Como emitir Nota Fiscal: passo a passo para descomplicar esse processo
Atualizado: 19 de mai. de 2023
A nota fiscal é um documento hábil que registra todas as transações referentes a venda de bens, mercadorias ou prestação de serviços de qualquer natureza, de negócios como consultórios odontológicos, clínicas de estética, consultorias, comércios e outros serviços em geral.
Saber como emitir nota fiscal é algo essencial para qualquer gestor de clínica ou consultório, afinal é através dela que seus pacientes terão a garantia de que o serviço oferecido é seguro e regularizado economicamente.
Além disso, é através da nota fiscal que são apurados os impostos , e a ausência de emissão desse documento fiscal caracteriza o crime de sonegação fiscal.
Logo, exceto em situações onde o profissional atua como pessoa física, onde é permitido emitir apenas o recibo e este servirá como documento fiscal para comprovação junto à receita federal, é seu dever emitir nota fiscal.
Se você quer entender o que é, quem deve e como emitir nota fiscal, não deixe de ler este artigo, preparado especialmente para responder a todas essas dúvidas!
Neste artigo, estamos falando sobre:
Leia também: Bitributação: o que é e por que ficar de olho nela?
O que é Nota Fiscal?
A nota fiscal é um documento hábil emitido com o intuito de documentar e armazenar, para fins fiscais, toda a circulação de mercadorias ou prestação de serviços, ocorrida entre duas ou mais partes.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura deste documento, seja física ou eletronicamente, assim como pela Administração Tributária.
Ela está ainda, diretamente relacionada ao processo de tributação, visto que a emissão de nota fiscal gera a obrigação tributária de recolhimento dos impostos que uma vez devidamente pagos garantem a regularidade fiscal junto aos órgãos competentes, além de garantir os direitos do consumidor.
Por isso, é extremamente importante que você saiba como emitir nota fiscal na sua clínica de odontologia e estética.
Quem precisa emitir Nota Fiscal?
Antes de falarmos sobre como emitir nota fiscal, é importante que você entenda quem obrigatoriamente precisa emitir esse tipo de documento.
Nesse sentido, a legislação diz que toda empresa que comercializa mercadorias ou serviços deve emitir nota fiscal. A emissão só não é obrigatória quando há isenção por lei, algo bem raro de ocorrer.
Logo, precisam emitir nota fiscal todas as pessoas jurídicas, empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido, alguns casos de MEI e até mesmo, em alguns casos específicos, pessoas físicas, são obrigadas a emitir o documento fiscal.
Os profissionais da saúde e estética, como prestadores de serviços, têm a obrigatoriedade de entender como emitir nota fiscal para qualquer transação de venda ou prestação de serviços, mesmo que o paciente não solicite o documento fiscal.
Entretanto, se você atua como pessoa física, a emissão é recomendada, porém não obrigatória, já que os recibos são totalmente válidos desde que discriminem todas as informações da transação de valores e prestação do serviço, além dos dados completos do tomador dos serviços.
Quanto à emissão de nota fiscal, novamente eu destaco: a não emissão caracteriza sonegação fiscal, o que é considerado um crime tributário.
Como funciona a emissão de nota fiscal para clínicas de odontologia e estética?
A legislação tributária brasileira determina que qualquer empresa que ofereça serviços ou produtos, deve emitir notas fiscais para registrar e comprovar a entrada de receita no caixa da empresa e consequentemente apurar os impostos e fazer o recolhimento de tributos sobre esses valores.
Nesse sentido, os profissionais de odontologia e estética precisam saber como emitir nota fiscal para cada procedimento realizado. Afinal, é ela quem garante a comprovação do pagamento e a correta tributação sobre o valor do serviço prestado.
Ainda nestes termos, saber como emitir nota fiscal e armazenar corretamente esses documentos garante uma melhor organização contábil e financeira.
Além disso, em períodos de ano fiscal fica muito mais fácil a comprovação das receitas , visto que esses documentos devem ser guardados por um período decadencial mínimo de 5 anos.
Outro ponto que mostra como é importante saber como emitir nota fiscal, é que esse processo garante benefícios também aos pacientes. Isso porque, ela pode ser utilizada para comprovar e descontar as despesas com saúde no Imposto de Renda, por exemplo.
No entanto, se você usa o próprio CPF para trabalhar, como faz a grande maioria dos profissionais liberais, a emissão da nota fiscal não é obrigatória, porém neste caso, você precisa emitir um recibo fiscal, discriminando todas as informações envolvidas na prestação do serviço, e esse documento é obrigatório.
Quanto à emissão do documento, o processo pode ser feito diretamente pela internet no site da prefeitura do seu município ou então, a partir de sistemas especializados em gestão financeira e emissão de notas fiscais.
Nota Fiscal Eletrônica - NF-e: saiba como funciona
Com muitos processos envolvidos na gestão de um negócio migrando para o meio digital, é cada vez mais necessário entender como essas ferramentas funcionam, inclusive como emitir nota fiscal eletrônica.
