Gestão de consultório: como fazer e a importância de um software odontológico para o sucesso
Atualizado: 28 de mar.
A gestão de consultório odontológico, quando feita de forma organizada e eficiente, pode ser um fator determinante para a otimização de processos e resultados, assim como para alavancar o crescimento do negócio.
A falta de organização e de processos básicos pode tornar a gestão de consultório odontológico em um grande caos. Assim, entre pacientes insatisfeitos, informações desorganizadas e gastos exacerbados, os problemas gerados podem ser inúmeros.
Se você está enfrentando esse tipo de problema no seu consultório e recorrentemente busca por dicas de gestão de consultório odontológico para melhorar a administração do seu negócio, você está com sorte.
Não deixe de conferir este artigo que preparamos para ajudar você a conquistar eficiência, melhorar a gestão e acelerar o crescimento do seu consultório odontológico.
Neste blog você verá:
Boa leitura!
O que é gestão?
Em resumo, podemos definir gestão como o processo de gerenciamento que se refere a uma série de funções inter-relacionadas. É o meio pelo qual cria, opera e dirige-se uma organização com uso de esforços sistemáticos e coordenados.
Todo esse processo acontece por meio de práticas focadas nos principais eixos do negócio, para que se tenha um melhor funcionamento de todos os setores.
Essas ações, quando realizadas de forma integrada, permitem que o negócio cresça de forma rápida, organizada e eficiente, evitando uma série de problemas, como má qualidade de serviços, falta de recursos e dificuldades financeiras.
Qual a importância de fazer uma boa gestão de consultório odontológico?
Por mais que você ofereça o que há de melhor em tratamentos odontológicos, existe um fator muito importante que interfere diretamente no sucesso do seu negócio, a gestão de consultório odontológico.
Esse é, inclusive, um dos aspectos que mais tira o sono dos profissionais de odontologia, donos de seu próprio consultório. Isso porque a gestão de consultório odontológico é um tema pouco abordado nos cursos de graduação da área da saúde.
Por esse motivo, o dentista gestor tem muitas dúvidas sobre como realizar a gestão de consultório odontológico. E toda essa preocupação faz sentido, pois administrar um negócio de forma eficiente é essencial para mantê-lo saudável financeiramente e ter crescimento.
Entenda um pouco mais a importância da gestão de consultório odontológico nos tópicos a seguir.
Permite seguir um planejamento estratégico baseado em metas
Todo consultório odontológico que esteja pensando em crescimento, precisa estabelecer metas e objetivos de curto, médio e longo prazo. As metas ajudam a entender se o executado corresponde ao planejado, auxiliando na tomada de decisões para chegar até o objetivo pretendido.
E se você fizer a correta gestão de consultório odontológico, é a partir do planejamento estratégico que você consegue organizar e otimizar a redução de custos, utilização de recursos e escolher as melhores estratégias para atrair mais pacientes ou alavancar as receitas, por exemplo.
Confira em nosso Ebook gratuito e exclusivo, como construir o Planejamento Estratégico para Clínicas Odontológicas. Baixe agora mesmo!
Ajuda a construir processos bem definidos
Outro fator que mostra a importância da gestão de consultório odontológico, está ligado à organização e ao desenvolvimento de processos internos. Afinal, um consultório organizado e com processos bem definidos, tem mais chances de conquistar o mercado.
A gestão de consultório odontológico é importante para que você possa criar processos para cada setor da sua clínica, seja na captação de novos pacientes, agendamentos ou na execução dos procedimentos.
Em primeiro ponto de destaque, podemos dizer que a organização chama a atenção dos clientes, pois ela proporciona uma boa experiência e assim, eles recomendam a sua clínica para outras pessoas.
A sua equipe também ganha quando existem processos bem definidos, pois dessa forma todos sabem quais são suas atribuições, responsabilidades e objetivos, além de terem total conhecimento do que deve ser feito para atingirem seus objetivos.
Proporciona um melhor controle financeiro
Uma saúde financeira equilibrada é essencial para a sobrevivência do seu consultório odontológico. Portanto, ter atenção a custos desnecessários, fluxo de caixa desbalanceado e retiradas de recursos sem controle é muito importante.
E ao dar atenção a gestão de consultório odontológico, você conseguirá fazer o controle de todos os recursos financeiros do seu consultório de forma muito mais assertiva, entendo todas as variáveis envolvidas, gerando maior previsibilidade financeira.
