Atualizado: 9 de mai.

Descubra como otimizar os resultados da sua agenda com 5 relatórios de desempenho que traduzem o comportamento dos seus pacientes e o que está acontecendo na sua clínica.

No mundo competitivo da odontologia, clínicas sem visão estratégica e que não acompanham o que acontece no dia a dia correm o risco de ficar para trás. Muitas clínicas continuam operando no escuro, sem dados concretos para aproveitar o máximo possível da gestão de agendamentos e definir suas estratégias. Isso pode levar a erros, desperdício de tempo, recursos e impactar negativamente a saúde financeira da clínica.

Em um ambiente dinâmico como uma clínica odontológica, a organização e o controle da agenda são fundamentais para o bom funcionamento do negócio e a satisfação dos pacientes. É aí que os relatórios de desempenho da agenda entram em cena, fornecendo informações valiosas que podem impulsionar o crescimento da sua clínica.

Neste blog, vamos explorar 5 relatórios de desempenho relacionados com uma agenda inteligente e que podem transformar completamente a a maneira de fazer seu planejamento e alcançar seus resultados.

Neste Blog você verá:

• O papel dos relatórios de desempenho na gestão clínica
• 5 relatórios de desempenho da agenda Clinicorp que auxiliam a clínica a se planejar melhor e aumentar os resultados
• Utilize os relatórios de desempenho da agenda clinicorp de forma prática e tome decisões com base em dados reais

Boa leitura!

Leia o blog: Agenda online Clinicorp: reduza o número de faltas e aumente o número de pacientes na sua clínica odontológica

O papel dos relatórios de desempenho na gestão clínica

Com os relatórios de desempenho, você tem uma visão tanto micro quanto macro dos agendamentos da sua clínica por meio de dados e métricas que nortearão decisões mais precisas. Por meio deles é possível aumentar a eficiência, corrigir problemas e ter uma visão mais estratégica para aproveitar ao máximo a gestão de agendamentos.

Os relatórios de desempenho podem identificar horários de pico e ociosos, permitindo que a clínica ajuste a agenda para maximizar a utilização dos recursos. Ao identificar gargalos no fluxo de trabalho, os relatórios de desempenho podem ajudar a reduzir o tempo de espera e aumentar a produtividade do dentista. 

Eles também podem identificar pacientes que cancelam ou faltam em consultas com frequência, permitindo que a clínica tome medidas proativas para melhorar a retenção de pacientes. Os relatórios de desempenho fornecem dados concretos que podem ser os pilares de uma gestão e um planejamento estratégico ideal para seu consultório ou clínica odontológica.

Leia também o blog: Como a análise de dados pode impulsionar as melhores estratégias em sua clínica odontológica

5 relatórios de desempenho da agenda Clinicorp que auxiliam a clínica a se planejar melhor e aumentar os resultados

Sabendo da importância e necessidade de consultórios e clínicas odontológicas terem uma agenda organizada, a Clinicorp desenvolveu uma agenda inteligente que possibilita a geração de relatórios de desempenho para auxiliar em toda a gestão dos agendamentos.

Assim, os pacientes terão maior satisfação no atendimento recebido e consequentemente uma experiência mais completa, retornando para novas consultas e até mesmo indicando o consultório para novos pacientes.

Os relatórios de desempenho e indicadores fornecidos pela agenda do Clinicorp oferecem uma visão clara e abrangente dos processos, além dos principais indicadores da clínica. Além disso, a flexibilidade é uma vantagem, já que todos os relatórios podem ser facilmente exportados e impressos, se necessário, proporcionando uma análise detalhada.

Confira a seguir, cada um dos 5 relatórios de desempenho da Agenda Inteligente da Clinicorp: 

Relatório geral

Os relatórios gerais da Agenda Clinicorp oferecem uma visão abrangente de todos os status da agenda, incluindo confirmações, espera, atendimento, atendido, atrasado e faltoso. Além disso, fornecem opções de filtragem por profissional e por clínica, especialmente útil em casos de múltiplas unidades.

Os relatórios podem ser visualizados diariamente, semanalmente, mensalmente ou em períodos específicos, proporcionando flexibilidade de análise. Importante destacar que todas as informações presentes nos relatórios de desempenho são automaticamente refletidas nos prontuários dos pacientes, garantindo integridade e precisão nos registros clínicos. Confira as vantagens abaixo:

Integração com prontuário: todos os dados do relatório são automaticamente integrados ao prontuário do paciente, garantindo um histórico completo e centralizado de cada atendimento.

Maior controle e visibilidade: a clínica possui uma visão completa da sua agenda e identifica gargalos, oportunidades de otimização e padrões de atendimento.