Inicialmente, pode parecer um desafio manter-se atualizado com os recursos tecnológicos capazes de gerar maior confiança nos pacientes, uma vez que esses também acabam sendo beneficiados com processos mais rápidos como emitir nota fiscal de forma eletrônica.
Se você tem essa preocupação, acalme-se. A seguir eu separei tudo o que você precisa para iniciar a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas - NF-e. Acompanhe!
Certificado Digital
O certificado digital é uma assinatura eletrônica necessária para que os seus documentos tenham validade jurídica. Ele permite autenticar e autorizar atos eletronicamente.
Antes de começar a emitir notas fiscais, verifique se o certificado digital é fornecido pela prefeitura do seu município ou se é necessário contratar uma plataforma registrada e autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.
Autorização pela prefeitura
Outro requisito que você precisa para emitir nota fiscal de serviço é a autorização da prefeitura, conquistado através de um credenciamento na Secretaria Municipal de Fazenda do município.
Após a liberação do Alvará ou Cadastro Municipal do Contribuinte, é que você poderá aderir à nota fiscal eletrônica e emitir esse tipo de documento.
Preenchimento de campos obrigatórios
Como eu citei anteriormente, a emissão da nota fiscal eletrônica de serviço pode ser feita por meio do site da prefeitura do seu município ou quando essa opção não estiver disponível, através de uma plataforma terceirizada.
Entretanto, ao utilizar essas plataformas, você precisa saber como emitir nota fiscal e quais os campos de preenchimento obrigatório. Os principais dados exigidos são o CNPJ da clínica, a razão social, o endereço completo e a inscrição municipal.
No mais, além dessas informações acima é necessário que você preencha os dados do paciente e mais algumas informações, como:
Nome completo, CPF/CNPJ, endereço, inscrição municipal;
Descrição do serviço prestado;
Classificação do CNAE-fiscal;
Classificação do CAE (conforme o município);
Valor total do serviço;
Alíquota e valor do ISS (conforme tributação e perfil da empresa);
Impostos retidos (quando obrigatório);
Informações complementares.
Quais os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
Agora que você já sabe o que é necessário e como emitir nota fiscal eletrônica na sua clínica ou consultório, vamos entender quais os principais tipos de notas fiscais existentes.
Além disso, vamos entender as principais peculiaridades de cada um dos modelos e para quais segmentos de negócios eles se aplicam.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um modelo eletrônico usado para registrar a venda e compra de mercadorias , além de outras operações com mercadorias como importação, exportação, remessa, retorno e devolução, por exemplo.
Esse modelo se aplica a negócios de atacado, varejo, lojas, indústrias e e-commerce em geral.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
O modelo de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é usado para registrar a prestação de serviços.
Esse modelo é emitido em transações realizadas por agências de publicidade, desenvolvedores de software, cabeleireiros, médicos, dentistas, professores particulares, entre outros.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um tipo de nota que vem para substituir o tradicional cupom fiscal. Ela é emitida na venda direta ao cliente, como no caso de vendas no varejo.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Outro modelo de documento fiscal eletrônico muito utilizado é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), documento que registra operações de transporte interestadual de cargas.
Esse modelo foi criado para substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de serviço.
Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica
Mas quais os benefícios em emitir a nota fiscal de forma eletrônica? Eu explico alguns dos principais, logo a seguir. Acompanhe!
Redução de custos
A redução de gastos é sem dúvidas um dos principais benefícios em saber como emitir nota fiscal eletrônica na sua clínica.
Isso porque, sabendo como emitir nota fiscal eletronicamente, é possível economizar em gastos com papel, por exemplo, além de poupar em espaço para armazenamento e organização desses arquivos físicos.
Lembrando que, de acordo com a legislação, é preciso armazenar esses documentos fiscais por um período decadencial de no mínimo 5 anos a partir do fato gerador.
Aumento de produtividade
A nota fiscal eletrônica, além de reduzir os custos, contribui para aumentar a produtividade e agilizar os processos da sua clínica ou consultório.
A explicação para isso é simples, afinal é muito mais rápido emitir os documentos por meio dos softwares de emissão de notas fiscais do que preencher algo manualmente.
Além disso, você e sua equipe não precisam preencher cada nota fiscal do zero, pois as plataformas online memorizam os dados dos clientes recorrentes e fazem o preenchimento automático.
Otimização fiscal e financeira
Outro benefício notável da nota fiscal eletrônica é otimizar a gestão financeira e fiscal da clínica com a digitalização dos documentos.
Um exemplo é que basta uma simples busca no sistema para conferir os tributos incidentes, transações, serviços vendidos, entre outros dados que ficam disponíveis online e podem ser acessados em qualquer momento.
Maior confiabilidade
O sucesso das relações entre sua clínica e os pacientes depende totalmente da confiança, e a nota fiscal eletrônica contribui significativamente na transparência nas transações.
