Sistema para Clínica de Estética: como funciona e qual a melhor opção
Atualizado: 4 de jan.
Um sistema para clínica de estética é uma ferramenta tecnológica indispensável, que otimiza processos e automatiza tarefas, deixando a rotina de gerenciamento de uma clínica muito mais eficiente e descomplicada.
Um sistema para clínica de estética é uma solução de inovação digital que tem ajudado cada vez mais profissionais gestores de clínicas de estética a lidar com as inúmeras atividades envolvidas na rotina de gestão de um negócio.
O objetivo de um software de gestão para clínicas de estética é otimizar a execução de tarefas como agendamento de consultas, comunicação com os pacientes, controle financeiro e de estoque, gestão de marketing, entre outras.
Logo, esse tipo de ferramenta deixa a rotina de gestão de uma clínica de estética muito mais fácil e descomplicada, o que fez com que a procura por esse tipo de ferramenta crescesse muito nos últimos anos.
No entanto, para que você consiga desfrutar de todos os benefícios que essa ferramenta tem a oferecer, é preciso saber identificar e escolher a solução mais adequada para as necessidades do seu negócio.
Neste post, reunimos os principais pontos que você deve avaliar na hora de escolher um sistema para clínica de estética.
Continue a leitura e confira:
Como funciona um sistema para clínica de estética?
Um sistema para clínica de estética é uma ferramenta digital desenvolvida para otimizar os processos envolvidos na gestão de um negócio em estética, desde o agendamento de consultas, registros de prontuários e até mesmo no controle das finanças.
Atualmente, você pode encontrar sistemas com versões grátis ou pagas disponíveis no mercado, sendo mais comuns as soluções com armazenamento em nuvem, onde todos os dados ficam em segurança na internet e você pode acessá-los há qualquer hora e lugar.
Isso significa que é possível organizar de maneira mais eficiente as informações da sua clínica e de seus pacientes. Indo além, um sistema para clínicas de estética ajuda a eliminar os registros em papel que tornam o seu trabalho burocrático, demorado ou mesmo confuso.
Agora, muito além de mover todos os registros para o computador, um software de gestão otimiza o fluxo de informações. Ou seja, você pode consultar dados dos pacientes, gerenciar fichas clínicas ou conferir a agenda de consultas a qualquer momento.
E o melhor, isso tudo através de uma ferramenta fácil de usar, acessível financeiramente e extremamente ágil na execução dos processos.
Importância de ter um sistema para clínica de estética
Com uma rotina cada vez mais agitada, os profissionais de estética têm encontrado cada vez mais dificuldades em estabelecer um equilíbrio entre fornecer o melhor atendimento aos seus pacientes e, ao mesmo tempo, manterem suas clínicas lucrativas e eficientes.
Os pacientes também estão cada vez mais exigentes em relação à qualidade do atendimento oferecido, tratamentos e protocolos disponíveis, além de esperarem por processos descomplicados, tempo de espera zero e acesso fácil às suas informações financeiras.
Logo, é possível perceber a importância em se utilizar um sistema para clínica de estética, que é a ferramenta ideal para manter os seus clientes satisfeitos e, ao mesmo tempo, ter processos otimizados e uma gestão clínica de alta performance.
Além disso, você terá benefícios, tais como:
Mapeamento dos agendamentos facilitado
Com um sistema para clínica de estética, você pode oferecer aos seus pacientes a facilidade em realizar o agendamento das consultas de forma online, e isso permite que você mapeie todos esses agendamentos de um jeito muito mais rápido e fácil.
Isso porque, com a agenda inteligente de um software de gestão, você acessa e visualiza todos os agendamentos em um dashboard organizado por dia, semana ou mês, por exemplo.
Assim, você verifica o horário das consultas, informações dos pacientes e em alguns casos até mesmo se ele já fez o check-in na recepção da clínica de estética, confirmando a presença para realizar a consulta.
Atendimento aprimorado
Outro benefício que mostra o quanto um sistema para clínica de estética é importante, são suas funcionalidades que permitem que você ofereça um melhor atendimento aos seus pacientes.
Afinal, muitos softwares já oferecem ferramentas como aplicativos para que os pacientes acessem a própria agenda de consultas, informações financeiras, check-in automático na recepção, entre outras inovações que agilizam e melhoram a experiência deles.
Tudo isso, permite que você aprimore cada vez mais o atendimento na sua clínica de estética, tendo pacientes muito mais satisfeitos.
