Como chamar paciente para retorno: 5 dicas exclusivas da Clinicorp
Identificar os melhores meios de como chamar paciente para retorno e compreender a importância do LTV (life time value), valor que um cliente retorna ao longo do tempo, é essencial para o sucesso de qualquer clínica ou consultório.
Se você perguntar aos seus colegas profissionais, quantos novos pacientes eles conquistam a cada mês, eu posso apostar que grande parte deles saberá informar esse número sem dificuldades. Entretanto, se você lhes pedisse quantos pacientes retornam depois de uma única consulta, poucos deles saberão a resposta.
Isso acontece, porque a maioria dos dentistas gasta bastante tempo focando em atrair novos pacientes e se esquecem de que fazer pacientes antigos retornarem, também é importante para o sucesso do negócio.
Saber o número de pacientes que retornaram ao longo de um período de seis meses ou até mais, é fundamental. Entender como chamar paciente para retorno ajuda você a manter sua agenda sempre cheia, além é claro de garantir receita recorrente para o negócio.
Se você tem dúvidas sobre esse assunto, vamos dar uma olhada em algumas dicas sobre como chamar paciente para retorno, porque é importante e como colocá-las em prática o quanto antes.
Neste blog você verá:
Continue a leitura e confira!
Confira 5 dicas de como chamar paciente para retorno
Seus pacientes têm procurado sua clínica ou consultório para realizar um procedimento e nunca mais retornam? Identificar as melhores estratégias e saber como chamar paciente para retorno pode ser um grande desafio, mas é muito mais fácil - e barato - do que conquistar novos pacientes.
Para reforçar o relacionamento com os pacientes, é crucial implementar uma estratégia consistente de mensagens de retorno. Utilize diversas ferramentas, como WhatsApp, ligações telefônicas, SMS e e-mails, para enviar lembretes, atualizações e mensagens personalizadas.
Essa abordagem eficaz ajudará a manter os pacientes engajados e reforçará a importância das consultas de acompanhamento.
Abaixo, eu separei algumas dicas de como chamar paciente para retorno após um longo período sem interação. São ações práticas e fáceis, que podem lhe garantir pacientes mais fiéis e reforçar a importância das visitas regulares a sua clínica ou consultório:
1. Via mensagens no WhatsApp
O WhatsApp é o aplicativo de mensagens preferido dos brasileiros. Logo, podemos imaginar que essa é uma ótima ferramenta para estabelecer uma comunicação contínua com os pacientes.
Uma das grandes vantagens do WhatsApp é sua versão para negócios, o WhatsApp Business, ele permite que empreendedores criem perfis comerciais (o que inclui instituições de saúde) e aproveitem alguns recursos extras.
Um desses recursos é o envio automático de mensagens personalizadas, onde você pode segmentar as listas de transmissão, bem como automatizar um primeiro contato.
Com essa ferramenta, você otimiza a comunicação com pacientes que tenham dúvidas simples sobre horários e valores, por exemplo. Assim, seus atendentes podem voltar a atenção a atividades de maior valor agregado, como chamar paciente para retorno.
2. Via ligação telefônica
Por mais que sejam menos utilizadas atualmente, as ligações telefônicas ainda são uma excelente ferramenta para fazer com que seus pacientes retornem ao consultório.
Entretanto, esse tipo de contato pode ser considerado um pouco invasivo e, se usado em excesso, até mesmo irritante, especialmente em uma época em que as pessoas dão preferência às mensagens de WhatsApp.
Por isso, o uso das ligações telefônicas deve ser feito de forma estratégica, principalmente quando falamos sobre como chamar paciente para retorno.
Para que essa estratégia funcione, a atendente responsável por fazer as ligações, deve ser treinada para estabelecer uma conversa envolvente com paciente, ouvindo-o e instruindo ele sobre a importância de retornar regularmente ao consultório.
3. Via mensagens de SMS
Outra maneira muito simples de como chamar paciente para retorno e se comunicar com os pacientes é via mensagens de texto, o famoso SMS. Esse tipo de mensagem é muito útil para estabelecer uma comunicação pontual, curta e objetiva.
O SMS serve para enviar lembretes de compromissos próximos, confirmar consultas, assim como mandar mensagens personalizadas, com promoções ou mesmo saudações de aniversário.
Obviamente, realizar o envio de mensagens SMS uma a uma, seria complicado e inviável, mas existem ferramentas como um software de gestão, capazes de automatizar e simplificar esse processo.
4. Via mensagens de e-mail
É comum que profissionais especializados em marketing na área da saúde, enviem e-mails transacionais aos pacientes, seja para coletarem feedback pós-consulta ou com lembretes de consulta.
