Gestão de Clínica: Como funciona, principais erros e 9 dicas

Saber como fazer uma correta gestão de clínica de estética ajuda a melhorar a eficiência dos processos, otimizar resultados e alavancar o crescimento do negócio.

Descubra como melhorar a gestão e acelerar o crescimento do seu negócio.

A má gestão de clínica de estética pode tornar a sua rotina caótica. Entre pacientes insatisfeitos, informações desorganizadas e gastos desnecessários, os problemas gerados podem ser inúmeros e tornar tudo um grande desafio.

Mas fique tranquilo, a gestão da sua clínica não precisa ser assim e, na verdade, nem deve. Combinado?

Por isso, se você está constantemente entre o caos de gerenciar a sua clínica e atender os pacientes, não deixe de conferir algumas dicas que preparamos para ajudar você a manter a eficiência, melhorar a gestão e acelerar o crescimento do seu negócio.

Como funciona a gestão de clínica estética?

Por mais que a clínica ofereça o que há de melhor em procedimentos estéticos, existe um fator muito importante que interfere diretamente no sucesso do negócio, a gestão.

Entender como administrar uma clínica de forma eficiente é essencial para ter crescimento.

Esse é inclusive um dos aspectos que mais tira o sono dos profissionais de estética. Isso porque esse é um tema pouco abordado e difundido nos cursos de graduação da área da saúde. Além disso, por esse motivo, o profissional gestor tem muitas dúvidas sobre como realizar a gestão de clínica.

E toda essa preocupação faz sentido, Afinal, entender como administrar uma clínica de forma eficiente é essencial para mantê-la saudável financeiramente e ter crescimento.

E se essa é a sua preocupação. Veja quais são os principais fatores para o bom funcionamento da gestão de clínica de estética:

Planejamento Estratégico e Metas:

Toda clínica que pensa em crescimento precisa estabelecer metas e objetivos de curto, médio e longo prazo. As metas ajudam a entender se estamos no caminho certo, utilizando e tomando as decisões corretas para chegar até o objetivo pretendido.

É a partir das metas que conseguimos visualizar o local em que estamos e onde precisamos chegar.

Já um bom planejamento estratégico abrange diversos aspectos da gestão de clínica, desde redução de custos e otimização de recursos, até a escolha das melhores estratégias para atrair clientes e alavancar as receitas da sua clínica.

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Processos bem definidos:

Outro fator importante para se ter sucesso na gestão de clínica de estética está ligado à organização e o desenvolvimento de processos internos. Afinal, uma clínica organizada e com processos bem definidos, tem mais chances de conquistar o mercado.

A organização chama a atenção dos clientes, traz uma boa experiência e assim, eles recomendam a sua clínica para outras pessoas.

Nesse aspecto, deve-se preocupar com todos os detalhes, desde a pintura das paredes até a abordagem do cliente na recepção. Tudo deve oferecer conforto aos clientes.

É importante ter cuidado com os produtos utilizados, fugindo de produtos de baixa qualidade e padronizando os fornecedores. Observar e controlar a validade dos produtos para não correr o risco de utilizar produtos fora da validade e gerar complicações com os clientes, é essencial.

E por fim, criar processos para cada setor, seja para a execução dos procedimentos estéticos ou atividades administrativas, faz com que cada tarefa possa ser executada de forma mais rápida e fácil.

Controle Financeiro:

A saúde financeira da clínica é essencial para a sobrevivência do negócio. Portanto, ter atenção a custos desnecessários é muito importante, além de definir processos mais otimizados.

O controle de todos os recursos financeiros que a clínica tem a receber e também as despesas fixas e variáveis, dão muito mais previsibilidade na gestão de clínica de estética. É o controle financeiro que ajuda a clínica a construir uma reserva financeira para situações de emergência ou imprevistos.

Agora que você já sabe como funciona a gestão de clínica de estética, vamos ver como estruturá-la.

Como é a estruturação de uma gestão de clínica?

A gestão de clínica consiste em práticas focadas nos principais eixos do seu negócio, e deve ser estruturada de forma que todos os processo sejam centrados no:

• Controle de atendimentos;

• Controle de estoque;

• Controle de pessoal;

• Controle financeiro.

Essas ações somadas integram um fluxo de gestão para que a clínica cresça de forma rápida e organizada. E um profissional pode fazer toda a diferença.

