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A importância da secretária de dentista na rotina de um consultório odontológico

A secretária de dentista é responsável por garantir o bom funcionamento do consultório odontológico. Para isso, ela lida com tarefas que vão desde fazer contato por telefone, gerenciar o atendimento na recepção, limpeza e organização das instalações, até o relacionamento pós-consulta.

Secretária de dentista. Close-up da secretária de dentista procurando informações em um computador
Conheça a importância da secretária de dentista para o seu consultório.

O papel dos higienistas e auxiliares odontológicos é frequentemente reconhecido e altamente valorizado. Por outro lado, a secretária de dentista nem sempre recebe o reconhecimento que merece, apesar do papel de grande importância que desempenha em uma clínica odontológica.

Responsáveis por coordenar a agenda do dentista, atender e responder às perguntas dos pacientes e cuidar de inúmeras tarefas administrativas. Essas profissionais são o braço direito do dentista no que diz respeito à gestão do consultório.

E para destacar o papel da secretária de dentista, preparamos este artigo. Nele, vamos mostrar quais suas principais funções, o salário, cursos disponíveis e as habilidades exigidas para o cargo.

Neste blog você verá:

O que faz uma secretária de dentista?

A secretária de dentista está no centro das atividades de um consultório odontológico, o que significa que este trabalho exige versatilidade e capacidade de trabalhar sob pressão para entregar bons resultados.

Geralmente, a secretária é quem realiza tarefas administrativas e operacionais, como atender a ligações, agendar consultas, preencher cadastros de pacientes, monitorar e reabastecer o estoque, pagar contas e muitas outras tarefas necessárias para dar suporte à equipe clínica.

Para conseguirem desempenhar seu trabalho, o ideal é que se destaquem habilidades como boa comunicação, confidencialidade, orientação para atendimento ao paciente, trabalho em equipe, atenção aos detalhes e gerenciamento de tempo. Inclusive, falarei detalhadamente sobre cada uma dessas habilidades ao longo deste texto.

A seguir, explicamos a importância em contar com uma secretária de dentista na equipe do seu consultório odontológico.

Qual a importância de contratar uma boa secretária de dentista?

Todo mundo gosta de ser bem recebido, certo? Seja na casa de um amigo ou até mesmo em uma loja, onde o vendedor trata o cliente de forma gentil desde a entrada. Em uma clínica odontológica, as coisas não são diferentes. Os pacientes esperam um atendimento de qualidade e a secretária de dentista é uma peça extremamente importante para isso.

Entretanto, o papel dessa profissional vai muito além de atender ao telefone ou fazer o agendamento de consultas. A secretária é quem desempenha inúmeras outras funções que auxiliam diretamente o trabalho do dentista, seja na gestão de tempo, finanças e recursos da clínica.

Nesse sentido, é a secretária quem lida com boa parte dos processos administrativos do consultório, possibilitando que o dentista exerça sua função com maior foco e tranquilidade. Por tudo isso, podemos dizer que contratar uma boa secretária de dentista é fundamental para o crescimento e credibilidade do seu consultório odontológico.

Secretária de dentista: quais funções ela exerce?

A rotina de uma secretária de dentista é repleta de responsabilidades e atribuições importantes. Aqui estão algumas das principais funções desta profissional:

Agendamento de pacientes


O sucesso de um consultório odontológico depende muito da capacidade em manter a agenda sempre cheia.

Nesse sentido, a secretária de dentista é a principal responsável pela organização da agenda do consultório. Ela quem deve lidar com o paciente que faltou a consulta e buscar preencher o horário vago com outro nome, cuidar dos reagendamentos, negociar com os pacientes insatisfeitos por não conseguirem um horário e tantos outros problemas.

E por mais que existam modernos sistemas de agendamentos e lembrete de consultas para facilitar esse trabalho, é a secretária de dentista quem faz todo o controle do fluxo de agendamentos do consultório.

Controle financeiro


Como a secretária de dentista está geralmente envolvida em diversos processos administrativos da clínica e, até mesmo, no recebimento dos pagamentos de consultas e procedimentos, ela é fundamental na organização financeira do consultório.

É a secretária, muitas vezes, quem faz o fechamento de caixa diário, cuida das contas a pagar e a receber e está sempre de olho no controle do fluxo de caixa. Por isso, podemos dizer que, em alguns casos, ela tem mais conhecimento sobre o controle financeiro da clínica do que o próprio dentista.

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Atestados, orçamentos e cartões de aniversário


Outra tarefa presente na rotina da secretária de dentista é a emissão e gerenciamento de atestados e orçamentos. No caso dos atestados, quando solicitado pelo paciente, ela cuida de toda a parte de emissão do documento, coleta a assinatura do dentista e entrega ao paciente.

Para os orçamentos, desde que a secretária tenha conhecimento dos valores dos procedimentos odontológicos, ela pode desempenhar a função de fornecê-los aos pacientes e até de negociar as formas de pagamento para que eles escolham o seu consultório.

Por fim, como uma estratégia para estreitar o relacionamento com os pacientes, a secretária de dentista é a responsável por enviar cartões de aniversários e felicitações em datas comemorativas. Essa é uma atividade que pode ajudar e muito na fidelização dos seus clientes.