Além disso, é o controle financeiro que ajuda a construir uma reserva financeira para situações de emergência ou imprevistos que possam surgir.
Gestão de consultório odontológico: conheça as vantagens
Como vimos no tópico anterior, a gestão de consultório odontológico é extremamente importante para quem deseja ter sucesso neste mercado. Mas além de proporcionar esse diferencial competitivo, a gestão de consultório odontológico traz benefícios como:
Permitir a formulação de um plano de crescimento;
Facilitar a análise das métricas para medir o sucesso do negócio;
Melhorar o gerenciando das finanças;
Permitir a revisão de fornecedores e custos de fornecimento;
Reduzir as taxas de cancelamentos, faltas de pacientes e orçamentos não convertidos;
Otimizar a alocação dos esforços de marketing;
Definir estratégias para educar os pacientes, mesmo quando eles não estão em seu consultório;
Otimizar processos, diminuir as falhas e reduzir o retrabalho;
Entre outros.
Esses são benefícios que permitem melhorar a gestão de consultório odontológicos em aspectos que vão muito além do cuidado com os pacientes. Eles são essenciais para apoiar o sucesso do seu negócio.
Como fazer uma gestão eficiente do consultório?
Fazer a gestão de consultório odontológico pode ser desafiador, mas seguindo algumas dicas que preparamos para te ajudar, garantimos que tudo pode se tornar muito mais simples, confira:
1. Controle as finanças
Um consultório odontológico que vê um fluxo constante de pacientes, mas ainda luta para obter lucro, pode ter problemas com o planejamento e controle financeiro. Logo, fazer um bom controle das finanças da sua clínica odontológica possibilita a você ter mais previsibilidade financeira.
Fazer o gerenciamento dos valores de entradas e saídas do caixa é o primeiro passo para uma gestão de consultório odontológico eficiente. Isso permite avaliar o seu faturamento e definir uma boa margem de lucro, além de determinar a possibilidade de fazer investimentos, entre outros fatores.
É a partir do controle financeiro bem feito, que você poderá estabelecer metas e objetivos econômicos, reduzir custos e otimizar a lucratividade do seu consultório odontológico.
2. Faça uma boa gestão de pessoas
Mais do que oferecer tratamentos inovadores e de qualidade, o seu consultório odontológico deve proporcionar boas experiências ao paciente, o que contribuirá para que ele volte a utilizar os seus serviços e os recomende a outras pessoas.
E um detalhe muito importante é que esse processo começa pela equipe que trabalha com você. O gerenciamento de pessoas é um dos pilares da gestão de consultório odontológico de qualidade.
É importante que você escolha os profissionais certos, alinhados com os valores e objetivos da sua empresa, mas acima de tudo é essencial que você seja um bom líder e saiba mantê-los motivados.
Por isso, ofereça treinamento constante, de feedback sobre as entregas de cada um e mantenha todos atualizados sobre o plano de gestão do seu negócio. Assim, todos estarão na mesma página e engajados em alcançar os melhores resultados.
3. Preste um serviço de qualidade
Se você é gestor de um consultório odontológico, deve estar sempre atento ao mercado e suas novidades. Quais as tendências em equipamentos, tratamentos e recursos mais inovadores? E principalmente, estudar os melhores meios de melhorar o seu atendimento.
É importante que você implante um processo de melhoria contínua, para prestar sempre um atendimento de qualidade aos seus pacientes. Seja oferecendo alguns mimos na recepção, a possibilidade de que ele faça o agendamento online ou ainda, substituindo o molde convencional por um escaneamento digital.
Esses são detalhes que fazem toda a diferença para que você melhore o atendimento aos seus pacientes e se destaque positivamente.
4. Tenha um bom plano de marketing
Definir as estratégias de marketing para dar maior visibilidade a marca do seu negócio, também é uma tarefa da gestão de consultório odontológico. Investir em estratégias de marketing digital pode ser o melhor caminho para atingir bons resultados.
Embora o tradicional boca a boca realizado pelos clientes, ainda seja uma forma eficiente de marketing, não se pode mais sustentar uma clínica sem uma estratégia bem estruturada de marketing. O alcance que essas estratégias têm é muito superior às mídias tradicionais.
Além disso, o marketing digital possibilita um planejamento mais assertivo, baseado em dados previamente analisados. Assim, antes mesmo de “pôr a mão na massa” e divulgar a sua clínica, o que deve ser feito para se alcançar o seu público-alvo.