Melhora na tomada de decisões: é possível basear as  decisões em dados concretos e identificar áreas que precisam de ajustes para aprimorar o fluxo de pacientes e a produtividade da equipe.

Redução de falhas e atrasos: é possível monitorar os atrasos e faltas de pacientes e implementar medidas para reduzir esses índices, otimizando o tempo da equipe e a experiência dos clientes.

Relatório de faltas

O relatório de faltas do Clinicorp é uma ferramenta poderosa que auxilia as clínicas a gerenciarem as faltas de pacientes de forma eficiente e estratégica. Além dos benefícios da Agenda Inteligente, o relatório oferece diversas funcionalidades que contribuem para a otimização do tempo da equipe, a fidelização de pacientes e a proteção da clínica contra processos ou reclamações. 

E o melhor, as ações são refletidas diretamente no prontuário do paciente. Confira alguns benefícios:

Visão detalhada: permite visualizar as faltas por diferentes critérios, como período (semanal, mensal, diário), profissional e categorias de consulta (avaliação, ortodontia e entre outros).

Ação rápida: facilita a identificação de pacientes que faltaram, possibilitando que a secretária entre em contato o mais rápido possível para realizar a remarcação.

Atualização automática: as faltas são automaticamente refletidas no prontuário digital do paciente, garantindo um histórico completo e confiável.

Proteção contra processos/reclamações: em caso de cancelamento de tratamento por parte do paciente, o relatório de faltas serve como prova da quantidade de consultas perdidas, auxiliando na defesa da clínica em processos ou reclamações.

Tomada de decisões estratégicas: permite analisar as taxas de faltas por profissional ou especialidade, identificando áreas que precisam de atenção e direcionando ações para reduzir o índice de faltas.

Fidelização de pacientes: demonstra aos pacientes o compromisso da clínica com o acompanhamento do tratamento, contribuindo para a fidelização e a satisfação.

Relatório de categorias

Este relatório oferece uma visualização gráfica das diferentes categorias de agendamentos, tais como avaliação inicial, consulta de emergência e instalação de aparelho, entre outras. As categorias são totalmente editáveis, permitindo que a clínica personalize conforme suas preferências.

Além disso, é possível aplicar filtros por período e clínica, especialmente útil para clínicas com mais de uma unidade. Confira os benefícios abaixo:

Tomada de decisões estratégicas: é possível identificar as categorias com maior demanda e ajustar os recursos de forma estratégica, otimizando o fluxo de trabalho e a produtividade da equipe.

Experiência do paciente: é possível alocar os recursos adequados para cada tipo de agendamento, garantindo um atendimento mais rápido e eficiente para os pacientes.

Identificação de oportunidades: analisar novas oportunidades de crescimento ao identificar categorias com baixo volume de agendamento e desenvolver estratégias para atrair mais pacientes.

Aprimoramento da gestão: é possível monitorar o desempenho de cada categoria ao longo do tempo, identificando pontos fortes e fracos para otimizar a gestão da clínica como um todo.

Relatório de primeira consulta

Os relatórios de primeira consulta fornecem uma visão detalhada dos pacientes que receberam atendimento ou foram agendados para a primeira consulta. Esses relatórios oferecem a flexibilidade de serem visualizados diariamente, semanalmente, mensalmente ou em períodos específicos, permitindo uma análise detalhada do fluxo de novos pacientes.

Além disso, os relatórios podem ser segmentados por clínicas. Um recurso valioso desses relatórios de desempenho é a capacidade de visualizar as respostas dos pacientes sobre como conheceram a clínica. Isso permite uma análise estratégica dos canais de atração mais eficazes, ajudando a direcionar os esforços de marketing de forma mais direcionada e eficiente, e analisar se determinada campanha deu certo.

Veja os benefícios abaixo:

Avaliação da eficácia de Marketing ou campanhas: é possível identificar a eficácia nas campanhas, identificando quais canais estão gerando o maior número de novos pacientes, como campanhas nas redes sociais, ou indicações.

Essa análise direciona seus investimentos para os canais mais eficientes, maximizando o retorno do seu orçamento de marketing, ou entendo se as campanhas estão trazendo resultados.

Identificação de áreas de Melhoria: é possível identificar os dados dos relatórios para identificar áreas que precisam de aprimoramento na clínica, como o processo de agendamento, a comunicação com os pacientes, o atendimento ao cliente ou a infraestrutura da clínica. Essa análise direciona os esforços para otimizar as operações e elevar a qualidade geral dos serviços.

Melhoria da experiência do paciente: ao entender como os pacientes encontram a clínica, a equipe pode adaptar suas abordagens de atendimento e comunicação para melhor atender às expectativas e necessidades dos pacientes, proporcionando uma experiência mais positiva e personalizada.

