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Recepção de Clínica de Estética: como organizar de forma correta

Atualizado: 4 de jul. de 2023

Na recepção de clínica de estética, oferecer diferenciais desde o primeiro contato com o paciente é essencial para largar na frente da concorrência. Por isso, preparamos algumas dicas sobre como deixar esse ambiente muito mais agradável para os seus pacientes e organizado para sua equipe.

mulher conversa com a paciente na recepção de clínica de estética
Como organizar corretamente a recepção de clínica de estética?

A maioria dos pacientes sabe que tem um número crescente de opções de serviços à sua disposição, o que faz com que um bom atendimento na recepção de clínica de estética raramente seja suficiente para atrair e fidelizá-los.


Logo, independentemente do tamanho da sua clínica, é importante que você não subestime o poder que um ambiente organizado, bem administrado e aconchegante tem para encantar os seus pacientes.


Detalhes como a decoração e a organização da recepção de clínica de estética são tão importantes quanto a qualidade dos seus serviços.


Mas como podemos garantir que a área de recepção esteja de acordo com as expectativas dos pacientes? É o que vamos responder neste artigo, confira!


Neste blog você verá:


Por que a recepção de clínica de estética é tão importante?


Qual é a primeira coisa que seus pacientes veem quando entram na sua clínica de estética? É a recepção, correto? E como diz aquele velho ditado: a primeira impressão costuma ser a que fica.


E quando se trata da recepção de clínica de estética, os pacientes estão mais propensos a reparar em detalhes como pintura das paredes, acabamento dos móveis e conforto das cadeiras enquanto esperam a sua vez de serem atendidos.


Com isso, eles tendem a tirar conclusões sobre a qualidade dos equipamentos e os cuidados da clínica com base em suas observações na recepção.


Existe sujeira pelos cantos? Os pacientes têm maior probabilidade de concluir que os equipamentos não são esterilizados adequadamente, por exemplo.


Para ajudar os pacientes a terem conclusões positivas, é essencial que a primeira impressão seja boa.


Recepção de clínica de estética: gestão e organização


Para que a sua equipe de recepção de clínica de estética consiga trabalhar de forma eficiente, duas coisas são extremamente importantes: gestão e organização. Algumas ferramentas e boas práticas podem ajudar nesse momento, listei as principais abaixo:


Sistema de gestão de clínica de estética


A base de uma rotina de trabalho tranquila e atendimento de qualidade é a organização, tanto de dados quanto de processos. E quando falamos da recepção de clínica de estética ela é ainda mais importante, principalmente para evitar erros e possíveis atritos com seus pacientes.


Para evitar esses problemas, recorrer à tecnologia pode ser a melhor opção, já que existem sistemas de gestão para clínicas de estética capazes de automatizar e simplificar todo o processo do agendamento a documentação de procedimentos.


Além disso, esse tipo de solução oferece diferentes formas de garantir o armazenamento seguro dos dados dos pacientes, possibilitando também acesso remoto por meio do seu smartphone, por exemplo.



Importância de um ambiente aconchegante


Os procedimentos estéticos podem envolver o uso de injetáveis ou outras técnicas que podem deixar o paciente tenso e apreensivo. Nesse sentido, é muito importante inspirar confiança e tranquilidade, criando um ambiente aconchegante e acolhedor, fazendo com que as pessoas se sintam mais à vontade.


Aposte em cores mais suaves para conferir mais calma ao ambiente. Já opções mais vibrantes podem ser usadas em detalhes para trazer mais animação. Essas opções são ótimas para passarem a ideia de saúde, remetendo à beleza e à juventude, ponto de forte desejo dos pacientes.


Limpeza e organização da recepção de clínica de estética


O cuidado com a limpeza e organização da sua recepção de clínica de estética é outro ponto de extrema importância. Afinal, a falta de atenção nesse aspecto pode passar a impressão de desleixo e fazer com que o paciente não confie nos serviços que você oferece.


Defina uma rotina de limpeza e organização e tenha um lugar específico para guardar todos os itens utilizados no dia-a-dia. Atente-se também sobre como isso reflete no comportamento dos seus pacientes, uma vez que um ambiente bagunçado pode prejudicar a experiência deles.


