8 dicas para administrar uma clínica odontológica de sucesso
Atualizado: 6 de jul. de 2023
A maneira como você gerencia seu consultório odontológico afeta as taxas de retenção de pacientes.
Possuir um consultório odontológico não é uma tarefa fácil. Embora você se destaque em fornecer a seus pacientes cuidados de saúde bucal de extrema qualidade, é fácil ficar tão envolvido nas operações do dia a dia que você se esquece do outro elemento vital de uma clínica odontológica de sucesso: uma experiência excepcional para o paciente.
O fato é que a maneira como você gerencia seu consultório odontológico deixa impressões duradouras em seus pacientes e impacta significativamente suas taxas de retenção.
É fundamental que você permaneça organizado, fique por dentro das melhores práticas e aprenda como administrar um consultório odontológico tendo a experiência do paciente sempre em mente.
Aqui estão 8 dicas para ajudá-lo a melhorar a experiência dos seus pacientes:
1. O que torna sua clínica odontológica única?
Todas as campanhas de marketing odontológico de sucesso compartilham componentes consistentes, mas para realmente estabelecer sua clínica como o provedor líder de saúde bucal em sua área, você também deve identificar, comercializar e proteger suas vantagens competitivas exclusivas.
Quer você ofereça uma ampla gama de serviços de saúde bucal ou enfatize uma determinada especialidade, sua perspectiva distinta consegue atrair e reter um grande volume de pacientes.
Para aproveitar ao máximo esses atributos, você precisa promovê-los de forma consistente em todas as suas campanhas de publicidade odontológica e interações com os pacientes.
Portanto, em vez de depender de canais de publicidade tradicionais, que geralmente são únicos, você deve considerar métodos comprovados que destacam o que diferencia sua clínica.
Boletins informativos odontológicos personalizados, cartões postais odontológicos, brochuras e conteúdo de mídia social são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode se envolver com os pacientes, aumentar a conscientização sobre sua clínica e o que você oferece.
2. Crie uma cultura de identidade
Após descobrir o que diferencia sua clínica odontológica, é hora de mergulhar um pouco mais fundo e descobrir sua cultura de identidade. Detalhes como a decoração do seu consultório e o ambiente físico desempenham um papel na cultura.
Sim, descubra. A cultura de identidade já existe, você só precisa encontrá-la. Está na sua personalidade, no seu estilo de liderança, nos seus valores, nos seus sistemas, nos seus comportamentos, nas suas expectativas e na forma como os membros da equipe se comunicam entre si e com os pacientes.
Essencialmente, é como você dirige sua clínica odontológica. Quando ajustada, sua maneira única de fazer as coisas consegue aumentar a produtividade, atrair uma equipe de qualidade e fazer com que os pacientes voltem.
Para desenvolver e fortalecer a sua cultura, reúna todos os membros da sua equipe e tenha uma discussão aprofundada sobre as operações diárias do seu consultório odontológico, bem como seus objetivos de longo prazo.
Peça a todos que escrevam o que acreditam ser os fatores de identificação e, em seguida, trabalhe com eles para que todos os funcionários estejam na mesma página. Quando cada funcionário está trabalhando para o mesmo objetivo, eles ficam mais felizes e mais cuidadosos e seu consultório prosperará!
3. Expanda seus serviços
Quando chegar a hora de aumentar sua base de pacientes, pense em maneiras de expandir seus serviços para aumentar o valor, fortalecer sua posição competitiva e despertar o interesse de pacientes em potencial.
Talvez seu potencial de produção seja limitado pelo tamanho de seu consultório odontológico atual e você esteja pensando em se mudar para um espaço maior ou incluir outros associados. Talvez você esteja interessado em melhorar a acessibilidade da sua clínica. Ou talvez você esteja pensando em introduzir novas especialidades para atender às necessidades crescentes de sua comunidade.
Qualquer que seja a rota que você está considerando, certifique-se de não estender demais a sua clínica! Ao atingir o equilíbrio certo entre tecnologia de ponta e qualidade intransigente, você se tornará um dentista de sucesso com uma sólida reputação, clientes leais e lucros maximizados.
