Automatização de Processos: o que é e quais os seus benefícios
Atualizado: 19 de mai. de 2023
A automatização de processos é mais uma, das muitas maneiras, que o ser humano criou para otimizar o modo de interagir com tudo ao seu redor. Nesse contexto, surgiram diversas ferramentas pensadas para melhorar e tornar mais eficiente a rotina dos profissionais da saúde, beleza e bem-estar.
Automatizar, por definição do dicionário, significa: prover de máquinas e dispositivos mecânicos ou eletrônicos, para agilizar e otimizar a produção de bens ou prestação de serviços, bem como os processos de execução dessas atividades.
Essa prática tem crescido em diversos ramos, e até mesmo na área da saúde, beleza e bem-estar, por conta de tecnologias especializadas na automatização de processos envolvidos na rotina dos profissionais destes segmentos.
Com essas ferramentas, o dia a dia desses profissionais tem ficado cada vez mais descomplicado e eficiente, com automatização de processos que vão desde o gerenciamento do fluxo de caixa, organização de estoque, cobranças e até mesmo nas confirmações de consulta. Se você deseja saber mais sobre o que é a automatização de processos, seus benefícios e como escolher o modelo ideal para a sua clínica, não deixe de ler este artigo.
Neste blog você verá:
Boa leitura!
O que é automatização de processos?
A automatização de processos é uma metodologia que consiste no uso de ferramentas digitais e automatizadas para a realização de tarefas diárias de uma empresa.
Existem diversos tipos de automação que auxiliam na otimização das rotinas operacionais de todos os tipos de negócio, desde microempresas até grandes multinacionais.
As ferramentas de automação reduzem a ocorrência de erros e aumentam a produtividade das equipes, trazendo melhoria nos resultados e maiores taxas de entrega, além de inúmeros outros benefícios que você descobrirá a seguir.
Quais os benefícios da automatização para as empresas?
Dentre os principais benefícios da automatização de processos, podemos citar a diminuição de falhas e o aumento na produtividade, são apenas alguns dos mais notáveis na rotina das equipes de trabalho.
Essas ferramentas permitem que sua clínica alcance resultados ainda melhores, pois proporcionam maior acesso à informação, redução de erros e custos, além de garantir uma gestão mais segura, eficaz e padronizada. Acompanhe!
Maior acesso à informação
Até mesmo em clínicas pequenas, um banco de dados ou o local onde são armazenados todos os documentos, pode ser um problema, ainda mais quando o registro é feito de forma manual.
Em alguns casos, o problema pode ser bem pior do que apenas organização, como por exemplo, o extravio de documentos importantes.
Com a automatização de processos o problema com para onde vai e quem pode ter acesso às informações, é simplificado e centralizado. A abrangência do uso de uma ferramenta para tal função é incrível, pois vai desde a gestão do fluxo de caixa até o controle de estoque, diminuindo erros e possibilitando uma gestão de dados mais eficaz. Um software de gestão é o exemplo perfeito de uma dessas soluções, pois o mesmo pode ser usado para analisar indicadores de crescimento, como a produtividade das equipes e da clínica e armazenar com segurança todos os dados importantes para o seu negócio.
Redução de custos
Esse é um dos mais notáveis benefícios da automatização de processos e que mais chama a atenção dos profissionais, pois papéis em pastas de arquivos ou até mesmo algo moderno como computadores para armazenamento digital, tornam-se obsoletos com a possibilidade do armazenamento em nuvem, oferecido por diversos sistemas de gestão. O custo de diversos materiais de escritório, que antes eram despesas fixas, passaram a ser um valor que pode ser investido em outras ferramentas para melhorar a produtividade e impulsionar os resultados da sua clínica.
Possibilita uma gestão segura e eficaz
A implementação de processos automatizados garante que diversas atividades ganhem um gás na produtividade, possibilitando ao gestor acompanhar de perto o desenvolvimento de cada ação executada na clínica ou consultório.
Logo, a automatização de processos garante maior segurança e eficácia em todas as entregas e etapas de gerenciamento do negócio.
Aumenta a produtividade
Como uma estratégia para o crescimento, a automatização de processos, é a melhor escolha. Com diversos processos burocráticos e repetitivos automatizados, fica muito mais simples a execução de atividades ligadas diretamente ao cerne da eficiência do negócio. Em um panorama, a rotina de processamento, armazenamento e coleta de dados automatizada, facilita, e muito, todas as demandas, otimizando o tempo e esforço de todos os integrantes da sua equipe de atendimento.
Padronização das tarefas
Tarefas padronizadas tornam-se a “régua de qualidade” para os processos e entregas de uma clínica de sucesso, garantindo um controle maior na execução de tarefas diárias.
Com todas as tarefas padronizadas, sua equipe passa a ter muito mais confiança na qualidade das entregas.
Automação de processos: quais são os tipos?