No entanto, há muito mais que você pode fazer com os e-mails no momento em que for definir como chamar paciente para retorno. Aqui estão duas ideias para aproveitar ao máximo seu e-mail marketing na estratégia de reativação de pacientes:
Ideia 1: Se você não envia e-mails para seus pacientes, está perdendo uma grande oportunidade de marketing. Afinal, se enviado no momento certo, você pode alcançar o paciente em um estágio que ele está mais interessado em seus serviços.
Esse momento deve ser logo nos primeiros contatos dele com sua clínica, o estágio perfeito para fornecer as informações que eles precisam para retornar ao seu consultório. Você pode criar seções em seus e-mails que incluem:
Informações detalhadas sobre os serviços;
Ofertas por tempo limitado;
Serviços recomendados que podem apoiar sua próxima consulta.
Entre outras informações relevantes que façam eles retornarem.
Ideia 2: Você pode considerar o envio de e-mails educacionais para fornecer aos seus pacientes conhecimentos relacionados aos seus serviços e que façam eles terem o desejo de retornar ao seu consultório.
Com esse tipo de conteúdo, você ajuda eles a cuidarem melhor da saúde bucal e identificar problemas antecipadamente.
5. Via redes sociais
Se você já investe seu tempo e energia no marketing de redes sociais, saiba que elas são uma das melhores ferramentas para fazer com que seus pacientes retornem ao seu consultório.
Você pode começar postando informações sobre lançamentos, dicas gerais de saúde bucal, notícias do setor, entre outros. Se o paciente não visita seu consultório regularmente, esse tipo de conteúdo desempenha um papel essencial na reativação desse contato.
Além disso, os consultórios que se envolvem com os pacientes por meio de redes sociais desfrutam de mais fidelidade e envolvimento com o público.
Retorno do paciente: saiba porque é importante planejar essas ações
Um dos motivos pelos quais você deve definir estratégias e se preocupar em como chamar paciente para retorno é porque clientes recorrentes estão mais propensos a gastar e experimentar novos serviços.
Logo, concentrar-se na retenção de pacientes e encorajá-los a visitar seu consultório periodicamente, criará relacionamentos duradouros e lucrativos.
Além disso, a reativação de pacientes é uma opção de menor custo para o marketing na área da saúde. Isso significa que cada paciente reativado é uma nova fonte de renda para sua clínica, ou seja, outra oportunidade de alavancar suas receitas.
Como chamar paciente para retorno: o que não pode faltar?
Como já vimos neste artigo, embora a captação de novos pacientes seja importante para o sucesso da sua clínica, saber como chamar paciente para retorno é essencial.
Se construir uma estratégia de retenção tem sido um problema, aqui estão mais algumas dicas importantes do que não pode faltar ao definir como chamar paciente para retorno, confira!
Construa um site profissional
Você não precisa ter um site com gráficos excepcionais, ele apenas deve conter informações úteis, algumas imagens suas, e uma usabilidade que permita seus pacientes agendarem uma consulta sem grandes dificuldades.
Nesse sentido, existem serviços que oferecem opções excelentes e relativamente baratas de ferramentas para construção de um site.
Ao construí-lo, certifique-se de que as informações essenciais da sua clínica estejam bem visíveis, como: seu número de telefone, endereço e horário de funcionamento, entre outros.
Além disso, para facilitar a comunicação com os clientes, você pode integrá-lo a um chatbot dedicado que responderá de forma personalizada aos principais questionamentos dos usuários.
Invista na automação de processos
Se você tem uma equipe de trabalho reduzida, dar atenção aos pacientes atuais e ainda executar estratégias que ajudem a melhorar o processo de como chamar paciente para retorno pode ser um grande desafio.
Para facilitar esse processo, o ideal é que você automatize tarefas: comece oferecendo ferramentas de agendamento online, integre um chatbot inteligente para responder suas mensagens ou contrate um software odontológico com uma Central de Relacionamento com o Cliente - CRC.
Esse tipo de ferramenta auxilia na gestão de pacientes, permitindo que você programe o envio automático de mensagens e lembretes, além é claro, de oferecer uma visão clara dos pacientes que necessitam de uma consulta de retorno.
Tenha profissionais bem treinados
Uma das queixas mais comuns dos pacientes é ser tratado apenas como mais um número. Se você está realmente preocupado em como chamar paciente para retorno, evite causar essa sensação.
As reclamações mais comuns são de profissionais apressando-se em exames, diagnósticos e recomendação de tratamentos sem ouvir as preocupações dos pacientes, entre outros.
