6 maneiras de automatizar sua clínica odontológica
Atualizado: 6 de jul. de 2023
Os consultórios odontológicos se adaptaram rapidamente à realidade da pandemia da COVID-19 e agora estão mais ocupados do que nunca. Felizmente, com a tecnologia certa, os dentistas podem automatizar suas clínicas odontológicas para terem maior eficiência e crescimento.
Com os pacientes começando a chegar novamente e tendo que lidar com novos protocolos de segurança, mesmo com grande parte da população já vacinada, garantir que o resto da operação corra bem não será fácil.
Felizmente, existem maneiras de simplificar as operações por meio da automação de processos.
Automatizar sua clínica odontológica não significa substituir ninguém na equipe. Em vez disso, torna a vida mais fácil para todos os membros dela, pois eles não precisam mais realizar tarefas manuais que exigem muito tempo e podem se concentrar em melhorar as experiências do paciente e, por fim, melhorar os resultados financeiros do negócio.
Neste blog você verá:
Boa leitura!
1. Simplifique o cadastro de pacientes com formulários eletrônicos
Quão eficiente é o cadastro de pacientes da sua clínica? Se envolver uma ferramenta digital, o processo certamente poderia ser melhor. Os formulários eletrônicos otimizam tantas áreas do front office que é quase impossível que alguém se atrapalhe ao configurá-los.
Por um lado, os formulários eletrônicos permitem que os pacientes preencham a maior parte de sua papelada antes mesmo de colocar os pés na clínica. Isso afina as linhas na recepção. Também contribui para um sistema de cadastro bastante eficiente.
E há o fato de que a maioria dos formulários eletrônicos sincronizam automaticamente com o software de gestão da clínica. Isso por si só reduz um tempo considerável do processo de check-in. Também elimina quaisquer erros que possam surgir devido à transcrição de escrita ilegível.
Alguns formulários eletrônicos também podem ser “impressos em dispositivos móveis”, o que é uma maneira sofisticada de dizer que planos de tratamento personalizados podem ser carregados em um tablet, onde os pacientes assinam na hora.
Em última análise, os formulários digitais são a forma mais comum de automatizar sua clínica odontológica.
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2. Aumente a sua presença nas redes sociais
Dominar as redes sociais é um processo de duas etapas. Etapa um: definir quais pontos de venda são os melhores para sua clínica. Plataformas como Facebook e Instagram são obrigatórias. Etapa dois: automatizar o processo.
Muitos dos sites de mídia social possibilitaram que você agende postagens. Isso é inestimável quando se trata de envolver os pacientes de uma forma significativa. Se você “twittar” manualmente, postar no Facebook, acessar o Instagram e publicar algo no LinkedIn, isso consumirá metade da sua manhã.
Programe as postagens do Facebook em um bloco para que você tenha uma trilha de conteúdo. Algumas podem conter programação para uma semana, outras um mês inteiro. O mesmo vale para o Instagram.
Quando se trata de agendamento, existem várias opções. Você pode fazer isso na plataforma Estúdio de Criação do Facebook (ou seja, através do próprio Facebook), com um aplicativo de terceiros, como Mlabs, ou por meio de tecnologias odontológicas específicas que oferecem bibliotecas de conteúdo predefinido.
Você precisa absolutamente das mídias sociais para o seu plano de marketing odontológico. É assim que o marketing é feito na era digital. E para evitar que você enlouqueça, encontre uma maneira de automatizar as postagens.
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3. Melhore a aceitação do tratamento com conteúdo educacional
Pacientes instruídos geralmente são os melhores pacientes. Eles fazem as perguntas certas, estão genuinamente interessados em sua saúde bucal e são os mais abertos a tratamentos eletivos.
Muitas vezes, porém, os pacientes simplesmente não são educados o suficiente quanto a necessidade do cuidado com a saúde bucal. Eles se sentam na cadeira, compreendendo parcialmente os procedimentos de que precisam. E com uma agenda lotada, não há muito tempo que o dentista ou os membros da equipe podem despender na educação.
É aí que o conteúdo educacional odontológico se torna útil.
A transmissão de conteúdos na área de espera, como vídeos explicativos sobre procedimentos, garantirá que seus pacientes tenham todas as informações adequadas para tomar decisões informadas. Crie uma programação pertinente aos tratamentos oferecidos na sua clínica odontológica.
O conteúdo educacional permite que os pacientes pensem sobre seus tratamentos e formulem perguntas antes de se sentarem na cadeira. Quando bem informados, poderão aprender mais sobre os procedimentos de acompanhamento e não serão pegos desprevenidos quando você discutir as próximas etapas do tratamento.
Com o conteúdo certo, sua clínica pode educar os pacientes desde o momento em que eles colocam os pés na porta até quando agendam a próxima consulta.
4. Lance campanhas direcionadas de recall e reativação de maneira oportuna e eficaz
O recall e a reativação são a espinha dorsal de qualquer clínica odontológica próspera. Afinal, é assim que você consegue fidelizar pacientes. O único problema com isso é que as campanhas de recall e reativação bem elaboradas consomem muito tempo.
