Síntese do artigo
A Bahls Odontologia aumentou o faturamento ao trocar o controle manual pela gestão com dados no Clinicorp.
- Dr. Felipe começou com uma cadeira e autoclave seminovos na garagem de um tio e o primeiro ano morando no sótão da clínica no primeiro ano de clínica;
- A gestão anterior era feita no Google Agenda, com financeiro concentrado no dono;
- Boleto com recebíveis para reduzir a entrada e atender quem não tem limite no cartão;
- O faturamento multiplicou por seis desde a adoção do Clinicorp.
Muitos dentistas investem em especialização, material de ponta e uma clínica bonita. Mesmo assim, o faturamento para de crescer e ninguém sabe explicar por quê.
Quase sempre, a resposta está na gestão. Sem números claros, fica difícil saber onde a receita escapa e o que mudar para aumentar o faturamento da clínica odontológica.
Desde que eu comecei com o sistema, a gente cresceu seis vezes o que faturava.” — Dr. Felipe Bahls, da Bahls Odontologia.
Foi essa a virada da Bahls Odontologia, em Curitiba. O Dr. Felipe Bahls, embaixador da Clinicorp, trocou o Google Agenda por uma gestão guiada por dados, tendo o boleto como meio principal para possibilitar pagamentos flexíveis aos seus pacientes.
Boa leitura!
Como nasceu a Bahls Odontologia?
O Dr. Felipe não escolheu a odontologia só pela profissão em si. O que pesou foi a liberdade que ela poderia trazer. Hoje, pai de gêmeos, ele sempre quis ter tempo para estar presente na vida da família.
O interesse por gestão veio durante a graduação em odontologia, em um estágio. Foi ali que ele conheceu os bastidores de uma clínica, e não só o atendimento. Ele chama esse momento de “o primeiro bichinho da gestão”.
A única coisa que eu sabia é que eu não queria envelhecer atendendo. Eu não me imaginava com 50, 60 anos atendendo.” — destaca o Dr. Felipe.
Recém-formado, virou sócio de uma clínica aos 21 anos. Tempos depois, vendeu sua parte e se mudou para Curitiba.
Lá, enquanto trabalhava em outras clínicas, planejava a própria clínica no papel: quais seriam as cores, o formato dos jalecos, a logo e até a música ambiente. Com o que ganhava, comprava sua primeira cadeira e autoclave seminovos e guardava tudo na garagem de um tio.
O passo seguinte foi alugar uma casa grande, sem nenhum paciente. Nesse mesmo endereço, 8 anos depois, a clínica continua em atividade.
Quando eu vi o valor que era alugar uma casa desse tamanho, sem ter um paciente, eu falei: ‘Cara, eu tenho guardado um mês, e vamos para cima’.” — relembra o Dr. Felipe.
Na época, durante a pintura da casa, ele encontrou um acesso ao sótão, onde morou durante o primeiro ano da clínica. Hoje, ele brinca que se aposentou da odontologia “do mocho” aos 30 anos para se dedicar à gestão.
Para o Dr. Felipe, a odontologia sempre foi um meio para realizar um sonho pessoal.
Leia também: Gestão de consultório: como fazer e a importância de um software odontológico para o sucesso.
Por que a clínica estava estagnada mesmo atendendo bem?
Porque faltava controle sobre os números. Depois do primeiro ano no sótão, a clínica foi ganhando forma. Com parcerias com escolas e igrejas, o Dr. Felipe construiu uma rede de pacientes. A estrutura era boa e o atendimento, de qualidade.
A gente faz vários cursos de especialização, compra o melhor material, atende da melhor maneira, monta uma clínica maravilhosa, porém muitas vezes não sabe de fato o que está nos deixando estagnados.” — conforme destaca o cirurgião-dentista.
Antes do sistema, a rotina era assim:
- Agenda no Google Agenda;
- Prontuário que mal chegava a ser uma anamnese;
- Financeiro em pastas e cheques, concentrado no Felipe e na secretária;
- Pagamento por etapas, sem contrato que garantisse o valor total do tratamento;
- Dependência do limite do cartão do paciente para fechar orçamentos.
Sozinho, cada item parece pequeno. Somados, explicam por que o faturamento não saía do lugar.
O paciente pagava direto para mim ou para a minha secretária. Era o famoso: ‘Ai, já falei com o Felipe, amanhã eu pago’.” — relembra Dr. Felipe.
A virada começou quando ele decidiu trocar esse improviso por um sistema de gestão.
Por onde a Bahls Odontologia começou a organizar a gestão?