Para conseguir que seus pacientes retornem ao seu consultório é preciso melhorar a experiência deles, capacitando seus profissionais para atendê-los da melhor maneira possível.
Ofereça uma bonificação
Oferecer serviços gratuitos pode ser uma excelente estratégia para você que quer saber como chamar paciente para retorno. Às vezes, as pessoas têm medo de ir para uma consulta porque faz muito tempo que não o fazem.
Oferecer serviços gratuitos, como um check-up, dará a chance de ajudar seus pacientes a entenderem a importância das consultas de acompanhamento. Esta é também uma oportunidade não apenas para manter os pacientes existentes, mas também para atrair novos.
Faça o acompanhamento após o tratamento
Um simples telefonema para perguntar como o paciente está se sentindo no dia seguinte a um procedimento importante pode ajudar bastante a conquistar a lealdade desse cliente.
Se o paciente não estiver feliz, você pode coletar um feedback e corrigir o problema antes de perder o cliente ou receber uma avaliação negativa na internet. Então lembre-se, é importante entrar em contato com os pacientes antes e depois das consultas.
Saiba como manter uma agenda organizada para chamar pacientes para retorno
Um dos grandes segredos para quem deseja saber como chamar paciente para retorno é mantendo uma agenda sempre bem organizada. Afinal, somente assim você conseguirá identificar qual foi a última vez que um paciente compareceu a uma consulta e definir se está na hora de agendar um retorno.
Para colocar essa organização em prática, você pode usar diferentes recursos, como uma agenda eletrônica, de papel ou ainda uma Central de Relacionamento com o Cliente - CRC.
Agenda Eletrônica
A agenda eletrônica é a melhor forma de organizar sua agenda para chamar paciente para retorno e promover a automação do atendimento. Ela proporciona mais agilidade e precisão na hora de lidar com os agendamentos e a gestão de atendimentos.
Com o uso de uma agenda eletrônica, sua equipe de recepção da clínica de estética ou odontologia, tem à disposição todas as informações importantes sobre o paciente, junto dos compromissos futuros que ele tem ou deverá agendar.
Agenda em Papel
Embora esteja caindo em desuso, a agenda de papel pode ser muito útil se você ainda não utiliza nenhuma ferramenta de agendamento digital. Para conseguir se organizar, o ideal é que você defina um padrão para os registros, podendo diferenciar os agendamentos por cores, por exemplo.
Para lidar com os agendamentos diários ela funciona bem, entretanto para lidar com agendamentos no longo prazo, como no retorno de pacientes, você pode encontrar dificuldades.
CRC - Central de Relacionamento com o Cliente
A Central de Relacionamento com o Cliente ou apenas CRC, não é necessariamente uma ferramenta de agendamento, mas auxilia na gestão dos pacientes, proporcionando uma melhor interação com eles.
Com a ferramenta de CRC, você pode programar o disparo de mensagens em datas comemorativas, para estreitar o relacionamento com o paciente, ou definir lembretes sobre a necessidade dele agendar uma consulta de retorno.
Além dessas possibilidades, com o CRC você tem uma melhor gestão de todas as etapas do relacionamento com os seus clientes, permitindo que através da automatização de processos e coleta de dados, você otimize o atendimento oferecido.
Veja o vídeo e conheça essa funcionalidade exclusiva da Clinicorp:
A Clinicorp conta com uma das mais completas Centrais de Relacionamento com o Cliente em seu software odontológico. Para saber mais sobre as possibilidades de trabalho com essa ferramenta, solicite o contato de um de nossos consultores.
Saiba como escrever mensagens para chamar o paciente para retorno
Você já descobriu quais ferramentas utilizar para entrar em contato com seus pacientes, mas como escrever mensagens para chamar o paciente para retorno?
Se você não faz ideia de como começar, não se preocupe. Eu preparei algumas dicas que vão ajudar você. Vamos tomar como exemplo um contato via WhatsApp.
Para essa plataforma, o ideal é enviar mensagens objetivas e que expliquem muito bem o motivo do seu contato. Ah, e lembre-se de evitar o uso de áudios.
Então, visto que seu objetivo é chamar o paciente para retorno, você pode começar escrevendo uma mensagem padronizada, mas que tenha um toque pessoal. Tente algo parecido com isso:
“Olá, Maria! Tudo bem?
Sua última consulta com o odontologista Dr. Pedro aconteceu há
mais de 3 meses. Como está sua saúde bucal? Gostaríamos de
agendar um check-up, que tal?
Para agendar, basta nos responder por aqui mesmo!