Veja também: Experiência do Paciente: veja como entregar valor aos seus pacientes
Segurança dos dados
Registrar e documentar os dados em caderninhos de papel é uma prática que deve ficar no passado depois que você começar a utilizar um sistema para clínica de estética.
Além de causarem um acúmulo desnecessário de inúmeros arquivos de papel, dificultam a organização e localização das informações, sem contar que a chance de dados importantes se perderem é grande.
Por isso, um sistema para clínica de estética oferece total segurança de dados para o seu negócio, visto que todo o armazenamento é feito de forma online na nuvem, com backup regular que permite que você recupere todas as informações no momento em que precisar.
Controle e aumento da produtividade
Um sistema para clínica de estética tem impacto direto no ganho e controle de produtividade, pois diminui os riscos de falhas e retrabalhos, além de facilitar a execução de diversas tarefas.
Assim, com um maior controle dentro da sua clínica, é possível identificar gargalos e desperdícios operacionais, possibilitando a redução dos custos.
Usando um exemplo prático, vamos supor que você realize o registro do fluxo de caixa de forma totalmente manual.
Quantos valores podem ser registrados errados em pequenos momentos de distração ou por pressa? Muitos, não é mesmo?
Implementando uma ferramenta que faz esses registros de forma automática, você trabalha com mais eficiência e menos ocorrência de erros. Afinal, um acompanhamento do fluxo de caixa eficiente e dinâmico é fundamental para avaliar o desempenho da sua clínica.
Maior previsibilidade financeira
A previsibilidade financeira é a visão aproximada de como será o desempenho financeiro da sua clínica de estética nos próximos meses, ou até mesmo anos.
Assim, é possível prever receitas, despesas e antecipar fatores externos que vão influenciar no caixa do seu negócio, como sazonalidades de mercado.
Um sistema para clínica de estética que entre outras ferramentas, disponibiliza relatórios de fluxo de caixa, recebíveis futuros e de controle de inadimplência, facilita e muito você construir esse cenário.
Pois é possível fazer um acompanhamento orçamentário eficiente, fator considerado essencial para a previsibilidade financeira.
Menos acúmulo de papéis
Com um software de gestão todas as informações da sua clínica de estética ficam armazenadas em nuvem, de forma digital, organizada e segura.
Dessa forma é possível reduzir o número de registros em papel, economizando recursos e desocupando espaços que antes eram tomados por esses arquivos físicos. Além disso, o arquivamento digital diminui o risco de perdas de dados.
Apoio à tomada de decisões
E por fim, um benefício muito valorizado por quem usa um sistema para clínica de estética, é o apoio à tomada de decisões estratégicas na gestão do seu negócio.
O fato é que um bom sistema coleta e disponibiliza dados essenciais para o controle financeiro, clínico e estratégico do negócio. Assim, com essas informações, é possível tomar decisões de forma rápida e com maior tendência a trazer resultados positivos para o negócio.
Veja também: Gestão de Clínica: Como funciona, principais erros e 9 dicas
O que é necessário ter em um sistema para clínica de estética: 7 funcionalidades indispensáveis
Como vimos anteriormente, um sistema para clínica de estética tem inúmeros benefícios a oferecer, no entanto você precisa escolher a solução que atenda às suas necessidades.
Um dos principais pontos a se observar é se ele possui uma plataforma intuitiva e fácil de usar. Porém, é necessário que você observe também, se ele possui as funcionalidades básicas para otimizar os processos da sua clínica de estética
Abaixo, separamos algumas funcionalidades indispensáveis e que todo sistema para clínica de estética deve possuir:
1. Agendamento online
O uso crescente de aplicativos para realizar quase todo tipo de atividade, fez com que muitos pacientes preferiram marcar suas consultas de forma online pelo próprio smartphone.
Assim, contar com um sistema para clínica de estética que ofereça ferramentas de suporte ao agendamento online é essencial e pode aumentar significativamente as suas vendas.
Além disso, com uma ferramenta assim, os pacientes realizam os agendamentos de forma independente e sua equipe gasta menos tempo ao telefone, podendo se concentrar em outras tarefas.
2. Aplicativo para profissionais e pacientes
Outra funcionalidade indispensável que todo software de gestão deve ter, é um aplicativo mobile que sirva tanto para os profissionais, quanto para os pacientes.
Essa é uma ferramenta muito importante para que você consiga acessar as informações da sua clínica de qualquer lugar, sem depender do acesso direto a um computador, como a plataforma financeira e agenda de horários, por exemplo.
Já para os pacientes, um app traz a comodidade de ser um canal de comunicação adicional, além de oferecer acesso a informações de horários de consulta, financeiro e acompanhamento a distância de tratamentos.
3. Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico é um requisito básico e obrigatório que você deve considerar na hora de adquirir um sistema para clínica de estética.
Afinal, ele é uma ferramenta que permite armazenar, organizar e acessar de forma online todas as informações dos pacientes, como o plano de tratamento, ficha clínica ou de anamnese, por exemplo.
O interessante é que o sistema com o qual você irá trabalhar ofereça um prontuário eletrônico, capaz de registrar todo o histórico do paciente e manter essas informações armazenadas com segurança e organização.
Além disso, muitos sistemas para clínicas de estética já oferecem a funcionalidade de assinatura eletrônica, o que facilita muito o processo de validação desses documentos.
4. Plataforma financeira
Ao implementar um sistema para clínica de estética na rotina do seu negócio, o objetivo é digitalizar todos os processos, correto? Logo, isso inclui ferramentas que facilitem o registro de todas as informações financeiras, por exemplo.
Por isso, ao escolher um software de gestão, avalie se ele tem uma plataforma financeira completa. Ela deve integrar os principais meios de pagamento, relatórios de fluxo de caixa, dados das contas a pagar e receber, orçamentos abertos e demais ferramentas de controle financeiro.
Esse tipo de ferramenta dá todo suporte a gestão financeira da sua clínica de estética, integrando os dados e gerando insights que permitem que você tenha muito mais previsibilidade financeira.
5. Integração aos serviços de proteção ao crédito
A inadimplência dos pacientes pode ser uma grande dor de cabeça para a sua clínica de estética, fazendo-o perder muito dinheiro. Por isso, contar com um sistema para clínicas de estética com integração aos serviços de proteção ao crédito é muito importante.
Essa ferramenta possibilita que você consulte e inclua CPF’s junto aos órgãos de proteção de crédito, de forma rápida e fácil, diretamente pela plataforma do seu sistema de gestão.
6. Geração de relatórios financeiros
Ter acesso a relatórios financeiros detalhados e indicadores de desempenho de forma descomplicada, é outro grande diferencial de um bom sistema para clínica de estética.
Afinal, somente com uma análise correta do seu desempenho é possível ter mais previsibilidade financeira para planejar os próximos passos da estratégia de crescimento do seu negócio.
Por isso, ferramentas de apoio à gestão, como relatórios de desempenho detalhados, são um recurso indispensável quando você adquire um sistema para clínica de estética.
7. Ferramentas de apoio ao marketing
Um dos fatores que pode acelerar o crescimento da sua clínica de estética é a forma como você trabalha o marketing. Nesse aspecto, gerenciar e analisar as suas campanhas de divulgação é essencial para que você atinja o seu público-alvo.
Essa pode ser uma tarefa muito mais simples se você utiliza um software de gestão que ofereça boas ferramentas de gerenciamento de marketing, seja na captação de leads ou no relacionamento e fidelização dos seus clientes.
E não é difícil encontrar disponível no mercado, sistemas que contem com funcionalidades como um CRM, relatórios de captação e dashboard de metas para que você consiga analisar cada etapa do funil de marketing e vendas.
Veja também: Marketing Digital para Clínicas de Estética: 7 estratégias para crescer na Internet
Qual o melhor sistema para clínica de estética?
Ao selecionar um sistema para clínica de estética, além de avaliar os recursos apontados acima, é importante considerar as necessidades do seu negócio. Identifique onde a ferramenta será mais importante na gestão da sua clínica.
Dessa forma, o melhor sistema para clínica de estética é aquele que concentra todas as ferramentas necessárias para que você consiga gerenciar a sua clínica com facilidade, contando com todos os recursos de otimização dos processos.
Além disso, opte por uma plataforma que tenha uma interface amigável e intuitiva, com controle total das informações importantes para que você tenha alta performance e consiga atender seus pacientes e gerir seu negócio com mais qualidade.
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Conclusão: vale a pena ter um sistema para clínica de estética?
Atualmente, existem inúmeras opções de sistema para clínica de estética disponíveis no mercado, eles diferem nas funcionalidades que oferecem, se são online ou não, são tantas informações que você pode ficar confuso na hora de escolher.
E tenha em mente que essa é uma ferramenta essencial para que sua clínica de estética cresça de forma organizada e eficiente e para isso você deve optar pela praticidade na jornada de utilização e execução das tarefas.
Por isso, investir nesse tipo de solução não só vale a pena como pode ser o divisor de águas entre o sucesso ou declínio do seu negócio.