Pelo básico. Em outubro de 2020, o Dr. Felipe adotou o Clinicorp. O que o fez escolher essa opção foi a reputação do sistema e a identificação com dentistas que já usavam a ferramenta. A ideia era corrigir, um a um, os pontos que travavam a rotina da clínica.
1. Agenda e confirmação de consultas
Antes, os horários ficavam no Google Agenda, e o controle do dinheiro dependia dessa agenda. O primeiro passo foi levar os agendamentos para o sistema e fazer a Confirmação de Consultas por ali. Assim, cada consulta passou a ter registro e confirmação.
2. Prontuário como proteção da clínica
O prontuário, que mal chegava a ser uma anamnese, também mudou. Com o Prontuário Eletrônico, a equipe passou a registrar orientações, medicamentos e o que foi combinado em cada consulta. Com especialistas diferentes atendendo na clínica, esse histórico virou proteção.
Tudo que rola em cada atendimento, se eu não registro, eu fico vulnerável ao que o meu paciente fala. E, se outro profissional atende, ele não sabe o que eu falei.” — Dr. Felipe comenta.
No dia a dia, é esse registro que dá continuidade ao tratamento, não importa quem atenda, e traz segurança para a clínica e para o paciente.
3. Forma de pagamento formalizada no sistema
Era aqui que morava o “amanhã eu pago”. Agora, a condição combinada com cada paciente fica registrada no sistema, seja pagamento por etapas programado, Pix ou boleto.
No painel de orçamentos, a equipe mostra as opções de parcelamento e desconto antes de o paciente fechar.
Foi nessa etapa que o boleto entrou em cena e, com ele, a maior mudança da clínica.
Como o boleto e os recebíveis viraram o divisor de águas da clínica?
Ao gerar os boletos pelo Clinipay, a plataforma financeira do Clinicorp, a clínica passou a ter recebíveis, ou seja, valores futuros já garantidos. Com isso, ganhou previsibilidade de caixa e uma nova estratégia de venda.
O que me fez ver que eu estava realmente ganhando dinheiro foi quando eu habilitei a função de gerar o meu orçamento por boleto, gerando recebíveis.” — destaca Dr. Felipe.
A descoberta veio no fechamento de um mês, ao lado da secretária. Na tela, ele viu os valores “a receber”, “a considerar” e “disponível”. Foi aí que percebeu que todos os boletos emitidos estavam ali.
A descoberta veio no fechamento de um mês, ao lado da secretária. Na tela, ele viu os valores “a receber”, “a considerar” e “disponível”. Foi aí que percebeu que todos os boletos emitidos estavam ali.
Antes, fechar um tratamento exigia entrada de 30% a 40% ou limite no cartão. Com os recebíveis, o Dr. Felipe reduziu a entrada e fechou mais tratamentos. O caixa pagava fornecedores, laboratório e dental, e o restante voltava para a clínica.
Para ele, os recebíveis são a segurança financeira do dentista. Quem antecipa tudo no cartão não sabe quanto vai receber no mês seguinte. É, nas palavras dele, “como se abrisse um consultório a cada mês”. Se faltar caixa, ainda existe a antecipação de boletos.
Mas o boleto não funciona sozinho. Para afastar o medo do “calote”, a Bahls combina:
- Consulta ao score de crédito do paciente antes de liberar o tratamento;
- Contrato bem alinhado;
- Lembretes de cobrança, com contato personalizado nos casos mais delicados;
- Atendimento bem feito.
É esse conjunto que transforma o boleto em ferramenta de venda, e não em risco. Com ele, a clínica deixou de depender do limite do cartão e passou a atender bons pagadores que antes ficariam de fora.
Não é que exista certo ou errado, mas esse dentista que foca só no cartão está deixando muito dinheiro na mesa.” — recomenda Dr. Felipe.
Segundo os Dados de mercado das clínicas odontológicas do Brasil, da Clinicorp, o boleto já responde por 24,8% dos pagamentos nas clínicas, quase empatado com o cartão de crédito (26,7%). Ou seja, ser dentista no boleto deixou de ser exceção e já faz parte da rotina do setor.
Como o CRC e o Dashboard mostram onde a clínica pode vender mais?
Com os dados no sistema, o Dr. Felipe sabe onde está a receita parada e qual é a força comercial da clínica.
A equipe se divide entre balcão, comercial e campanhas de retorno. Todas trabalham a partir do quadro do CRC, que reúne atividades em atraso, faltas e aniversariantes.
Algumas vezes por semana, ele também abre o quadro. Nele, filtra os orçamentos em aberto por valor, data e período, de 30 dias a 6 meses.