O papel do gestor de clínica de estética:

O gestor é o responsável por fazer o planejamento estratégico, pela determinação das rotinas de gestão e pela avaliação dos resultados da clínica. Essa função pode ser desempenhada por você ou por um profissional especializado, contratado exclusivamente para essa função.

O gestor é o responsável pela estratégia, rotina de gestão e pela avaliação dos resultados da clínica.

O gestor é também quem gerencia os recursos da clínica, sejam eles financeiros, humanos ou materiais, além de responder pelas questões burocráticas e administrativas.

Por isso, na sua rotina, é muito importante dedicar ao menos um tempo a todas essas questões. Esse pode ser um grande desafio, em especial no início do negócio, quando ainda há poucos funcionários e você precisa realizar diversas tarefas..

Porém, atualmente existem soluções como um sistema de gestão, que ajudam gestores de clínicas de todos os portes a otimizar seu tempo, elevar a produtividade e otimizar os resultados.

9 Dicas para executar uma boa gestão de clínica

Fazer a gestão de clínica de estética pode ser desafiador, mas seguindo algumas dicas que preparamos para te ajudar, garantimos que tudo pode se tornar muito mais simples, confira:

1. Esteja atualizado:

Ao se tornar o gestor de uma clínica de estética, você precisa estar sempre atento ao mercado e suas novidades. Quais as tendências em equipamentos, procedimentos e recursos mais inovadores? Como melhorar o seu atendimento?

Afinal, só assim você conseguirá se manter sempre atualizado, oferecendo inovação e o melhor atendimento aos seus clientes, o que pode fazer que você consiga acompanhar ou até mesmo se destacar positivamente da concorrência.

2. Cuide com atenção do fluxo de caixa:

Ter um bom controle do fluxo de caixa da sua clínica de estética possibilita a você, ter mais previsibilidade financeira e controle sobre os recursos financeiros do seu negócio.

Fazer o gerenciamento dos valores de entradas e saídas do caixa é essencial desde o início das atividades para que você consiga avaliar o faturamento e lucro que vem tendo, além de analisar a possibilidade de fazer investimentos, entre outros fatores.

É a partir do controle financeiro bem feito, por meio do fluxo de caixa, que você poderá estabelecer metas e objetivos financeiros, economizar recursos e mapear todos os gastos da sua clínica de estética.

3. Adote estratégias de captação de cliente e da comunicação:

Realizar um bom atendimento é fundamental para que você consiga fidelizar os clientes, mas existem muitas outras ações que você deve realizar para conquistar novos pacientes, que é a etapa mais importante para fazer com que eles cheguem a sua clínica de estética:

• Conheça o seu público-alvo, saiba quem é a persona de seu negócio. Isso é importante para que você consiga direcionar corretamente as suas campanhas de marketing, de forma que atendam as necessidades deles;

• Invista em Marketing Digital, construindo uma boa presença digital nas redes sociais, e alimente-os com conteúdo de qualidade, atraente e relevante que capte a atenção do seu público para sua marca e seus serviços;

• Cadastre sua empresa no Google Meu Negócio, ele é uma ferramenta onde você coloca dados como endereço, telefone, e-mail, horário de funcionamento, entre outros detalhes da sua clínica que aparecem quando potenciais clientes buscam por seu negócio no Google;

• Invista em anúncios pagos na internet, seja no Google ou nas redes sociais, eles permitem que você segmente suas campanhas de forma bem interessante de forma que você atinja seu público-alvo de maneira mais assertiva;

• Crie campanhas sazonais aproveitando datas como o dia dos pais ou das mães, entre outras que apresentam um apelo interessante e são uma ótima oportunidade relevante.

Essas são ações simples, mas que podem trazer bons resultados na atração de novos clientes para sua clínica de estética.

4. Planeje bem a contratação de sua equipe:

Para que toda a sua clínica de estética funcione corretamente e você consiga oferecer um atendimento de excelência aos seus clientes, é essencial montar uma equipe treinada e qualificada para executar as tarefas.

Para isso, você deve ter um bom planejamento na hora de contratar cada novo funcionário para sua equipe. Atente-se em avaliar se ele tem as habilidades necessárias para a função e tem um perfil alinhado aos objetivos e valores da sua clínica.

