Planejamento Odontológico: entenda a importância dessa ferramenta de gestão
Atualizado: 4 de jul. de 2023
O planejamento odontológico é uma ferramenta de gestão essencial para guiar o crescimento de uma clínica odontológica. É através dele que se estabelecem metas e objetivos, assim como o que deve ser feito para que eles sejam alcançados.
Existe um ditado, atribuído a Benjamin Franklin, que diz o seguinte: “Aqueles que não planejam, planejam falhar”. Ele ilustra bem o mundo dos negócios, onde os gestores se veem constantemente planejando cada ação, seja para oferecer um novo serviço ou expandir a área de atuação de suas empresas.
Tanto é verdade, que o planejamento é considerado uma das quatro principais funções da gestão. Isso porque, é através dele que podemos ter certeza de que se está trabalhando em prol de um objetivo específico, normalmente o crescimento do negócio.
É importante que você, dentista e gestor, também tenha um planejamento odontológico bem estruturado para guiar o crescimento da sua clínica odontológica e se manter competitivo no mercado.
Neste blog você verá:
Se você quer aprender como elaborar um planejamento odontológico completo e eficiente, não deixe de ler este artigo.
O que é um planejamento odontológico?
O planejamento odontológico é o processo de pensar e organizar todas as atividades necessárias para atingir os objetivos desejados para o crescimento de uma clínica odontológica. Ele envolve a criação e manutenção das estratégias de operação do negócio.
Em resumo, ele é essencial para o refinamento dos objetivos e plano de ação para que os mesmos sejam alcançados. O planejamento combina a previsão de cenários com a preparação das estratégias necessárias para reagir ao comportamento do mercado.
Um aspecto importante, embora frequentemente ignorado, é que o planejamento odontológico mantém um relacionamento direto com previsão de cenários. Ela pode ser descrita como a visão antecipada de como será o futuro, enquanto o planejamento descreve como o futuro deve ser.
Para que serve o planejamento odontológico?
Para cumprir os objetivos determinados, o planejamento odontológico auxilia a desenvolver planos, como um plano de negócios ou de marketing. Todos eles descrevem as ações que giram em torno da identificação dos recursos disponíveis e da utilização ideal para alcançar os melhores resultados.
Dentro do planejamento odontológico, encontramos 3 principais divisões de planejamento que ajudam na gestão de uma clínica odontológica. Vamos conhecê-los a seguir.
Conheça as 3 categorias essenciais de planejamento
No planejamento odontológico, existem três tipos principais de planos que você usará em sua busca pelos objetivos da sua clínica, que incluem o operacional, o tático e o estratégico.
Pense nos três como trampolins, assim poderá ver como os três, quando combinados, ajudam a atingir suas metas. Ou seja, os planos operacionais são necessários para atingir os planos táticos e os planos táticos levam à realização dos planos estratégicos, como um ciclo.
Vamos detalhar cada um deles, abaixo:
Planejamento Estratégico
O planejamento estratégico, como o próprio nome sugere, é o processo onde definimos as estratégias, ou melhor, a direção para se tomar decisões sobre a alocação de recursos para perseguir cada objetivo do negócio.
Geralmente, o planejamento estratégico lida com todo o negócio, ao invés de apenas um único setor da clínica, onde pelo menos uma dessas três questões-chave devem ser respondidas:
O que nós fazemos?
Para quem fazemos isso?
Como podemos nos destacar da concorrência?
Por exemplo, a primeira e a terceira perguntas são aquelas que motivam você a oferecer um novo tipo de tratamento odontológico em sua clínica. Essa decisão é, portanto, uma escolha estratégica e elas são tomadas seguindo um planejamento.
Normalmente, o planejamento estratégico compreende um período de 3 a 5 anos, embora alguns estendam sua visão para longo prazo. Devido a essa janela de tempo, contratempos podem ocorrer durante a execução de um plano estratégico e podem estar muito remotamente fora do controle da gestão (guerra, choques geopolíticos, etc.).
Esses percalços e suas potenciais consequências, são chamados de “riscos estratégicos”. No entanto, com um planejamento estratégico bem elaborado, fica muito mais fácil contornar esse tipo de situação.
Planejamento Tático
O planejamento tático é um planejamento de curto alcance que enfatiza as operações atuais de vários setores de uma clínica odontológica. Curto alcance é geralmente definido como um período de tempo que se estende por cerca de um ano ou menos.
Na prática, você deve utilizar o planejamento tático para delinear o que os vários setores da sua clínica devem fazer para que sejam bem-sucedidos, dentro de um ano ou menos.
Os planos táticos são geralmente desenvolvidos e aplicados mais eficientemente nas áreas de marketing e finanças do negócio.
Em relação aos contratempos que possam ocorrer durante a execução de um plano tático, eles são normalmente compostos por situações mais próximas do controle da gestão (preços de insumos, consumo de energia, sazonalidades, etc.).
