Software Odontológico: como escolher o ideal para a gestão da sua clínica
Atualizado: 31 de mar. de 2023
Um software odontológico completo e eficiente torna a vida do dentista muito mais fácil, automatizando processos e otimizando os resultados da sua clínica.
Sem um software odontológico, gerenciar uma clínica pode ser uma grande dor de cabeça, visto que os profissionais não têm o tempo necessário para realizar o acompanhamento adequado de todos os processos gerenciais.
Agendamentos, cobranças, controle de estoque, marketing, entre outras, são atividades muito importantes no gerenciamento de um consultório e normalmente recebem pouca atenção entre um atendimento e outro.
Por isso, escolher um bom sistema para consultório odontológico pode ajudar o dentista a conciliar de forma organizada, o atendimento aos pacientes com a execução dos processos gerenciais da sua clínica odontológica.
Se você está nesta busca, saiba que escolher a ferramenta de gestão certa não precisa ser uma tarefa assustadora. Preparamos este conteúdo para ajudar você a decidir qual o sistema odontológico ideal para sua clínica odontológica.
A seguir, você verá:
O que é um software odontológico?
Os processos e documentos que envolvem a rotina diária de uma clínica odontológica, não podem estar desorganizados e ao acaso, se o profissional deseja ter crescimento e sucesso.
É essencial que se utilize ferramentas que proporcionem a organização e facilidade de acesso aos dados necessários para guiar a tomada de decisão do profissional, e nesse processo se encaixa um software odontológico de gestão.
Essa ferramenta é uma solução desenvolvida para coletar, armazenar e processar todos os dados que envolvem a gestão de uma clínica, seja no controle de pacientes, informações financeiras, controle de estoque e muitas outras.
Em resumo, um sistema para consultório odontológico é uma ferramenta que reduz o esforço envolvido no gerenciamento de uma clínica, oferecendo diversas soluções que automatizam grande parte das tarefas.
Garantimos inclusive, que após utilizar um software de gestão pela primeira vez, você se perguntará como conseguiu sobreviver tanto tempo, gerenciando sua clínica odontológica sem ele.
Importância de ter um software odontológico na sua clínica
Nos dias atuais, os dentistas são forçados a ter um equilíbrio entre fornecer o melhor atendimento aos seus pacientes e, ao mesmo tempo, permanecerem lucrativos e eficientes.
Além disso, os próprios pacientes têm buscado muito mais que um atendimento odontológico, eles esperam por um consultório moderno e eficiente, processos descomplicados, tempo de espera zero e acesso fácil à suas informações financeiras.
Tudo isso leva a importância de se utilizar um sistema de gestão, que é a solução ideal para manter os clientes satisfeitos e, ao mesmo tempo, ter processos otimizados e uma clínica com alta lucratividade.
A partir daqui, vamos entender melhor como escolher o software odontológico ideal para sua clínica.
Principais funcionalidades de um sistema odontológico
Ao pesquisar e comprar um software odontológico, o principal ponto a se observar é se ele possui uma plataforma intuitiva e fácil de usar na sua rotina diária. Porém, é necessário que você observe também, se ele possui as funcionalidades básicas para otimizar os processos da sua clínica odontológica.
Separamos aqui, algumas funcionalidades básicas, que todo sistema odontológico integrado deve ter:
1. Agenda Inteligente:
A funcionalidade de Agenda Inteligente é essencial para que você se certifique de estar com todos os horários de consulta organizados e não fique com muitos horários vagos, pois isso pode custar muito dinheiro ao seu consultório.
Por outro lado, ela é importante para garantir também, que você não lote o consultório, obrigando os pacientes a esperarem demais, pois assim, a satisfação deles diminuirá drasticamente.
Então, considere que um bom software precisa ter uma agenda completa, de uso rápido e fácil, e principalmente, com lembretes automáticos de consulta, que ajudam a diminuir o número de faltas e atrasos.
2. Aplicativo para profissionais e pacientes:
Outra funcionalidade básica que todo software odontológico deve ter, é um aplicativo Mobile tanto para os profissionais, quanto para os pacientes.
Essa é uma ferramenta muito importante para que você consiga acessar as informações da sua clínica odontológica de qualquer lugar, sem depender do acesso direto a um computador, como a plataforma financeira e agenda de horários, por exemplo.
Já para os pacientes, traz a comodidade de ser um canal de comunicação adicional, além de oferecer acesso a informações de horários de consulta, financeiro e acompanhamento a distância de tratamentos.