Além disso, ela facilita o trabalho do Fisco e reduz a sonegação, assim como esses documentos ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade das informações.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Conheça o passo a passo
Por mais que cada estado e/ou cidade possua um modelo diferente e particular de como emitir nota fiscal, abaixo eu preparei um passo a passo completo com as principais etapas desse processo:
1. Entenda qual tipo de nota você deve emitir
O primeiro passo para você saber como emitir nota fiscal eletrônica na sua clínica ou consultório é entender qual o tipo de documento que você deve emitir.
Nesse sentido, existem basicamente as notas que devem ser emitidas para transação de mercadorias, para prestação de serviços e os cupons de vendas de mercadorias diretamente para o consumidor final.
Quando falamos de clínicas odontológicas ou estética, o tipo de nota fiscal eletrônica mais comumente emitida são as de prestação de serviços.
2. Adquira o seu certificado digital
Definindo quais tipos de notas fiscais você deve emitir, é importante garantir que esses documentos possuem validade jurídica, e para isso você vai precisar de um certificado digital. Lembra dele?
Esse certificado funciona como uma assinatura digital para pessoas jurídicas validarem a realização de transações online com garantia de autenticidade.
Um certificado pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil.
No site do ICP-Brasil, você encontra uma lista completa e atualizada das entidades e plataformas autorizadas a emitir um certificado digital.
3. Realize o cadastro fiscal
Com um cadastro digital ativo, para começar a emitir notas fiscais eletronicamente, você precisará realizar um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização dos órgãos responsáveis.
Para isso, é preciso realizar o credenciamento para prestação de serviços, acessando o site da prefeitura da sua cidade e seguindo as orientações que vai depender de cada prefeitura, porém é comum seguir o seguinte fluxo: preenchendo um formulário de credenciamento que emitirá um protocolo para comparecimento presencial. (algumas prefeituras podem dispensar essa etapa presencial).
Para aquelas que a solicitação do comparecimento presencial seja exigida, o contribuinte deverá comparecer na data e horário apontada neste protocolo, será necessário que você se apresente ao órgão responsável com o Protocolo de Solicitação de Credenciamento, uma via original do seu CPF, um documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
O formulário preenchido será analisado junto dos documentos e, caso não existam divergências, sua senha será desbloqueada e um aviso será enviado para seu e-mail, liberando o acesso ao sistema de geração de notas fiscais.
4. Defina um software para emitir suas notas
Cadastro digital e autorização do órgão responsável em mãos? Então, agora você precisa definir em qual plataforma irá emitir suas notas fiscais eletrônicas.
Nesse sentido, geralmente você terá duas opções disponíveis que é utilizar um emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura do seu município (NFS-e), e a segunda que é um emissor próprio (plataforma paga) integrado ao sistema do governo.
Quanto à primeira opção, um dos principais obstáculos é que os emissores gratuitos do governo não são integrados aos principais sistemas de gestão clínica e possuem diversas limitações.
Essa falta de integração, exige que, para o correto registro das informações, os dados sejam digitados manualmente criando uma grande dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais.
A notícia boa é que existem vários softwares de gestão para clínicas e consultórios que emitem notas fiscais eletrônicas reduzindo custos e garantindo muitas outras vantagens.
5. Emita suas notas fiscais
Checklist rápido: você já sabe qual documento emitir, têm a autorização do governo, possui um certificado digital, contratou um emissor e já aprendeu comigo, como emitir nota fiscal.
Agora, é só começar! Ao acessar sua plataforma de emissão, verifique se todos os dados necessários estão preenchidos corretamente, como a inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da sua clínica e as atividades realizadas.
Leia também: Bitributação: o que é e por que ficar de olho nela?
Como emitir nota fiscal com a Clinicorp
Como citei anteriormente, utilizar um sistema oferecido pelos órgãos públicos nem sempre é uma opção na hora de definir como emitir nota fiscal na sua clínica. Além das limitações de segurança, existe a grande dificuldade no armazenamento desses documentos.
Nesse sentido, a melhor saída é utilizar um software de gestão integrado, que além de oferecer as ferramentas ideais para a gestão do seu negócio, emite NFS-e registrando os dados diretamente no seu financeiro.
Olhando para o lado prático da emissão de notas fiscais, o fluxo de trabalho fica muito mais fluido e ágil, facilitando o registro de pagamentos e recebimentos com integração automatizada ao controle do fluxo de caixa da sua clínica.
Aproveite e confira abaixo, um passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica através do software de gestão da Clinicorp, uma solução completa para uma gestão mais descomplicada e eficiente.
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Conclusão
Agora que você já sabe como emitir nota fiscal e, porque é tão importante realizar esse processo, não deixe de revisar as rotinas fiscais da sua clínica e se você tem cumprido corretamente com todas as obrigações tributárias.
Aproveite também, para ler outros conteúdos sobre o tema aqui no Blog da Clinicorp, como este artigo especial sobre elisão fiscal e como reduzir a carga tributária do seu negócio de forma totalmente legal.