Além de captar gente de fora, eu sei que posso aproveitar melhor o cliente que eu já avaliei e não consegui fechar.” — destaca Dr. Felipe.
O Dashboard Analítico é a função que ele mais usa. Lá, acompanha:
- Fluxo de caixa;
- Previsão de entradas e saídas;
- Taxa de ocupação de cadeira;
- Emissão de nota fiscal;
- Oportunidades de venda, com o valor gerado em avaliações e a conversão da secretária.
Com esses indicadores, ele separa o que é problema de captação do que é problema de conversão. E percebe cedo se a clínica cresce de forma sustentável ou se só aumenta o custo operacional.
Como a clínica deixou de depender do nome do dono?
A Bahls passou a vender a experiência e a equipe, e não só o Dr. Felipe.
Os consultórios são separados por especialidade. Na sala de estética, há cobertor para os dias frios de Curitiba, massageador na cadeira e televisão. A partir da terceira consulta, a gerente acompanha o paciente de perto. Para o Dr. Felipe, essa proximidade é o principal diferencial da clínica.
Depois do atendimento, a secretária envia uma mensagem para saber como foi a experiência. Se houver alguma queixa, a clínica resolve primeiro. Só então pede ao paciente uma avaliação no Google.
Nas redes sociais, a virada foi tirar o foco do dono.
Antes, os pacientes vinham buscar só o Felipe. Chegavam aqui, era outro avaliador, e perguntavam: ‘Cadê o Felipe?’. Isso é uma dor que muita gente passa.” — compartilha Dr. Felipe.
Hoje, o feed mostra secretárias gravando vídeos e dentistas de cada especialidade. explicando seus procedimentos. Uma secretária cuida dos posts e stories, com apoio de uma agência no planejamento e nas gravações. Assim, a marca Bahls ficou maior que o sobrenome do dono.
O que a história da Bahls Odontologia ensina sobre aumentar o faturamento da clínica?
A trajetória da Bahls começou com equipamentos seminovos em uma garagem e um ano morando no sótão. Passou pelo Google Agenda e pelo “amanhã eu pago” até chegar ao sistema odontológico Clinicorp.
Hoje, a clínica usa a Agenda Inteligente e tem o financeiro integrado à Clinipay, a plataforma financeira própria do Clinicorp, que reúne boletos e recebíveis. A gestão da clínica e dos atendimentos passou a ser guiada por dados.
No caminho, ficou claro que, para aumentar o faturamento da clínica odontológica, atender bem não basta: é preciso enxergar os números.
Esse múltiplo de seis veio de controlar melhor o sistema, conhecer melhor a clínica e ter os números mais de perto.” — destaca Dr. Felipe.
E, se o Dr. precisasse resumir o software odontológico em poucas palavras, ele escolheria: segurança, para saber como a clínica está, e clareza. E deixa um alerta para quem ainda depende do controle manual:
Sem um sistema de apoio, o dentista fica vulnerável.” — comenta Dr. Felipe.
Caso você queira assistir à entrevista completa na íntegra, acesse o vídeo no nosso canal do YouTube clicando no link abaixo!
Perguntas frequentes sobre como aumentar o faturamento da clínica odontológica
Abaixo, reunimos algumas dúvidas sobre como aumentar o faturamento da clínica odontológica, com base na história e depoimento do Dr. Felipe Bahls.
Como aumentar o faturamento da clínica odontológica?
Com controle financeiro, pagamento flexível e indicadores acompanhados de perto. Na Bahls Odontologia, segundo o Dr. Felipe, essa combinação multiplicou o faturamento por seis.
Vale a pena aceitar boleto na clínica odontológica?
Sim, desde que haja consulta de crédito, contrato e régua de cobrança. Assim, a clínica atende bons pagadores que não têm limite no cartão.
O que são recebíveis na clínica odontológica?
São valores futuros já garantidos, como as parcelas de boletos emitidos. Eles dão previsibilidade de caixa para planejar pagamentos e investimentos.
Como reduzir a entrada do tratamento sem aumentar a inadimplência?
Consultando o crédito do paciente, formalizando a condição em contrato e acompanhando cada parcela com uma régua de cobrança.
Quais indicadores o dentista deve acompanhar no dia a dia?
Fluxo de caixa, previsão de entradas e saídas, taxa de ocupação de cadeira, orçamentos em aberto e conversão de avaliações em tratamentos.
Assim como o Dr. Felipe, você pode deixar o controle manual para trás e ter segurança e clareza sobre o financeiro da sua clínica. O Clinicorp, software odontológico, já apoia mais de 32 mil clínicas e mais de 200 mil usuários ativos.