4. Ofereça opções financeiras flexíveis
Todo dentista de sucesso oferece aos pacientes uma ampla gama de opções de pagamento para que eles estejam mais inclinados a aceitar recomendações de tratamento e retornar para tratamento odontológico contínuo.
Além da cobertura de seguro, as opções financeiras convenientes incluem débito, crédito, entre outros meios para garantir que as circunstâncias financeiras pessoais não interfiram nas decisões de saúde dentária.
5. Lembre-se de se envolver
Para um consultório odontológico, nada mais importa do que contar com um conjunto de pacientes leais que o visitam regularmente e que recomendam o consultório aos amigos e familiares. Afinal, manter os pacientes existentes é substancialmente menos caro do que ter que se esforçar para adquirir novos.
Mas reter os pacientes existentes requer mais do que apenas oferecer serviço transitável, horários convenientes e um local de fácil acesso. Trata-se de envolver os pacientes, alcançando-os em um nível emocional, ganhando sua confiança e criando relacionamentos duradouros.
Graças à era digital de hoje, existem inúmeras oportunidades para que os dentistas não apenas alcancem os pacientes existentes e futuros, mas também se conectem com eles continuamente.
Por meio do marketing cross-channel, que inclui uma combinação de mala direta, mídia social e marketing por e-mail, nunca foi tão fácil permanecer na mente dos pacientes, mostrar-lhes que você realmente se importa e se tornar o dentista mais bem-sucedido que você pode ser.
6. Melhore os encaminhamentos de pacientes
Quando se trata de aumentar sua base de pacientes, nada se compara a uma referência boca a boca. Uma recomendação confiável de um amigo, familiar, colega ou até mesmo da Internet pode ser o único motivo pelo qual um paciente escolhe seu consultório odontológico em vez de outro.
Por melhor que sejam os encaminhamentos de pacientes, os pacientes existentes estão ocupados com suas próprias vidas e nem sempre pensam em apoiar e expandir seus negócios. Portanto, para ajudar a encorajar os pacientes a contar aos outros sobre seus serviços, você precisará ser proativo ao solicitar referências de pacientes.
Você pode distribuir cartões, oferecer um programa de bônus de referência, fornecer aos pacientes links rápidos para sites de avaliação online ou até mesmo incentivar os funcionários a motivá-los a indicar sua clínica. Seja qual for o método de indicação que você escolher, não se esqueça de acompanhar e prosseguir!
7. Atualize seu sistema de agendamento
Um sistema de agendamento odontológico de qualidade faz mais do que apenas permitir que você marque consultas. Ele cria um melhor fluxo de pacientes, maximiza a produtividade, diminui o estresse tanto dos pacientes quanto da equipe e, em última análise, contribui para o atendimento ao cliente superior que seus pacientes esperam.
É por isso que você precisa garantir que seu consultório odontológico tenha o software de agendamento mais flexível, eficiente e atualizado possível.
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8. Certifique-se de que sua equipe seja treinada
A experiência de um paciente começa com seu primeiro ponto de contato, que geralmente é uma recepcionista ou outro membro da equipe de recepção. Na verdade, sua equipe de recepção é o seu consultório para novos clientes que ligam.
Seu profissionalismo, atitude e habilidades de comunicação deixam uma impressão duradoura nos pacientes, uma impressão que pode levar ao sucesso ou destruir sua clínica odontológica.
Dito isso, a formação profissional e a educação continuada são elementos essenciais para a condução de um consultório odontológico. Certifique-se de que cada pessoa que cumprimenta e atende seus pacientes, pessoalmente ou por telefone, seja treinada para aproveitar ao máximo cada interação com o paciente.
De técnicas avançadas de comunicação e atendimento ao cliente a especialização técnica e melhores práticas odontológicas, um programa de treinamento de atendimento odontológico de qualidade dará à sua equipe as habilidades necessárias para marcar mais consultas e melhorar a satisfação do paciente.
Texto traduzido de: www.patientnews.com
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