Opções de entretenimento


A recepção de clínica de estética é o espaço onde, muitas vezes, os seus pacientes aguardam para serem atendidos. Por isso, você pode pensar em formas de entreter esses pacientes durante esse tempo, para que eles tenham uma ótima experiência.


Você pode colocar uma televisão, disponibilizar wi-fi ou itens de leitura para que o paciente possa se manter entretido enquanto aguarda. O melhor nisso tudo, é que essas são opções que não precisam de muita manutenção, mas fazem toda a diferença na experiência do paciente.


Saiba como sua clínica de estética pode oferecer um serviço de qualidade


Garantir que os seus pacientes fiquem satisfeitos é a melhor forma de fidelizá-los e fazer com que indiquem seus serviços a outras pessoas. Portanto, prezar pela qualidade do atendimento fornecido na recepção de clínica de estética é essencial.


A seguir, vou explicar definitivamente como você pode encantar seus pacientes com um ambiente de recepção de clínica de estética aconchegante.


Gentileza e Agilidade


Paciente nenhum gosta de ser mal atendido. E pode parecer um absurdo, mas existem lugares em que o atendimento causa a impressão de que os pacientes são um incômodo para os atendentes. Esse tipo de atitude é extremamente prejudicial para qualquer tipo de negócio.


Procure garantir que sua equipe de recepção seja o mais gentil possível com os seus pacientes. Demonstrar felicidade em atender causa maior conforto, além de mostrar que a sua clínica é um ambiente solícito para qualquer dúvida ou problema que o paciente tenha.


Outro ponto de atenção é o tempo para o atendimento, principalmente ao lidar com clientes impacientes. Por isso, procure garantir que ninguém espere por muito tempo. O contato inicial deve ser quase que imediato, já sendo o suficiente para deixar o paciente satisfeito. Para isso, a automatização do atendimento pode ser uma forte aliada.


Organização de documentos


Documentos desorganizados podem ocasionar a perda de informações, atraso em atendimentos, ruídos de comunicação, entre outros problemas. Por isso, na recepção de clínica de estética, a organização de documentos é fundamental.


A fim de evitar esses problemas, investir em ferramentas capazes de armazenar esses documentos de forma segura e organizada, é algo a se considerar. Existem softwares para clínicas de estética capazes de automatizar e simplificar todo o processo de documentação, reunindo tudo em uma única plataforma.


Comunicação clara


Boa comunicação é a base de um atendimento de excelência. Saber como se comunicar, utilizando os pronomes de tratamento corretos e evitando gírias é uma forma de se aproximar do seu público, demonstrando sua autoridade e profissionalismo.


É imprescindível controlar as emoções na hora de lidar com os seus pacientes. Evite alterar o tom de voz e procure falar de maneira clara e em um tom agradável e natural.


Digitalização de processos


Fatores como limpeza, decoração e organização do ambiente precisam de uma mãozinha humana. Mas algo que também vai fazer toda a diferença e melhorar consideravelmente a organização na recepção de clínica de estética é o uso da tecnologia, como softwares de gestão.


Esse tipo de ferramenta proporciona melhorias significativas em diversos processos da sua recepção, permitindo a automatização do agendamento e confirmação de consultas, cadastro de pacientes, atendimento automatizado através de chatbots e diversos outros benefícios.


Todas essas ferramentas permitem que você e sua equipe trabalhem com alta performance, oferecendo atendimento com maior agilidade e eficiência.



5 dicas para decorar a recepção de clínica de estética

detalhes de decoração em uma recepção de clínica de estética com vaso de flores e velas
Dicas para decorar a recepção de clínica de estética.

Confira 5 dicas para caprichar na hora de decorar a recepção de clínica de estética e surpreender os seus pacientes.


1. Móveis para recepção de clínica de estética


Mesa ou balcão? Cadeiras ou sofás? Estilo tradicional ou algo mais moderno? Ao escolher os móveis que vão decorar a recepção de clínica de estética, você precisa considerar não só a estética, mas também a funcionalidade de cada um dos objetos.


Você pode manter um estilo mais moderno e minimalista, mas o conforto é essencial na hora de escolher cadeiras, poltronas ou sofás, tudo pensado na experiência do paciente.


Essas questões são muito importantes ao se planejar a área da recepção de clínica de estética, pois refletem a personalidade da sua marca e podem tornar o ambiente mais agradável e aconchegante.