5. Garanta a segurança dos dados dos pacientes:

Outro ponto muito importante na gestão de clínica de estética é a segurança dos dados, principalmente dos pacientes. Afinal, você registra, armazena e processa dados pessoais de diversos deles, sendo seu dever garantir a privacidade e segurança dessas informações.

Garanta a segurança dos dados da sua clínica e de seus pacientes.

Nesse caso, você pode utilizar um sistema para clínica de estética que fornece ferramentas de armazenamento seguras, onde exista a criptografia de dados e um firewall contra invasores.

6. Contrate um software de automação e gestão:

A tecnologia transformou a forma como executamos diversas atividades no nosso dia-a-dia e na gestão de clínica não foi diferente.

Atualmente, existem softwares de gestão que automatizam processos, por exemplo, para agilizar o atendimento, marcar consultas, facilitar o pagamento e o acesso a prontuários digitais personalizados, entre outras inúmeras funcionalidades.

Esse tipo de solução apresenta ainda outras funcionalidades, como geração e análise de relatórios em tempo real que ajudam a estabelecer uma gestão mais assertiva e eficiente da sua clínica médica.

7. Faça um bom controle de estoque:

A rotina de uma clínica de estética é frenética, e entre fazer a gestão de clínica médica e realizar o atendimento ao paciente, alguns detalhes muito importantes acabam sendo esquecidos. E o controle de estoque de insumos é um deles.

É muito importante que você faça o controle correto dos itens de alto ou baixo giro, isso ajuda na hora de fazer as compras e a evitar problemas como falta de materiais ou itens em excesso que acabam perdendo sua validade.

Para ajudá-lo nisso, um software de gestão integrada pode ser uma ótima ferramenta para realizar esse controle de forma adequada.

8. Utilize ferramentas de produtividade:

Assim como a correria do dia-a-dia na vida do gestor de uma clínica de estética faz com que tarefas sejam esquecidas, ela também causa o acúmulo dessas tarefas. E se esse problema não for resolvido, pode causar atrasos e prejudicar o desempenho do seu negócio.

Dessa forma, para evitar que isso ocorra, uma ótima solução para otimizar a gestão de clínica e manter as tarefas em dia, é utilizar metodologias e ferramentas que auxiliem na sua produtividade.

Ferramentas como o Trello, por exemplo, podem ser aplicadas no controle de atividades de forma individual ou em equipes, centralizando todo controle das tarefas, com organização e dashboards de uso intuitivo e fácil visualização.

9. Prepare sua equipe para prestar o melhor atendimento ao paciente:

Mais do que oferecer procedimentos inovadores e de qualidade, a sua clínica de estética deve proporcionar boas experiências ao cliente, o que contribuirá para que ele volte a utilizar os seus serviços e os recomende a outras pessoas.

Por isso, ofereça treinamento constante para a sua equipe, isso os mantém motivados e sempre prontos a oferecer o melhor na execução das tarefas. Por isso, invista no conhecimento deles, para que eles tenham segurança na hora de tomar decisões assertivas durante o trabalho.

Essa segurança é sentida pelos clientes no momento do atendimento, que se sentem mais confortáveis em estarem ali e realizar os procedimentos na sua clínica.

Quais são os principais erros que atrapalham a gestão de clínica?

Muito além de definir um bom planejamento estratégico para a gestão de clínica de estética e seguir todas as dicas que indicamos acima, é essencial que você evite cometer alguns erros, que podem parecer básicos, mas que atrapalham, e muito, a gestão de clínica.

Acompanhe:

Não ter controle adequado no setor financeiro:

A deficiência no controle financeiro da clínica é um dos principais fatores que levam o negócio ao insucesso e até mesmo à falência.

O controle financeiro é imprescindível para manter a saúde financeira do negócio.

Isso é comum, porque na maioria das vezes, os profissionais dividem seu tempo entre a gestão de clínica e o atendimento ao paciente, dando pouca atenção a alguns detalhes importantes, como a saúde financeira do negócio.

E como já falamos anteriormente, não fazer o controle adequado do fluxo de caixa é um dos maiores erros que se pode cometer. Afinal, esse controle é imprescindível para mensurar os lucros do negócio.

É também através do controle financeiro que todos os gastos são colocados na ponta do lápis, para ser possível prever o futuro financeiro do negócio e se ele está saudável financeiramente.