3. Diagnósticos Digitais:
As ferramentas de Diagnóstico Digital disponíveis em um sistema odontológico integrado, ajudam você a realizar de forma muito mais eficiente as fases iniciais de um tratamento odontológico.
Muitos deles, oferecem inclusive, a possibilidade de organizar as fichas clínicas de seus pacientes por especialidades e suporte a arquivos de imagem, extensão STL.
4. Plataforma de Pagamentos:
Ao adquirir um software odontológico, a ideia é digitalizar grande parte dos processos na sua clínica odontológica, isso inclui os registros de pagamentos e entradas de caixa vindos de seus pacientes.
Uma boa Plataforma de Pagamentos, que ofereça a possibilidade de integração com os principais meios de pagamento do mercado, como cartão de crédito e boleto, por exemplo, fazendo todos os registros de forma automática, é indispensável.
5. Ferramentas de apoio à gestão:
Ter acesso a Relatórios Financeiros detalhados e Indicadores de Desempenho de forma descomplicada, é outro grande diferencial de um bom sistema odontológico.
Afinal, somente com uma análise correta do seu desempenho é possível ter mais previsibilidade financeira para planejar os próximos passos da estratégia de crescimento da sua clínica odontológica.
Por isso, ferramentas de apoio à gestão são um recurso indispensável quando você adquirir um sistema de gestão para sua clínica odontológica.
6. Integração aos serviços de proteção de crédito:
A inadimplência dos pacientes pode ser uma grande dor de cabeça para uma clínica odontológica, fazendo-a perder dinheiro. Por isso, contar com um software com Integração aos Serviços de Proteção ao Crédito é muito importante.
Essa ferramenta possibilita que consultas e inclusão de CPFs junto aos órgãos de proteção de crédito, sejam feitas de forma rápida e fácil, diretamente pela plataforma do seu sistema odontológico.
7. Ferramentas de apoio ao marketing:
Gerenciar e analisar as campanhas de marketing da sua clínica odontológica pode ser uma tarefa muito mais simples se você utiliza um software que ofereça Ferramentas de Apoio ao Marketing.
Não é difícil encontrar disponível no mercado, sistemas que contem com funcionalidades como CRM para gerenciamento de leads, relatórios de captação e conversão e dashboard de metas para que você consiga analisar a efetividade das suas campanhas.
Afinal, o que avaliar antes de investir em um software odontológico?
Atualmente, existem inúmeras opções de sistemas odontológicos disponíveis no mercado, eles diferem nas funcionalidades que oferecem, alguns são online, outros instaláveis e necessitam de um servidor, são tantas informações que você pode ficar confuso na hora de escolher.
Mas, alguns fatores podem ajudar a avaliar as opções disponíveis e decidir por aquela que atenda melhor suas necessidades. Portanto, avalie os seguintes pontos:
Simplicidade e praticidade
Simplicidade e praticidade na jornada de utilização de um software odontológico é o primeiro aspecto a ser avaliado. Você deve se certificar de que as ferramentas e dashboards sejam intuitivos e de acesso rápido, quanto menos cliques, melhor.
Ao escolher um software, se possível, solicite uma demonstração e fique atento se sua experiência como usuário é agradável e se as funcionalidades cumprem com as necessidades da sua clínica odontológica.
Atendimento e suporte
Como vimos, um bom software de gestão oferece muitos recursos que podem ajudá-lo a desenvolver o crescimento da sua clínica, mas para isso é preciso que você e sua equipe saibam como usá-los.
Atualmente, a maioria dos sistemas odontológicos integrados são comercializados no modelo de software como serviço (SaaS). Assim, a sua experiência como cliente não termina quando você paga a assinatura.
Portanto, avalie o suporte, treinamento e consultoria sobre a melhor forma de usar o software, que são oferecidos pela fornecedora do sistema.
Tecnologia adotada
Quando falamos em software de gestão odontológica, existem muitos modelos de tecnologia que são oferecidos no mercado.
Entre os mais comuns estão o que você precisa comprar uma licença e instalá-lo em seu computador e o modelo de software como serviço (SaaS), onde você paga uma assinatura de forma recorrente e faz o uso do software odontológico online.
Os dois modelos podem oferecer as mesmas funcionalidades e benefícios, porém a primeira necessita de espaço de memória disponível para a instalação no seu computador. Já a segunda funciona de forma online com armazenamento em nuvem, mas com a desvantagem da necessidade de acesso contínuo à internet.