Portanto, investir em móveis de boa qualidade, confortáveis e duráveis, é fundamental para que a experiência dos pacientes não se torne desagradável.


2. Como pintar a recepção de uma clínica de estética


As cores afetam diretamente as emoções e percepções das pessoas. Na recepção de clínica de estética, tente utilizar cores suaves, como cinza ou verde, para deixar seus pacientes mais confortáveis.


Na decoração desses espaços é importante que você evite cores que estimulam ou causem agitação, como o vermelho. Você pode consultar uma equipe experiente em pinturas ao escolher as cores para evitar uma sensação desconfortável para os pacientes.


3. Iluminação


A iluminação da recepção de clínica de estética deve ser projetada para evitar que o espaço pareça sombrio. Além da iluminação elétrica, considere que sua recepção tenha pontos de entrada para a iluminação natural, como janelas.


O projeto de iluminação da sua recepção deve ser pensado para transmitir uma sensação de naturalidade e aconchego. Uma boa iluminação, além de facilitar a interação com o ambiente, garante que seus pacientes tenham uma visão positiva da sua clínica de estética.


4. Estilo de decoração


Uma coisa é fato, seus pacientes farão julgamentos subconscientes com base no estilo e nos materiais que você usa na recepção de clínica de estética. Alguns materiais, como o vidro e o cromo, podem transmitir uma sensação de frio e dureza aos pacientes. Materiais mais suaves podem transmitir uma mensagem mais favorável.


Um papel de parede com design muito chamativo ou repleto de detalhes pode transmitir aos pacientes a ideia de caos, ou deixá-los ansiosos. Já uma paleta de cores neutras com alguns toques de cor mais convidativos, pode criar um ambiente mais tranquilo.


Pensar nesses detalhes, por menores que sejam, faz toda a diferença na experiência do paciente na recepção de clínica de estética.


5. Controle de Sons


Enquanto aguardam para serem atendidos, os pacientes usam todos os seus sentidos e farão julgamentos com base em coisas que não podem ser vistas, mas sim ouvidas.


Os sons de equipamentos em uso dificilmente são reconfortantes ou agradáveis. O barulho das conversas, mesmo abafados, podem levantar preocupações sobre a confidencialidade para os pacientes que aguardam na recepção de clínica de estética


É importante considerar o uso de paredes com absorção de som e de opções de entretenimento, como uma televisão ou alto-falantes com música para ajudar os pacientes a relaxarem.


O que é necessário para abrir uma clínica de estética?


Agora você já sabe como ter uma recepção de clínica de estética bem estruturada e que te ajude a atender seus pacientes de forma eficiente. Mas, o que é preciso se você está pensando em montar uma clínica de estética do zero, totalmente nova?


Para que tudo corra bem, você precisa de um plano sólido que o ajudará na construção sustentável do seu negócio. Você deve estar atento a detalhes sobre como gerir um negócio, o local ideal, a legislação envolvida, investimentos necessários, entre outros.


Nós sabemos, é bastante coisa e pode parecer complicado e para te ajudar, preparamos uma lista dos principais itens para você abrir uma clínica de estética:



1. Construa um plano de negócio


Começar a empreender em um negócio próprio é realmente empolgante, porém, quando se trata de uma clínica de estética é necessário prudência. Afinal, para que você tenha sucesso em um negócio que seja sustentável e eficiente, você precisará de muito planejamento.


Por isso, na hora de definir como abrir uma clínica de estética, você deve se atentar ao plano de negócio. Esse é o primeiro passo para começar um empreendimento de sucesso e pode ser dividido em algumas etapas principais:

  • Faça uma análise de mercado;

  • Elabore um plano de Marketing, Operações e Financeiro;

  • Faça uma análise de cenários e trace sua estratégia de negócio.

Elaborando um plano de negócio detalhado, abordado os tópicos acima, você tem muito mais segurança e previsibilidade para gerenciar o seu negócio no médio e longo prazo e superar os desafios que surgirem (mesmo se for o caso de uma clínica estética de franquia).


2. Reúna a documentação necessária


Por mais que seja um processo moroso e burocrático, reunir todos os documentos necessários e se adequar a legislação sanitária é uma etapa essencial para que você abra uma clínica de estética.