5. Otimize e automatize seus processos
A tecnologia tem transformado a forma como executamos diversas atividades no nosso dia-a-dia e na gestão de consultório odontológico não é diferente. Otimizar e automatizar os processos de gerenciamento está cada vez mais fácil.
Atualmente, existem softwares de gestão com ferramentas para agilizar o atendimento, facilitar a gestão de pagamento, o acesso às informações e controle de estoque.
Esse tipo de solução apresenta ainda outras funcionalidades, como geração e análise de relatórios em tempo real que ajudam a estabelecer uma gestão mais assertiva e eficiente da sua clínica médica.
Portanto, se você ainda não faz uso desse tipo de ferramenta, considere contratar um software de gestão de consultório odontológico para modernizar a gestão do seu negócio e otimizar a sua rotina e de sua equipe.
Quais são as principais ferramentas de gestão?
Confira a seguir algumas ferramentas de gestão para ajudar você a organizar, planejar e executar uma boa gestão de consultório odontológico:
1. Ciclo PDCA:
O Ciclo PDCA é uma metodologia para a melhoria contínua de produtos, pessoas e serviços. Ele faz parte do que é conhecido como Gestão Lean. O modelo inclui testes de soluções, análise de resultados e melhoria de processos.
Por exemplo, imagine que você possui várias reclamações de pacientes sobre a velocidade de resposta do seu time de recepção. Então, você provavelmente precisará melhorar a maneira como seu time trabalha para manter seus pacientes satisfeitos. É aqui que o PDCA entra em ação.
Vamos explorar os quatro estágios do PDCA em detalhes.
PLAN (Planejar):
No primeiro estágio, você planeja literalmente o que precisa ser feito. O planejamento consiste, geralmente, nos passos que você deve seguir para melhorar processos ou solucionar problemas existentes.
Ou seja, o que é preciso ser feito para melhorar o atendimento na sua recepção?
DO (Fazer):
Após definir um plano de ação, está na hora de agir. Neste estágio, você aplicará tudo que foi considerado durante o estágio anterior.
É essencial que você siga o plano de ação e defina um padrão para a realização das atividades. A padronização é algo que ajudará seu time a aplicar o plano. Certifique-se de que todos conheçam seus papéis e responsabilidades.
CHECK (Verificar):
Aqui, você precisa auditar a execução do seu plano e ver se seu planejamento inicial funcionou. Além disso, seu time conseguirá identificar partes problemáticas do processo atual e eliminá-las no futuro.
Se algo deu errado durante o processo, você precisa analisá-lo e descobrir a causa raiz do problema.
ACT (Agir):
Finalmente, você chega ao último estágio. Anteriormente, você desenvolveu, aplicou e verificou seu plano. Agora, você precisa agir. Aplicar efetivamente as mudanças necessárias como um processo padrão.
Respectivamente, seu modelo PDCA se tornará uma nova linha de base padrão. No entanto, toda vez que você repetir um plano padronizado, lembre de pedir para seu time revisar todos os passos novamente e tentar melhorá-los.
2. Matriz SWOT:
A Matriz SWOT é uma metodologia que ajuda a identificar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças relacionadas a gestão de consultório odontológico.
Ela serve para determinar o que seu negócio tem de melhor, seja internamente ou como diferencial competitivo e aquilo que representa uma ameaça para o crescimento do negócio.
Como fazer uma análise SWOT:
Primeiro, elabore uma matriz de análise SWOT. Ela é uma grade 2x2, com um quadrado para cada um dos quatro aspectos do SWOT, que são (S) Força, (W) Fraqueza, (O) Oportunidade ou (T) Ameaça.
Reúna sua equipe e faça um brainstorming para construir uma lista com observações sobre a posição atual do seu consultório odontológico. Cada vez que você identificar uma Força, Fraqueza, Oportunidade ou Ameaça, anote-a na parte relevante da grade.
Para entender melhor como essa separação funciona, pense nos pontos fortes e nos pontos fracos como fatores internos, relacionados à organização, seus ativos, processos e pessoas. Já as oportunidades e ameaças são fatores externos, decorrentes do seu mercado, da sua concorrência e da economia em geral.