Planejamento Operacional
O planejamento operacional é o processo onde vinculamos as metas e objetivos estratégicos a metas e objetivos táticos. Ele descreve condições para o sucesso e explica como, ou em que parte, um plano estratégico será colocado em operação durante um determinado período operacional.
Um plano operacional aborda quatro questões-chave:
Onde estamos agora?
Onde queremos chegar?
Como chegar lá?
Como medimos nosso progresso?
Aqui, os riscos operacionais são aqueles decorrentes das pessoas, sistemas e processos através dos quais sua clínica odontológica opera e podem incluir outras classes de risco, como fraude, riscos legais, riscos físicos ou ambientais.
Vantagens do planejamento em odontologia
Como ajuda a organizar a gestão, aponta direções e auxilia na tomada de decisões, o planejamento odontológico proporciona diversas vantagens para sua clínica odontológica.
Abaixo, listamos as principais:
Facilita o gerenciamento por objetivos específicos;
Minimiza as incertezas sobre o futuro do negócio;
Facilita a coordenação da equipe de trabalho;
Melhora a produtividade de toda a equipe;
Permite uma melhor gestão financeira;
Oferece vantagem competitiva;
Proporciona uma melhor utilização dos recursos;
Incentiva a busca pela inovação.
Esses são os principais benefícios quando utilizamos um planejamento odontológico para guiar a tomada de decisões na gestão. Entretanto, existem muitos outros que podem ser percebidos ao longo do tempo, na rotina de operação do negócio.
Quais as etapas do planejamento odontológico?
Confira agora, o passo a passo para elaborar um planejamento odontológico que seja completo, eficiente e oriente o crescimento da sua clínica odontológica:
1 - Analise o retrospecto
Atualmente, não é considerado uma boa ideia tomar decisões com base apenas em achismos. Afinal, o mercado muda constantemente, o que exige métodos robustos para acompanhá-lo e se manter competitivo. É aqui que a análise do retrospecto da sua clínica se torna algo tão importante.
Portanto, para definir o planejamento odontológico da sua clínica, o primeiro passo é avaliar tudo o que aconteceu anteriormente. Reúna e analise todos os dados relevantes sobre seus pacientes, seu público e sobre o mercado como um todo.
Quanto mais precisos e detalhados forem esses dados, melhor tende a ser o embasamento para definir as metas e o plano de ação que será adotado a partir do planejamento.
2 - Utilize a Análise SWOT para avaliar sua empresa como um todo
A análise SWOT é uma das ferramentas mais utilizadas por quem quer melhorar a administração de um negócio para facilitar a tomada de decisões e a construção do planejamento estratégico.
Ela trata-se de um quadro com dois eixos, o Interno X Externo e o Positivo x Negativo. Esses eixos, quando combinados, formam 4 componentes que permitem fazer uma análise detalhada da sua clínica, relacionando:
Forças: elementos internos ao seu consultório que contribuem positivamente com o crescimento do negócio;
Fraquezas: elementos internos ao seu consultório que limitam o crescimento do negócio;
Oportunidades: fatores externos ao seu consultório, os quais podem trazer novas chances de crescimento para o negócio;
Ameaças: fatores externos ao seu consultório, os quais podem prejudicar seu desempenho ou mesmo gerar prejuízos.
A ideia ao realizar a análise SWOT é esclarecer cada um desses pontos e a influência deles nos resultados da clínica. A princípio, pode parecer um recurso simples, mas que contribui bastante com a elaboração de um planejamento odontológico.
3 - Trace estratégias específicas
Com um entendimento esclarecido tanto sobre a situação interna da sua clínica quanto às possibilidades do mercado, é hora de traçar suas estratégias específicas. Para isso, você precisa ter em mente um objetivo bem claro, pois isso deixa bem mais fácil definir quais estratégias você precisa adotar.
As estratégias devem ser claras, fáceis de serem executadas e acompanhadas, além disso devem ajudar no engajamento da sua equipe, não sendo algo banal, mas também não sendo algo que esteja claramente fora do alcance da equipe.
Desde que você encontre esse equilíbrio, não terá grandes problemas em definir as melhores estratégias.
Outra coisa importante: não tenha medo de reajustar suas estratégias. Se seus objetivos forem alcançados rapidamente, elabore pequenas metas adicionais e ajuste as estratégias para alcançá-las.
Planejamento odontológico digital: como investir?
A tecnologia tem se tornado algo indispensável na vida das pessoas, e na gestão de uma clínica odontológica não tem sido diferente. Ferramentas de planejamento odontológico digital tem sido um grande aliado na hora de definir estratégias, organizar processos e otimizar a utilização de recursos.
Mas como escolher um bom software de planejamento odontológico? Existem alguns itens que você deve avaliar antes de tomar essa decisão. Atente-se a detalhes, como: verificar as funcionalidades e se ele possibilita uma maior visualização das informações, já que tudo deve se encontrar em um único lugar.