Auxiliar o dentista


Na rotina de um consultório odontológico, como dentista seu principal papel é tratar e cuidar da saúde dos pacientes. E muitas vezes, por questões lógicas de tempo, existem algumas atividades essenciais para o desenvolvimento do negócio, que você não consegue executar.

Nesse sentido, a secretária de dentista desempenha funções que dão suporte direto ao seu trabalho, como gestão de agendamentos, controle do fluxo de pacientes, negociação com fornecedores e reposição do estoque, pagamentos de contas, entre outros processos gerenciais importantes.

A secretária tem, portanto, o papel fundamental de auxiliar o dentista a lidar melhor com a rotina de trabalho.

Manutenção do fluxo de clientes


Eu citei anteriormente, o papel que a secretária desempenha em manter a agenda do consultório sempre cheia. Para reforçar essa afirmação, podemos destacar a participação dela, na manutenção do fluxo de pacientes.

Afinal, é a secretária de dentista quem busca entrar em contato com os pacientes que não comparecem há algum tempo no consultório, tentando aquecer o relacionamento clínica x paciente e assim, agendar uma consulta, nem que seja para uma profilaxia ou check-up da saúde bucal.

Gerenciamento de prontuários


O gerenciamento de prontuários também é uma importante tarefa da secretária de dentista. Ela inclui receber e registrar no software odontológico todos os exames, anamneses, dados de tratamentos já realizados e por fazer, as movimentações financeiras, entre outros dados importantes do paciente.

Manutenção do espaço físico do consultório


Uma última função atribuída a secretária de dentista é cuidar da manutenção do espaço físico do seu consultório odontológico. A secretária é quem deve solicitar ajuda profissional para consertos básicos de equipamentos e instalações do consultório ou agendar serviços de limpeza, por exemplo.

A secretária é responsável também, por cuidar do controle de estoque de insumos e mantimentos, assim como da decoração do consultório. Essa tarefa compreende desde garantir que o consultório tenha água mineral na recepção até, por exemplo, encomendar os materiais odontológicos necessários para os seus atendimentos.

A diferença entre a secretária de consultório e uma recepcionista

Embora, mesmo que muitas pessoas achem as funções semelhantes, existem diferenças na atuação de uma recepcionista de clínica odontológica e uma secretária.

A principal diferença entre as duas profissões é o fato de que uma recepcionista lida com os pacientes, recepcionando-os na chegada à clínica, fazendo uma espécie de atendimento inicial, garantindo que eles estejam satisfeitos enquanto aguardam serem chamados pelo dentista.

Já a secretária de dentista tem como função principal cuidar de questões administrativas do consultório odontológico. E como já apresentamos neste texto, por exemplo, é ela quem negocia com fornecedores, faz a gestão de informações do consultório e de pacientes, além de ter muitas outras atribuições importantes nesse sentido.

Em clínicas odontológicas de grande porte, é comum a distinção de cargos para as recepcionistas e a secretária de dentista. Entretanto, em um consultório odontológico menor, a mesma profissional pode acabar ocupando as duas posições.

Conheça 5 características essenciais de uma boa secretária de dentist

A atuação de uma secretária de dentista é fundamental para o bom funcionamento do consultório, satisfação dos pacientes e até para o seu desempenho como dentista.

Nesse sentido, existem algumas características essenciais que constroem o perfil dessa profissional e que você deve observar na hora de contratá-la. Conheça elas a seguir:

1. Boa comunicação


Como a secretária de dentista está em contato direto com pacientes, outros profissionais da própria clínica e até mesmo de empresas externas, como centros radiológicos e prestadores de serviços, durante sua rotina. É essencial que ela tenha uma boa comunicação.

Por exemplo, ao interagir com os pacientes, é preciso que a profissional adote uma linguagem simples, clara e eficaz, de modo que o paciente se sinta bem atendido. Já ao lidar com outros profissionais, seja da clínica ou externos, ela precisa dominar o uso da linguagem formal e conhecer alguns termos técnicos e expressões usuais da odontologia.

O ideal é que ela mantenha um equilíbrio entre a linguagem formal e a informal, evitando o uso de gírias e termos que demonstrem intimidade. Entender que a boa comunicação acontece quando ela se faz compreendida pelo seu interlocutor, pode facilitar e muito, a rotina da sua secretária.

2. Gentileza e Simpatia


A gentileza e simpatia são duas características determinantes para o sucesso de qualquer secretária de dentista. Isso porque, paciente algum gosta de ser atendido por uma pessoal mal-humorada ou que pareça infeliz em sua posição.

Nesse ponto, destaco a importância de uma secretária dominar a habilidade em separar a vida pessoal da profissional, para que os problemas individuais não comprometam a qualidade do seu atendimento e entrega de resultados.

3. Empatia


Outra habilidade muito exigida na rotina de uma secretária de dentista é a empatia. Afinal, é normal que o paciente chegue ao seu consultório odontológico carregado de sentimentos negativos, como medo, preocupação e nervosismo.