3. Canvas:
O Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas, é uma ferramenta de planejamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes. Ele é dividido em nove blocos que compreendem detalhes como:
1. Proposta de valor: o que seu consultório odontológico oferece para o mercado que realmente terá valor para os clientes;
2. Segmento de clientes: quais segmentos de clientes serão foco do seu consultório odontológico;
3. Os canais: como o cliente compra e recebe seus serviços;
4. Relacionamento com clientes: como seu consultório se relacionará com cada cliente;
5. Atividade-chave: quais são as atividades essenciais para que seja possível entregar a proposta de valor;
6. Recursos principais: são os recursos necessários para realizar as atividades-chave;
7. Parcerias principais: são as atividades-chave realizadas de maneira terceirizada e os recursos principais adquiridos fora do seu consultório, como fornecedores, por exemplo;
8. Fontes de receita: são as formas de obter receita por meio da proposta de valor;
9. Estrutura de custos: são os custos relevantes necessários para que a estrutura proposta possa funcionar
As ideias representadas nos nove blocos formam o conceito do seu negócio, ou seja, a forma como você irá fazer a gestão de consultório odontológico e gerar valor ao mercado.
4. KPI’s - Indicadores Chaves de Desempenho:
As KPI’s, do inglês Key Performance Indicator, conhecidas também como Indicador Chave de Desempenho, são um valor mensurável que demonstra a eficácia com que uma empresa está alcançando os principais objetivos do negócio.
Para definir suas KPI’s você precisa conhecer os objetivos do seu negócio. Para facilitar, siga estas etapas:
Qual é o seu resultado desejado?
Por que esse resultado é importante?
Como você vai medir o progresso?
Como você pode influenciar o resultado?
Quem é o responsável pelo resultado do negócio?
Como você saberá que alcançou seu objetivo?
Com que frequência você revisará o progresso em direção ao resultado?
Por exemplo, digamos que seu objetivo seja aumentar a receita de vendas este ano. Você deve criar uma KPI de crescimento de vendas. Veja como você pode definir o KPI:
Aumentar a receita de vendas em 20% este ano;
Atingir essa meta permitirá que o consultório se torne lucrativo;
O progresso será medido como um aumento na receita;
Melhorando o processo de captação de novos pacientes;
Todo o time está envolvido;
Receita terá aumento de 20% neste ano;
Será revisado mensalmente.
Lembre-se: ao escrever ou desenvolver um KPI, você precisa considerar como esse KPI se relaciona para melhorar a gestão de consultório odontológico. Os KPIs precisam ser personalizados para sua situação de negócio e devem ser desenvolvidos para ajudá-lo a atingir seus objetivos.
Como escolher o melhor software de gestão de consultório odontológico?
Além das ferramentas citadas acima, existe uma outra solução que tem conquistado cada vez mais profissionais de odontologia que buscam otimizar a gestão de consultório odontológico. Estamos falando do software odontológico de gestão.
Esse tipo de sistema é uma solução desenvolvida para otimizar os processos envolvidos na gestão de uma clínica ou consultório odontológico, desde o agendamento de consultas, registros de prontuários e até mesmo o controle das finanças.
Confira a seguir, o que considerar na hora de adquirir software de gestão de consultório odontológico:
1. Opte por um software desenvolvido exclusivamente para clínicas
Para que você tenha sucesso na utilização de um software de gestão de consultório odontológico, é essencial que você opte por um sistema integrado que tenha sido desenvolvido exclusivamente para a gestão de consultórios odontológicos.
Usar uma solução de forma adaptada ou com ferramentas genéricas que não sejam dedicadas para o seu tipo de negócio, podem tornar a sua rotina ainda mais complicada e acabar limitando o crescimento da sua clínica odontológica.
2. Fique atento às indicações de colegas
Para não errar na escolha do software de gestão de consultório odontológico que você for contratar, fique atento às indicações de colegas. Afinal, nada melhor para avaliar a qualidade de um produto do que o feedback de quem já o utilizou.
Então, não deixe de questionar seus colegas de profissão sobre a experiência dele, na utilização do software, se ele entrega o que é prometido e se as principais funcionalidades atendem as necessidades da rotina de gestão de consultório odontológico.
3. Prefira ferramentas com uma interface intuitiva
Vai assinar um software de gestão de consultório odontológico? Opte por uma plataforma que possua uma interface intuitiva e que em poucos cliques disponibilize as principais informações da sua clínica odontológica.