Abraços,
[Nome do Atendente] da Clínica Clinicorp”
Esse tipo de mensagem funciona muito bem. Mas além dela, você pode definir um roteiro parecido para sua atendente fazer ligações telefônicas, mas nesses casos recomendamos que o texto seja ainda mais pessoal e confortável.
Agora, se você recorrer ao SMS, é importante encurtar a mensagem, tornando-a o mais sucinta possível. Um exemplo seria:
“[CLINICORP] Maria, que tal fazer um check-up da sua saúde bucal?
Agende seu retorno hoje mesmo: [link encurtado para agendamento]”
Como resgatar pacientes antigos?
Você sabe quais são os motivos que podem fazer seus pacientes marcarem uma consulta de retorno? Ou melhor, você realmente sabe como chamar paciente para retorno?
A seguir, eu listei algumas boas práticas que você pode adotar e que vão lhe auxiliar a responder estas perguntas.
Acompanhe!
Ofereça um serviço excepcional
O primeiro passo é garantir que todos os aspectos das necessidades de seus pacientes sejam atendidos, desde o momento em que eles agendam até o momento em que eles finalizam sua consulta.
É preciso encantá-los. Você deve exceder - e muito - as expectativas que eles possuem.
Identifique o que o torna único
Qual a sua proposta de venda exclusiva? O que lhe torna único no mercado? Que tipo de serviço você deseja oferecer? Você precisa identificar honestamente os valores que gostaria de comunicar aos seus pacientes.
Quando você sabe o que o torna único, você pode construir intencionalmente a reputação da sua marca e dessa forma, despertar o desejo dos pacientes em retornarem.
Defina sua mensagem
Depois de identificar o que lhe torna único, você precisa definir sua mensagem, como você deseja informar isso. Toda sua equipe e seus pacientes devem entender de forma clara o que e porquê você o faz do jeito que faz.
Entenda os interesses do seu paciente
Pessoas em primeiro lugar, lucros depois, essa é uma regra de ouro se você deseja saber como chamar paciente para retorno.
Por isso, é importante que você conheça os interesses e necessidades dos seus pacientes. Somente com esse conhecimento, você poderá definir a melhor estratégia de abordagem para incentivar ele a agendar uma consulta de retorno.
Faça os pacientes quererem voltar
Quando você oferece uma ótima experiência aos seus pacientes, eles vão querer voltar por conta própria. A base das grandes experiências é gerar uma conexão humana de compreensão e compaixão.
Isso começa no primeiro atendimento e continua em todas as etapas de interação com o paciente.
Se você tem algum paciente que faltou a última consulta, não se esqueça de manter uma comunicação eficaz. Considere enviar uma mensagem personalizada para esses pacientes, explicando a importância do acompanhamento regular e oferecendo a possibilidade de reagendamento. Isso fortalecerá o vínculo e incentivará o retorno.
Qual a melhor hora para chamar paciente para retorno?
Saber o momento ideal de como chamar paciente para retorno é muito importante no processo de reativação dele. Para definir esse momento, o ideal é que você tenha todos os registros de tratamento no prontuário do paciente e defina uma periodicidade para o contato.
Feito isso, você pode começar enviando uma mensagem de WhatsApp com dicas de higiene bucal, depois evolua para uma mensagem falando da importância de visitas regulares ao dentista.
Por fim, envie uma mensagem alertando o paciente sobre a necessidade dele agendar uma consulta.
Abaixo eu separei outro exemplo de mensagem que você pode utilizar para lembrar o paciente da necessidade de uma consulta de retorno:
"Olá, João!
Sua última limpeza foi realizada há 6 meses e nós recomendamos
que a manutenção seja feita periodicamente!
Para marcar sua consulta, basta responder essa mensagem
com o dia e horário de sua preferência.
Consultório Clinicorp"
Esse é um exemplo simples, mas que pode ser muito efetivo para definir como chamar paciente para retorno.
Conclusão
Saber como chamar paciente para retorno é essencial para garantir o sucesso do seu negócio no longo prazo. Portanto, agora é hora de você começar a tomar as medidas necessárias para garantir que seus pacientes marquem consultas regularmente.
E como visto, existem inúmeras técnicas que você pode aplicar em suas estratégias de marketing para ajudar a aumentar a taxa de retorno de pacientes. Além disso, exploramos diversas ferramentas que otimizam esse processo e que você pode - e deve - utilizar.
E se você gostou de saber mais sobre como chamar paciente para retorno, leia também nosso artigo sobre: Como implementar o agendamento de pacientes online e suas vantagens.