Uma ferramenta de planejamento odontológico digital auxilia em todas as etapas do processo, além de ser complementar a outros planos, como o plano de ação e a gestão de indicadores.
Automatizar as tarefas e ações contribui com uma maior produtividade e entrega de resultados, afinal o tempo será melhor distribuído.
E se você ainda se pergunta se esse tipo de ferramenta é realmente necessário, não deixe de ler o próximo tópico. Nós vamos te fazer mudar de ideia.
Softwares para planejamento virtual
Na gestão de uma clínica odontológica, é praticamente impossível acompanhar todas as variáveis e dados manualmente, por menor que ela seja. Há tantas coisas a serem consideradas que nenhuma pessoa seria capaz de monitorar tudo por conta própria.
Em geral, um software odontológico de gestão oferece relatórios e painéis de monitoramento, os quais automatizam e facilitam o registro de dados e métricas em um banco de dados. Esses dados poderão ser usados posteriormente para fazer análises, tomar decisões e definir o planejamento odontológico da clínica.
Um dos melhores produtos do mercado, o software odontológico Clinicorp, é uma solução end-to-end que permite automatizar diversos processos de gestão da sua clínica odontológica, reunindo dados que oferecem muito mais certeza na hora de definir o seu planejamento odontológico.
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O que é planejamento do tratamento odontológico?
O planejamento do tratamento odontológico é um diálogo entre dentista e paciente, envolvendo expectativas, limitações e orçamento e todas as variáveis da execução de um tratamento odontológico.
Para fornecer um plano bem elaborado, normalmente o profissional deve coletar o máximo de informações, incluindo histórico médico e odontológico do paciente, dieta, hábitos, objetivos estéticos e funcionais, bem como um exame completo, fotos e radiografias necessárias.
Como envolve vários processos, o planejamento de tratamento odontológico é, por vezes, dividido em etapas. Vamos entendê-las, a seguir.
Etapas do planejamento odontológico
A elaboração do plano de tratamento em etapas, independentemente da complexidade das necessidades do tratamento, auxilia na condução dos procedimentos que devem ser realizados e proporcionam maior previsibilidade de resultados.
Um ponto importante a se observar, é que essas etapas seguem uma sequência lógica e eficiente para que o tempo de tratamento, o gerenciamento de recursos e os resultados sejam otimizados. As etapas essenciais são:
Consulta inicial
A consulta inicial, como o próprio nome sugere, proporciona o primeiro contato do dentista com o paciente. Nesta etapa, você deve entender quais as expectativas, principais queixas e o histórico do paciente, tudo pode ser feito através do preenchimento da ficha de anamnese odontológica.
A consulta inicial serve para que você consiga entender por completo qual a situação do seu paciente e como tratá-lo.
Tratamento de urgências
Feito uma análise inicial da saúde bucal do paciente, talvez você perceba a necessidade de realizar tratamentos de urgências para controle da dor, tratamento para infecções agudas, de traumas e até mesmo de aspectos estéticos.
Esses são, normalmente, os principais motivos pelos quais os pacientes irão procurar o seu consultório.
Periodontia
A próxima etapa para que você consiga realizar um tratamento odontológico eficiente, é o preparo periodontal do paciente, através de procedimentos como raspagem, alisamento, polimento coronorradicular e cirurgias periodontais.
Esse preparo permite que você tenha as condições necessárias para realizar procedimentos mais complexos, caso o plano de tratamento exija.
Endodontia e Ortodontia
Em alguns casos, o plano de tratamento do paciente pode exigir a realização de tratamentos endodônticos, ligados a polpa dentária, tecidos periapicais e os canais radiculares.
Existe ainda a possibilidade do paciente necessitar de tratamentos de natureza ortodôntica, promovendo pequenas movimentações dentárias, seja por questões estéticas ou até mesmo de saúde.
A necessidade desse tipo de tratamento varia de acordo com o diagnóstico que você estabelecer.
Cirurgia e Reabilitação Protética
Por fim, caso, você pode analisar a necessidade de incluir no plano de tratamento a realização de cirurgias menores, normalmente ligadas a estética ou restabelecimento das funcionalidades bucais.
Além disso, após a realização de cirurgias, pode surgir a necessidade de um planejamento com foco na reabilitação protética do paciente.
Em cada uma dessas etapas depende de uma minuciosa avaliação das necessidades do paciente, pois cada caso é individual e envolve variáveis únicas para cada paciente.
Conclusão
O planejamento odontológico é considerado uma das quatro principais funções da gestão, sendo um forte contribuinte para o sucesso da sua clínica odontológica. Por isso, esperamos que essa leitura tenha sido enriquecedora, que você tenha entendido a importância de uma boa estratégia e possa elaborar o planejamento odontológico da sua clínica com sucesso.
Para complementar o conteúdo deste artigo, gostaríamos de recomendar a leitura deste artigo sobre organização financeira na odontologia, produzido pela consultora de gestão odontológica e parceira Clinicorp, Isabella Viana.