Portanto, avalie qual o tipo de tecnologia adotada pelo desenvolvedor da ferramenta e qual traria mais benefícios de uso para a sua clínica odontológica.
Qual é o custo
Por fim, quando se trata de investir em software online ou instalável, um dos fatores mais importantes de se avaliar, é o custo.
Fatores como se o sistema necessita de um servidor ou é baseado em nuvem, suas funcionalidades, segurança dos dados e se oferece ou não um suporte contínuo, influenciam diretamente nos valores.
Então, considere o valor que o sistema irá agregar à sua clínica, o quanto uma plataforma de qualidade pode aumentar a sua receita e reduzir perdas, e tudo o que irá melhorar o retorno geral do investimento em um software odontológico.
6 Dicas para você escolher um sistema para consultório odontológico
Agora que você já sabe quais são as principais funcionalidades de um bom software odontológico e quais aspectos avaliar durante a escolha do sistema ideal para a sua clínica odontológica, chegou a sua hora de decidir.
Para te ajudar nesse processo de escolha, preparamos 6 dicas incríveis, confira:
1. Procure e dê preferência para um software online:
A maioria dos softwares que são vendidos sob licença e são instaláveis, além de ocuparem a memória do seu computador de trabalho, não oferecem a facilidade do suporte contínuo e nem fazem o backup dos seus dados.
Por isso, ao pesquisar por um sistema para sua clínica, de preferência a um software online, ele conta com a vantagem de não necessitar de instalação, faz o armazenamento e backup dos dados na nuvem e tem suporte contínuo.
2. Escolha um software desenvolvido exclusivamente para clínicas e consultórios
Para que você tenha sucesso na utilização de um software no gerenciamento da sua clínica, é essencial que você opte por um sistema odontológico integrado que tenha sido desenvolvido exclusivamente para clínicas e consultórios odontológicos.
Usar uma solução de forma adaptada ou com ferramentas genéricas que não sejam dedicadas para o seu tipo de negócio, podem tornar a sua rotina ainda mais complicada e acabar limitando o crescimento da sua clínica odontológica.
3. Opte por ferramentas que exibam uma interface intuitiva:
Como vimos anteriormente, um dos principais aspectos a se avaliar na escolha de um software de gestão, é a sua facilidade de uso. Por isso, opte por uma plataforma que possua uma interface intuitiva e que em poucos cliques disponibilize as principais informações da sua clínica odontológica.
4. Escolha ferramentas que contém maior controle das informações
De nada adianta você comprar um software odontológico para armazenar as informações da sua clínica, se ele não te oferecer um bom controle sobre elas.
Avalie quais são as ferramentas para controle financeiro, cadastro de pacientes e relatórios de análise estão disponíveis no sistema odontológico que você pretende usar e se eles são de fácil entendimento e usabilidade.
5. Invista em um software que facilite o atendimento ao o paciente
Um dos principais indicadores de sucesso de uma clínica odontológica é a satisfação dos seus pacientes, e um bom software pode ajudar em uma melhora significativa desse aspecto.
Invista em um sistema de gestão que ofereça funcionalidades que facilitem o atendimento a seus pacientes, como assinatura eletrônica, mensagem automáticas de confirmação de consulta e aplicativo de acesso às informações do paciente, por exemplo.
6. Invista em softwares capazes de gerar relatórios
Dê preferência a softwares que ofereçam ferramentas de acesso a relatórios financeiros e de indicadores de desempenho, para que você consiga avaliar os resultados da sua clínica, projetar investimentos e oportunidades de crescimento de maneira muito mais assertiva.
Qual o melhor programa para consultório odontológico?
Ao selecionar um software odontológico para sua clínica, é importante avaliar quais são as suas necessidades. Cada clínica é uma instituição diferente e tem carências que diferem, seja na gestão do faturamento, agendamento, planejamento de tratamentos ou armazenamento de imagens.
Por isso, o melhor software para clínicas odontológicas é aquele que concentra todas as ferramentas que são extremamente necessárias para o sucesso da sua clínica, além de possuir uma interface amigável e intuitiva que ofereça controle total das informações importantes para que você tenha alta performance.
O software de gestão da Clinicorp integra todos os processos gerenciais de uma clínica odontológica, oferecendo ferramentas que otimizam as tarefas da recepção ao controle de estoque ou do financeiro à sala clínica, com interface de simples utilização e poucos cliques para acessar os dados.
Conheça a Clinicorp e saiba mais sobre como nosso software odontológico tem ajudado milhares de profissionais a otimizarem a gestão de suas clínicas odontológicas.