Não investir no treinamento da equipe:

Nós já falamos anteriormente, uma clínica de estética não sobrevive sem uma equipe bem preparada e qualificada. Afinal, lidar com pessoas requer muito preparo, paciência e capacidade para fazê-las se sentirem acolhidas, quando procuram a sua clínica.

Por isso, é preciso que recepcionistas, secretárias e até profissionais de apoio estejam aptos e engajados em oferecer o melhor atendimento possível aos pacientes.

Esse nível de excelência dos profissionais só é conquistado com muito treinamento. Pois, quando eles sabem exatamente o que deve ser feito, há uma melhora significativa na relação entre os profissionais com os pacientes.

Então, lembre-se, treinamento e capacitação nunca são um gasto, mas sim um investimento no crescimento do seu negócio.

Trabalhar sem metas de gestão:

Estabelecer metas faz parte da vida de qualquer profissional e negócio. Elas são importantes tanto para impulsionar você e sua equipe na missão de promover a saúde e o bem-estar dos pacientes, quanto para buscarem o retorno necessário nas receitas.

Dessa forma, as metas ajudam a definir quantos pacientes podem ser conquistados em um período de tempo, quantos procedimentos você deseja realizar em uma semana, ou ainda, qual o crescimento nas redes sociais que a sua clínica deseja conquistar em um mês, por exemplo.

O importante é que as metas sejam realistas, alcançáveis e estejam alinhadas à realidade da sua clínica de estética. Afinal, seria utópica uma meta de atender mil pacientes em um mês em sua clínica, se a capacidade dos profissionais é de 500, por exemplo.

Não investir em marketing e tecnologia:

Definir as estratégias de marketing para dar maior visibilidade a marca do seu negócio, também é uma tarefa da gestão de clínica. Investir em estratégias de marketing digital é o melhor caminho para atingir esses objetivos.

Embora o tradicional boca a boca realizado pelos clientes, ainda seja uma forma eficiente de marketing, não se pode mais sustentar uma clínica sem uma estratégia bem estruturada de marketing digital. Afinal, o alcance que essas estratégias têm são muito superior às mídias tradicionais, afinal o paciente também se tornou digital.

O paciente está se tornando cada vez mais digital

O marketing digital possibilita um planejamento mais assertivo, baseado em dados previamente analisados. Assim, antes mesmo de “pôr a mão na massa” e divulgar a sua clínica, o que deve ser feito para se alcançar o seu público-alvo.

A importância de um software para gestão da clínica

Como vimos até aqui, o profissional que precisa assim como você, se dividir entre a gestão de clínica, atender os pacientes e cuidar de inúmeras outras tarefas, enfrenta muitos desafios para manter o equilíbrio e qualidade na execução de tudo.

Porém, o que poucos deles sabem, e você provavelmente também não, é que atualmente existem ferramentas como um software para gestão de clínicas que oferecem funcionalidades que ajudam a melhorar o atendimento aos seus pacientes e, ao mesmo tempo, manter o negócio lucrativo e eficiente.

Essas funcionalidades são extremamente importantes na automatização de processos, de forma que você não precise mais realizar manualmente muitos deles, o que otimiza o seu tempo.

Além disso, você tem acesso a ferramentas de gerenciamento exclusivas para acessar relatórios de fluxo de caixa, recebíveis, controle de estoque e muitas outras informações extremamente importantes para que você faça a gestão de clínica adequada.

Tudo isso revela a extrema importância de se utilizar um sistema de gestão nos dias atuais, uma vez que essa solução é ideal para manter os clientes satisfeitos e, ao mesmo tempo, otimizar todos os setores da sua clínica de estética.

O que muda com um software para gestão clínica nas diferentes etapas de atendimento?

Além dos benefícios que acabamos de apontar acima, o uso de um software para a gestão da sua clínica tende a tornar mais bem estruturadas e organizadas todas as etapas de atendimento ao paciente da sua clínica.

Isso porque, um software de gestão fornece informações em tempo real, permitindo que problemas e inconsistências sejam identificados e resolvidos imediatamente, reduzindo as reclamações e insatisfação dos pacientes com atrasos, por exemplo.

Veja ainda, mais benefícios que um software de gestão de clínica oferece nas diferentes etapas de atendimento:

Fluxo de atendimento organizado:

Um fluxo de atendimento organizado ajuda no entendimento dos processos que devem ser realizados desde o momento da entrada até a saída do paciente da sua clínica.