Você precisa planejá-los com bastante antecedência, interagir com os pacientes por meio de vários canais de comunicação, enviar mensagens em uma variedade de mídias e manter uma cadência adequada.
Uma campanha de recall bem-sucedida pode ter o seguinte cronograma:
30 DIAS FORA DA CLÍNICA:
Conteúdo no Instagram que diz: “O fio dental é bom, mas não é o suficiente”;
2 MESES FORA DA CLÍNICA:
E-mail que diz: "Você deve fazer uma avaliação";
3 MESES FORA DA CLÍNICA:
Mensagem de texto (SMS) que diz: “Não se esqueça de agendar a sua limpeza”;
DATA DE RECALL:
Mensagem de WhatsApp que diz: “Temos um horário disponível!”;
7 DIAS DEPOIS DO RECALL:
Conteúdo no Instagram que diz: “Não deixe de cuidar dos seus dentes”;
14 DIAS DEPOIS DO RECALL:
Mensagem de WhatsApp personalizada com o título “3 motivos pelos quais você precisa de avaliações periódicas”.
3 MESES DEPOIS DO RECALL:
E-mail com a oferta que diz: “Receba brindes exclusivos no seu próximo exame e limpeza!”
Como você pode ver, essa campanha dura 120 dias. Utiliza vários canais de comunicação e não desiste do paciente mesmo quando ele não comparece para a consulta.
Sem automação, uma campanha como essa não é necessariamente impossível, mas certamente não é provável. Afinal, são quatro pontos de contato para apenas um paciente. Imagine todo o tempo e recursos que poderiam ter sido usados em outro lugar se você tivesse que fazer isso manualmente para todos os seus pacientes.
As clínicas odontológicas que usam algum tipo de software de gestão podem colocar mais pacientes na cadeira simplesmente porque executam campanhas de recall e reativação muito mais extensas.
No mundo de hoje, tudo se resume a volume e atingir os pacientes da maneira que eles preferem. O recall manual não é apenas ineficiente, mas também deixa a receita na mesa. Um sistema automatizado é melhor para a sanidade de sua equipe e os resultados financeiros de sua prática.
5. Envie acompanhamentos do plano de tratamento automaticamente
Os acompanhamentos de planos de tratamento automatizados são, talvez, a maneira perfeita de mostrar aos pacientes o quanto você se preocupa com o bem-estar deles.
Considere o seguinte cenário:
Após terminar uma extração, você diz a uma paciente como cuidar de si mesma enquanto está em casa. Enquanto a paciente faz o check-out, um membro da equipe dá a ela uma folha de papel com instruções sobre cuidados.
Então, quando a paciente está voltando para casa, ela recebe um e-mail de acompanhamento seu, novamente apresentando as instruções de cuidados
O que isso faz?
Bem, as instruções iniciais são personalizadas. Eles vêm do dentista, portanto carregam um certo peso.
As instruções impressas reiteram o ponto caso o paciente esteja esquecido ou grogue devido à dor, ou ao medicamento. As instruções enviadas por e-mail garantem que, se o acompanhamento impresso for extraviado, o paciente ainda terá um registro do que fazer em casa.
Ao automatizar os acompanhamentos, você efetivamente garante que os pacientes sejam bem cuidados, mesmo após deixarem seu consultório.
6. Permita que os pacientes façam mais online com um aplicativo do paciente
Fora dos formulários eletrônicos, um aplicativo do paciente é a maneira mais intuitiva e convencional de automatizar sua clínica odontológica. Não difere de todos os outros apps que as pessoas visitam diariamente.
Existem aplicativos de bancos online onde as pessoas verificam suas contas, extratos de cartão de crédito e cartões de recompensa. Como a Amazon, também existem apps de comércio eletrônico onde as pessoas podem lidar com todas as suas necessidades de compras em um só lugar.
O aplicativo do paciente é onde os pacientes podem acessar seu histórico e ver quanto pagaram na última visita. Alguns apps de pacientes permitem até que os pacientes visualizem radiografias e tratamentos anteriores.
Os apps para pacientes fornecem aos pacientes a propriedade de suas contas. Eles se sentem menos perdidos sabendo que, a qualquer momento, podem acessar suas informações. E embora sejam ótimos para os pacientes, os aplicativos para pacientes são igualmente bons para a sua clínica!
Pense em todo o tempo que seu front office economiza por não ter que atender ligações sobre pagamentos ou registros de solicitações. Além do mais, os apps para pacientes aceleram o fluxo de caixa e reduzem os custos associados ao recebimento de pagamentos com cartão de crédito pelo telefone.
A conveniência apresentada aos pacientes é recompensada com mais tempo para se concentrar nas operações do dia-a-dia em sua clínica odontológica.
Texto traduzido do site: revenuewell.com
Você já conhece o aplicativo Clini.me? Ele é o aplicativo do software de gestão para clínicas odontológicas da Clinicorp, para uso exclusivo dos pacientes.
Por ele, seus pacientes podem acessar informações financeiras, agenda de consultas, enviar fotos para acompanhamento de tratamentos à distância, como troca de alinhadores ortodônticos e muitos outros benefícios.
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