Você precisa dos documentos e registros de autorização para o funcionamento do seu negócio. Eles definem em qual tipo de empresa e sociedade a sua clínica será registrada, se ela é uma microempresa ou sociedade limitada (LTDA), por exemplo.


Após definir esses quesitos, você deve realizar a abertura de um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, mais conhecido como CNPJ e se inscrever na junta comercial do seu município.


Por fim, você deverá dar entrada no pedido do alvará da Vigilância Sanitária do seu município. Se você não se sentir seguro durante todo o processo e tiver dificuldades, pode contratar uma consultoria contábil que realize toda essa parte burocrática.


3. Escolha o local ideal


A localização da sua clínica tem total importância para que você alcance o seu público-alvo. Por isso, ao pesquisar por locais e na hora de decidir, se faça perguntas como:

  • O local fica em uma área com alto tráfego de pessoas?

  • O local tem transporte público próximo? Acessibilidade é fundamental para que seus clientes cheguem até você.

  • Há estacionamento disponível para seus pacientes? Se não houver estacionamento, isso dificulta o acesso dos clientes.

Esses são fatores determinantes para que seus clientes consigam encontrar a sua clínica e se sintam confortáveis em ir até ela. É importante também, que você verifique se o local está com toda documentação em dia e se atende às determinações da vigilância sanitária.


4. Invista na adequação da estrutura


Invista na estrutura da sua clínica de estética, se necessário, em elementos de organização, uma boa iluminação e decoração são fatores que garantam uma primeira impressão positiva dos seus pacientes, principalmente na recepção de clínica de estética.


Crie um ambiente agradável, seja com uma paleta de cores que passe serenidade, uma boa decoração ou até mesmo colocando plantas no ambiente. Afinal, uma estrutura ruim pode contribuir para a sensação de ansiedade do paciente, gerando uma experiência negativa do atendimento.


5. Escolha seus equipamentos


Escolher os equipamentos necessários para a sua clínica pode ser uma das tarefas mais demoradas. Você vai precisar pesquisar as tecnologias disponíveis, bem como preços e suporte de cada fornecedor.


Procure informações detalhadas de cada equipamento, produtos e tratamentos. Isso é essencial para o seu sucesso e lembre-se de preservar o seu orçamento ao adquirir qualquer equipamento ou produto para sua clínica.


6. Construa uma boa equipe


Comece determinando quantas pessoas serão e a função que cada um irá ocupar. Podem ser esteticistas, coordenadores de atendimento, recepcionistas, assistentes e um técnico responsável, caso você não consiga preencher esse papel sozinho.


Ao entrevistar um candidato procure por habilidades e valores alinhados com a sua clínica e valorize pessoas que desejam aprender e crescer com o seu negócio. Afinal, para ter sucesso, você precisa de uma equipe qualificada, que te ajude a oferecer um serviço de excelência aos seus clientes para que eles voltem sempre.


7. Crie estratégias de marketing


Certifique-se de ter uma boa presença na internet, principalmente nas redes sociais, para que seus futuros clientes consigam te encontrar e se conectar aos seus serviços e até mesmo compartilharem conteúdos sobre eles.


Outra ferramenta de grande importância é o Google Meu Negócio, que permite colocar sua clínica entre os resultados de busca da plataforma e também no Google Maps, para que seus clientes achem sua localização de forma rápida e fácil.


Existem ainda inúmeras outras possibilidades que você pode utilizar para divulgar seus serviços, como parcerias com influencers, anúncios pagos de Google e Facebook Ads, basta você analisar quais serão mais efetivas para os seus objetivos.



Conclusão


Tornar a recepção de clínica de estética um ambiente agradável e aconchegante é essencial para oferecer uma ótima experiência aos pacientes e garantir que eles tenham confiança nos seus serviços.


Já para a gestão do negócio, fatores como organização e otimização de processos proporcionam uma rotina de trabalho mais eficiente para a sua equipe de recepção de clínica de estética, aumentando até mesmo a lucratividade do seu negócio! Por isso, procure investir constantemente em melhorias para agregar valor aos seus serviços e se destacar no mercado.


E se você gostou de saber mais sobre como organizar a recepção de clínica de estética, leia também nosso artigo sobre: Dicas de Estética: prepare sua clínica para se tornar um sucesso!

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