua clínica odontológica.


  • Segurança das informações do paciente:


Esse deve ser um dos pontos mais críticos e de maior preocupação ao se utilizar uma ferramenta de armazenamento eletrônico para seus prontuários. Você deve optar por uma ferramenta que disponha de todos os protocolos de segurança para que os dados dos seus pacientes não sejam perdidos, roubados ou modificados indevidamente.


  • Praticidade de integração dos dados:


Por fim, o seu software de PEP deve oferecer a integração dos dados de forma simples e descomplicada. Para que você consiga utilizar essas informações em todas as etapas do atendimento ao paciente.


O software odontológico da Clinicorp, conta com uma exclusiva ferramenta de prontuário eletrônico que é integrado ao financeiro do paciente e agenda de consultas com aviso automático de retorno, melhorando significativamente o atendimento prestado.


Além disso, nossa solução de PEP permite o arquivamento de diagnósticos por imagem, arquivos STL e integração a um marketplace interno para prescrição de tratamentos com alinhadores ortodônticos diretamente para a indústria, tudo em uma única plataforma.


Converse com um de nossos consultores e descubra mais sobre os benefícios exclusivos de quem utiliza o software odontológico da Clinicorp para revolucionar a gestão da sua clínica odontológica.



Conclusão


O prontuário eletrônico é sem dúvidas, uma ferramenta que oferece diversas vantagens aos profissionais de odontologia, fazendo grande diferença na rotina de trabalho.


Além disso, é uma ferramenta muito melhor que utilizar pilhas de papel, sendo fácil de usar e visualizar, oferecendo total segurança com o armazenamento digital. Esse é um fator importante, visto a responsabilidade do cirurgião-dentista em guardar todas as informações do paciente.


Assim, este tipo de documento vem ganhando cada vez mais adesão dos profissionais por facilitar o registro das informações e resolver um problema antigo: o espaço físico do consultório pode ser otimizado sem a necessidade do armazenamento físico dos dados.





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