Em um software de gestão, simplicidade e praticidade na jornada de utilização são elementos essenciais. Portanto, fique atento se sua experiência como usuário é agradável e se as funcionalidades cumprem com as necessidades do seu consultório odontológico.
4. Procure ferramentas que contem com maior controle das informações
De nada adianta você assinar um software odontológico para armazenar as informações da gestão de consultório odontológico, se ele não te oferecer um bom controle sobre elas.
Por isso, ao pesquisar por esse tipo de solução, avalie quais são as ferramentas para controle financeiro, cadastro de pacientes e relatórios de análise estão disponíveis. Elas são essenciais para que você consiga otimizar processos e ter ganho de produtividade.
Qual a importância de otimizar a gestão do consultório odontológico?
Você sabe que a rotina de um dentista é frenética e quanto mais processos puderem ser otimizados, melhor. Nesse momento, um software odontológico de gestão pode ser de grande ajuda na melhoria da gestão de consultório odontológico.
Com esse tipo de solução, é possível digitalizar todas as informações, reduzindo drasticamente o uso de papel, além de dar mais velocidade a realização de muitas outras tarefas, como agendamentos, preenchimento da ficha de anamnese odontológica, arquivamento de diagnósticos, entre outras.
E que tal começar com a Clinicorp? Nossa solução de gerenciamento para consultório odontológico oferece ferramentas incríveis de gestão que automatizam processos, otimizam tarefas e oferecem relatórios financeiros detalhados.
Conte ainda com uma plataforma financeira robusta e um gateway de pagamentos completo que permite realizar cobranças com cartão de crédito, débito, boleto, planos de recorrência, link de pagamentos e muito mais.
Oferecemos ainda implementação personalizada e gratuita, suporte contínuo e planos de assinatura de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, solicite uma demonstração.
Por que a Clinicorp é o melhor software de gestão para clínicas odontológicas?
Escolher o software de gestão ideal para sua clínica odontológica é crucial, e o Clinicorp se destaca como a escolha perfeita.
Desenvolvido para atender às necessidades específicas de consultórios odontológicos, o Clinicorp oferece um leque de recursos que vão desde o agendamento de consultas até a gestão financeira, proporcionando uma administração completa e eficiente.
A interface do Clinicorp é intuitiva e fácil de usar, ideal para quem não tem muita afinidade com tecnologia, significando que sua equipe possa aprender a usar o sistema rapidamente, garantindo uma transição suave e eficaz para esta nova ferramenta.
Além disso, com o Clinicorp, gestores ganham um controle total sobre as operações da clínica, monitorando o financeiro com mais praticidade e analisando métricas chaves de forma mais assertiva. Dessa forma, é possível aplicar, com mais eficiencia, uma gestão em tempo real e baseada em dados concretos.
Entretanto, reconhecemos a importância da automação para a eficiência operacional, e o Clinicorp se destaca nesse aspecto com ferramentas avançadas que automatizam tarefas rotineiras, liberando sua equipe para focar em atividades estratégias que realmente importam - Cuidar dos seus pacientes.
Além de fornecer um software excepcional, a equipe da Clinicorp oferece um suporte personalizado e contínuo, desde a implementação até o treinamento, assegurando que você aproveite ao máximo a plataforma.
Ao escolher o Clinicorp, você está investindo em uma solução eficaz e confiável que otimiza a gestão da sua clínica odontológica e impulsiona o sucesso do seu negócio.
Conclusão
A gestão de consultório odontológico, quando bem executada em todos os seus detalhes, garante que o melhor atendimento seja entregue aos pacientes, além de permitir que o negócio cresça de forma eficiente e sustentável financeiramente.
E por mais que os desafios em realizar isso da forma correta sejam inúmeros, os recursos tecnológicos disponíveis nos softwares de gestão de consultório odontológico vieram para auxiliar você a ter mais controle e organização sobre a gestão, estoque, agendamentos e muitas outras informações.
Assim, a gestão de consultório odontológico bem trabalhada em conjunto com os recursos tecnológicos, otimizam a sua rotina, dando mais segurança para você e sua equipe aumentarem a produtividade interna e o nível de satisfação dos clientes.
Se você está interessado em conhecer mais sobre como o Clinicorp pode ajudar a otimizar a gestão da sua clínica odontológica, entre em contato com nossos especialistas hoje mesmo.
Preencha nosso formulário para agendar uma conversa e descubra como nossa plataforma pode impulsionar a eficiência e o sucesso do seu consultório.