Planejamento Estratégico Baseado em Dados: com base nos insights obtidos dos relatórios, a clínica pode tomar decisões estratégicas mais informadas relacionadas ao planejamento de marketing, alocação de recursos e desenvolvimento de novos serviços, contribuindo para o crescimento e sucesso geral da clínica.

Clique no link e conheça algumas soluções da Clinicorp que te auxiliam a atrair e converter mais pacientes.

Relatório de conversão sem agendamento

Este relatório oferece informações valiosas sobre pacientes cujos orçamentos foram convertidos, mas ainda não agendaram uma consulta. É possível filtrar por um determinado período, profissional e a data do último agendamento, proporcionando uma visão detalhada para aprimorar a eficiência operacional e maximizar a taxa de conversão. Confira os benefícios:

Aumento da taxa de conversão e receita: a clínica pode converter mais orçamentos em consultas agendadas, identificando pacientes com orçamentos aprovados que ainda não agendaram, pois nem sempre um orçamento aprovado quer dizer que o tratamento foi pago.

Redução do tempo de conversão: é possível diminuir o tempo entre a aprovação do orçamento e o agendamento da consulta, diminuindo o risco de perda de pacientes para a concorrência.

Evita a perda de oportunidades: é possível identificar  e recuperar leads que demonstraram interesse em iniciar o tratamento, mas ainda não agendaram uma consulta.

Identificação de gargalos no processo: ao analisar o tempo médio entre a aprovação do orçamento e o agendamento, a clínica pode enviar mensagens personalizadas para lembrar os pacientes sobre seus orçamentos e incentivá-los a agendar uma consulta.

Utilize os relatórios de desempenho da agenda clinicorp de forma prática e tome decisões com base em dados reais

Ao analisar esses relatórios de desempenho, você pode identificar pontos fortes e fracos, oportunidades de melhoria e tendências do mercado. Com base em dados concretos, é possível tomar decisões estratégicas mais assertivas, otimizando o atendimento aos pacientes e aumentando a lucratividade do negócio. Confira algumas dicas para interpretar corretamente os dados obtidos:

Compreenda o contexto: antes de mergulhar nos números, entenda o contexto do relatório. Qual é o período de análise? Quais são os objetivos específicos? Isso ajudará a interpretar os dados de maneira mais precisa.

Tendências ao longo do tempo: analise as tendências ao longo de vários períodos. Isso pode revelar padrões sazonais, crescimento ou declínio.

Análise de variações: identifique variações significativas nos dados. Por exemplo, por que houve um aumento repentino nas vendas? Ou por que a produtividade caiu em um determinado mês?

Para aproveitar ao máximo os relatórios de desempenho da Agenda do Clinicorp, defina quais informações são relevantes para sua clínica e estabeleça metas claras. Personalize os relatórios de desempenho e crie dashboards para facilitar a visualização e análise dos dados. 

A Clinicorp também oferece treinamentos e suporte para potencializar seus resultados. Veja abaixo algumas sugestões de estratégias para implementar mudanças com base nas informações obtidas:

Avalie a Necessidade de Mudança: antes de tudo, reconheça a necessidade de mudança. Isso pode ser motivado por resultados insatisfatórios, novas oportunidades ou mudanças no ambiente externo.

Planejamento Estratégico: crie um plano detalhado para implementar a mudança. Identifique os recursos necessários, os responsáveis e os prazos.

Monitoramento e Ajustes: acompanhe o progresso da mudança e faça ajustes conforme necessário. Esteja disposto a adaptar a estratégia para garantir que as mudanças ocorram de maneira eficaz.

Para facilitar a visualização de todos os relatórios de desempenho da Agenda Clinicorp, nós indicamos a ferramenta Dashboard Analítico. Com ela, você terá um painel de controle visual completo, que reúne todas as informações importantes, métricas e indicadores da clínica em um só lugar. A visualização de tudo será em tempo real, de uma forma prática e fácil de entender.

Para conhecer melhor essa super ferramenta, clique abaixo e assista ao vídeo:

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Conclusão

Analisar os relatórios de desempenho da agenda é uma estratégia poderosa que pode transformar os resultados da sua clínica odontológica. Ao ter acesso a dados concretos sobre o funcionamento do seu negócio, você pode tomar decisões importantes de maneira mais precisa, otimizar o atendimento aos pacientes e aumentar a lucratividade da clínica.

Além da Agenda Inteligente, o software de gestão Clinicorp, possui diversas ferramentas de atendimento, gestão e financeiras para automatizar a rotina da sua clínica e alcançar resultados acima da média. Com ele, você pode atrair, converter e fidelizar novos pacientes e ter o controle total da sua clínica em tempo real e de qualquer lugar.