As mudanças que os últimos anos trouxeram, tornaram o sonho de empreender algo um tanto quanto complexo e repleto de preocupações. Foi por isso que metodologias como a automatização de processos ganharam força, visando facilitar e melhorar a eficiência na rotina de gerenciamento das empresas. Existem possibilidades quase que infinitas no mercado de ferramentas de gestão automatizadas, tornando a escolha uma tarefa não tão simples, quanto a proposta de simplificar que as mesmas oferecem.
Confira a seguir, os principais tipos de automação de processos mais comuns utilizados em diferentes segmentos de mercado:
Vendas
No quesito de vendas, o processo pode ser parcial, como por exemplo empresas SaaS, que além do software de automatização, oferecem especialistas para garantir o sucesso do cliente, conhecido como automação high-touch.
Um bom exemplo desse tipo de serviço são os softwares de gestão, que muito provavelmente você utilize na sua clínica, além de ferramentas de automatização, eles dispõe de especialistas auxiliando na implementação e utilização da plataforma.
Já no modelo totalmente automatizado, o no-touch, o processo é feito sem nenhuma interação do cliente com o vendedor, e nesses casos, um e-commerce é o maior exemplo desse tipo de automação.
Marketing
Feito diretamente de plataformas voltadas para esse segmento, a automatização de processos de marketing visa criar oportunidades (leads), nutrir e reter clientes de uma empresa por meio de um fluxo de nutrição personalizado.
Um exemplo são as plataformas de disparo de e-mail marketing, onde é possível criar fluxos com disparos automáticos de comunicações em etapas específicas de interação com o seu público.
Composição de contratos
Os sistemas voltados para a automatização de contratos geram, arquivam e realizam o controle da validade jurídica desses documentos, oferecendo também a opção de validação através de assinaturas eletrônicas.
Esse tipo de solução acaba trazendo praticidade e facilidade na hora de redigir os seus contratos de prestação de serviço, garantindo segurança tanto para você quanto para os seus pacientes.
Relacionamento com o cliente
As Centrais de Relacionamento com o Cliente são ferramentas criadas para otimizar o contato da empresa com seus clientes, criando experiências cada vez mais personalizadas.
Esse tipo de ferramenta visa descomplicar as interações com os seus pacientes, automatizando, de forma humanizada, diversas etapas de contato com eles na manutenção do relacionamento a longo prazo.
Como escolher o melhor modelo de automação para sua empresa?
Como citei acima, um dos primeiros passos para escolher o melhor modelo de automação para a sua clínica é definir quais processos devem e podem ser automatizados.
Ao fazer essa análise, você pode acabar notando que grande parte dos processos de gerenciamento do negócio podem ser automatizados, bem como tarefas no agendamento de consultas, cobrança e conciliação bancária e até mesmo na fidelização de pacientes.
Nesse sentido, fica a seu critério decidir onde deseja investir. Para otimizar os resultados e poupar recursos, busque entender onde é preciso desenvolver maior padronização e se um software completo e que automatize diversos processos de uma vez, não é a solução ideal para esse desafio.
Quais processos automatizar?
Assim como no processo de escolha do melhor modelo de automatização de processos, decidir quais processos automatizar depende muito das necessidades e capacidade de investimento em novas tecnologias, que a sua clínica possui.
Uma alternativa viável e que contribui de forma rápida para o crescimento do seu negócio, é investir em um sistema de gestão automatizada.
Essas soluções, em sua maioria, tendem a ser ferramentas completas, com ferramentas que automatizam do agendamento de consultas ao preenchimento e armazenamento de prontuários, bem como de qualquer etapa da gestão financeira do seu negócio.
O ideal, na hora de tomar essa decisão, é estudar a rotina da sua clínica, levantar todos os processos envolvidos no atendimento de pacientes e gestão do negócio, e assim, definir quais podem ser automatizados e os recursos necessários para tal mudança.
Se você está passando por essa situação e não consegue decidir qual ferramenta melhor se encaixa nas suas necessidades, não deixe de conhecer o software de gestão da Clinicorp, uma solução completa com todas as ferramentas que você busca para automatizar processos de toda a sua clínica ou consultório.
Conclusão
Investir na automatização de processos é uma aposta certa no sucesso do seu negócio.
Essa metodologia, como já foi explicado, traz diversos benefícios, desde a melhoria na qualidade das entregas até o aumento da produtividade da sua equipe e satisfação dos seus pacientes.
Como o foco das ferramentas de automação é melhorar a eficiência na execução das tarefas, você poderá analisar resultados e desenvolver diferentes estratégias para superar quaisquer dificuldades que estejam atrapalhando a evolução do seu negócio.
Agora que você conhece todos os benefícios e o que é preciso para colocar a automatização de processos em prática na sua clínica. Conheça também o Split de Pagamentos e como ele automatiza as rotinas de recebimento da sua clínica, parceiros e fornecedores.