Esse fluxo é o que determina quais são as atividades que cada profissional deve executar, além de apresentar informações importantes sobre o que já foi feito, falhas no atendimento, entre outros pontos.

Para ter um fluxo de atendimento organizado, é preciso o uso de ferramentas que automatizam processos do agendamento da consulta e a finalização do atendimento aos pacientes. Dessa forma é possível reduzir falhas e erros que normalmente acontecem em processos realizados manualmente, como rasuras ao registrar informações do paciente.

Apoio ao Marketing:

Um software para gestão de clínica é também uma ferramenta de apoio ao marketing. Isso porque o cadastro do paciente é uma fonte rica em informações sobre os pacientes, onde é possível avaliar como ele encontrou a sua clínica, se o perfil de paciente atendido corresponde com o seu público-alvo e o padrão de consumo dele, por exemplo.

Um software para gestão de clínica oferece ferramentas de apoio ao marketing.

Além disso, existem outras ferramentas de gestão de clínica que oferecem funcionalidades como um CRM para gestão de leads, anamnese de marketing, entre outras ferramentas muito importantes para você acompanhar e analisar a efetividade das suas campanhas de marketing.

Indicadores de Desempenho:

Os softwares de gestão de clínica disponíveis atualmente apresentam a facilidade de acesso a relatórios completos e detalhados dos indicadores de desempenho da sua equipe e da clínica em geral. Dessa forma, você consegue analisar os pontos de melhor performance, as falhas cometidas, gargalos e oportunidades de melhoria.

Afinal, os indicadores de desempenho são a principal ferramenta para que você consiga avaliar a performance de crescimento do negócio e se tudo está ocorrendo conforme o determinado no seu planejamento.

Previsibilidade de Receita:

A previsibilidade financeira é uma visão aproximada de como será o desempenho financeiro da sua clínica nos próximos meses, ou até mesmo anos. Com ela, é possível prever receitas, despesas e antecipar fatores externos que vão influenciar o caixa do seu negócio, como sazonalidades de mercado.

Com um sistema para gestão de clínica que disponibiliza relatórios de fluxo de caixa, recebíveis futuros e de controle de inadimplência, tudo fica mais fácil na hora de fazer as projeções financeiras e de crescimento da sua clínica.

Assim, será possível fazer um acompanhamento orçamentário eficiente, fator considerado essencial para a previsibilidade financeira.

Conheça um sistema para auxiliar na gestão da sua clínica

Agora que você conhece a importância que a gestão de clínica tem na performance de crescimento de um negócio e como um software pode ajudar nesse processo, você deve estar se perguntando qual o sistema ideal para auxiliar na gestão da sua clínica, correto?

Bem, para tomar essa decisão, é importante avaliar quais são as suas necessidades, afinal, cada clínica tem carências que diferem, seja na gestão do faturamento, agendamento, planejamento de tratamentos ou armazenamento de imagens.

A melhor opção, será sempre aquele que concentra todas as ferramentas que são necessárias para o sucesso da sua clínica, além de possuir uma interface amigável e intuitiva que ofereça controle total das informações importantes para que você tenha alta performance.

O software de gestão de clínica da Clinicorp integra todos os processos gerenciais de uma clínica de estética em uma única plataforma, oferecendo ferramentas que automatizam as tarefas da recepção ao controle de estoque, otimizando o seu tempo e proporcionando a economia de recursos.

Além disso, oferece funcionalidades exclusivas para o controle financeiro, como fluxo de caixa digital, dashboards para acompanhamento de metas e relatórios gerenciais detalhados com as informações mais importantes para que você planeje cada passo rumo ao sucesso do seu negócio.

Conclusão

A gestão de clínica de estética, quando bem executada em todos os seus detalhes, garante que o melhor atendimento seja entregue aos clientes, além de permitir que o negócio cresça de forma eficiente e sustentável financeiramente.

E por mais que os desafios em realizar isso da forma correta sejam inúmeros, os recursos tecnológicos disponíveis nos softwares de gestão vieram para auxiliar o profissional a ter mais controle e organização sobre a gestão financeira, estoque, agendamentos e muitas outras informações.

Assim, a gestão de clínica bem trabalhada em conjunto com os recursos tecnológicos, otimizam a rotina da sua clínica, dando mais segurança para você e sua equipe aumentarem a produtividade interna e o nível de satisfação dos clientes.