Nesse sentido, uma secretária de dentista deve estar preparada para recepcionar esse paciente com cuidado e atenção, utilizando da empatia para se colocar no lugar dele, e tranquilizá-lo para que ele tenha uma boa experiência de atendimento.

4. Organização e dedicação


Como profissional da odontologia, você compreende que a rotina de um consultório é extremamente corrida e, por isso, é comum que a secretária de dentista tenha diversas e importantes funções. Logo, é fundamental que essa profissional seja organizada para planejar as tarefas e priorizar quais devem ser executadas primeiro.

Outro fator que você deve valorizar ao contratar uma secretária para dentista é a dedicação, o que mostra o empenho da profissional em fazer seu trabalho da maneira correta. Observar isso é importante porque profissionais desinteressadas tendem a não se importar em entregar os melhores resultados.

5. Habilidade com tecnologias


Nos dias atuais, grande parte dos processos de um consultório odontológico são automatizados através da tecnologia. Seja para acessar uma agenda virtual, o prontuário eletrônico de um paciente ou as informações financeiras da clínica, o fato é que a secretária de dentista precisa dominar o uso da tecnologia.

Dito isso, é preciso que ela tenha noções básicas de informática, como conhecimento em softwares odontológicos e outros programas utilizados durante o cotidiano do seu consultório odontológico.

Entretanto, mesmo que essa seja uma característica importante, não é necessário que você deixe de contratar uma secretária caso ela não apresente o conhecimento necessário. O domínio da tecnologia é algo que pode ser adquirido ao longo do tempo e você pode investir em cursos e treinamentos para sua secretária de dentista.

Cursos para secretária de dentista: a importância do conhecimento

Embora não sejam obrigatórios treinamentos para secretária de dentista, eles podem ser um diferencial no currículo de quem for seguir está profissão. Afinal, como em qualquer local de trabalho, mas especialmente na área clínica, é importante apresentar-se como alguém que tem conhecimento e habilidade em sua área.

Atualmente, existem muitos cursos de secretariado disponíveis no mercado, inclusive com conteúdo específico para a área odontológica.

Na hora de contratar uma secretária de dentista, você pode optar por uma profissional que já tenha a formação no currículo ou investir no treinamento dela após a contratação. Se optar pela segunda alternativa, ao escolher um curso, foque naqueles que mostram como uma secretária pode ajudar na realização de todas as atividades de um consultório odontológico.

Além disso, é preciso que a função da secretária de dentista e seus conhecimentos sejam aprimorados constantemente. Investindo no treinamento dessa profissional, é possível melhorar habilidades e desenvolver novas.

Existem alguns conteúdos complementares que garantem o sucesso na atuação da sua secretária. Entre os principais, estão assuntos como dress code para secretária, estratégias de encantamento de clientes, marketing de relacionamento, gestão de crise, entre outros.

O que uma secretária de dentista precisa saber?

Você já viu por aqui as principais funções desempenhadas por uma secretária de dentista e as habilidades que ele precisa para ter sucesso profissional. Mas além dessas habilidades, existem algumas outras características que podem tornar a rotina de trabalho desta profissional ainda mais simples e eficiente.

Relacionei as principais, a seguir:

  • Gestão de procedimentos odontológicos;

  • Domínio no uso de softwares de gerenciamento;

  • Gerenciamento de agenda de um ou mais dentistas;

  • Conhecimento das principais expressões odontológicas;

  • Domínio de rotinas administrativas, gerenciais e contábeis;

  • Saber lidar com vários especialistas e organizações odontológicas;

  • Habilidades para atuar como agente de comunicação entre o paciente e a equipe odontológica.

Os profissionais com essas habilidades têm muito mais chance de se destacar e contribuir positivamente para a performance de crescimento do seu consultório odontológico.

Qual é o salário de uma secretária de dentista?

O salário de uma secretária de dentista pode variar de acordo com fatores como as funções que ela vai exercer no seu consultório odontológico, o grau de complexidade das tarefas e o nível de formação da profissional.

Fatores como o tamanho da clínica, assim como a localização e o público atendido, também podem influenciar no cálculo do salário de uma secretária.

Considerando essas variações e dados de pesquisa do portal Glassdoor, encontrei informações de que uma secretária de dentista ganha em média R$ 1.499 mensais para uma jornada de trabalho de 44 horas semanais. A formação mais comum dos profissionais que apontaram esse valor, é o ensino médio completo.

Conclusão

Como você pode perceber ao longo do texto, a secretária de dentista é uma profissional indispensável na rotina de qualquer consultório odontológico. Por isso, antes de contratá-la, avalie bem o perfil e selecione uma profissional que atenda aos principais requisitos necessários para o cargo.

Por fim, a chave para o bom funcionamento de uma clínica odontológica está no empenho igualitário de todos os membros da sua equipe. Por isso, é importante dar o reconhecimento a todos os colaboradores, seja ele higienista, auxiliar ou secretária de dentista, são eles quem contribuem no atendimento de qualidade aos seus pacientes.

E se você gostou de saber mais sobre o papel de uma secretária de dentista, leia também nosso artigo sobre:Auxiliar de Dentista: qual a importância desse profissional para uma clínica odontológica!


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